Cách viết thư xem xét lại

Bạn có thể thất vọng khi nhận được từ chối chính thức dưới bất kỳ hình thức nào. Nhưng hãy nhớ rằng, bất kỳ quyết định nào cũng có thể bị kháng cáo, nghĩa là yêu cầu bên quyết định xem xét lại và xem xét lại quyết định của họ. Cách bạn viết thư xem xét lại cũng được gọi là thư kháng cáo có liên quan nhiều đến việc yêu cầu của bạn sẽ được thực hiện hay thậm chí sẽ có được cái nhìn thứ hai.

Hãy ngắn gọn và trực tiếp

Những người đưa ra quyết định như vậy mỗi ngày tràn ngập thông tin liên lạc, bao gồm nhiều thư xem xét lại. Vì vậy, ấn tượng đầu tiên của họ về bức thư của bạn có thể ảnh hưởng đến cách họ cảm nhận về yêu cầu của bạn trước khi họ thậm chí đọc nó. Nếu nó được nhồi nhét bằng những đoạn văn dài, chúng sẽ mệt mỏi ngay từ đầu; và thậm chí có thể đẩy nó xuống đáy cọc. Để tạo ấn tượng tốt nhất:

Giữ thư của bạn đến một trang.
Viết đoạn văn ngắn.
Sử dụng các gạch đầu dòng để dễ đọc hơn.

Sử dụng đúng phong cách kinh doanh

Một thư xem xét lại, hoặc thư điều chỉnh, là quan trọng và do đó đòi hỏi định dạng và phong cách kinh doanh chính thức. Hãy ghi nhớ những điểm này khi thiết lập thư của bạn:

Sử dụng định dạng khối: Các định dạng khối và thụt lề được sử dụng phổ biến nhất trong các chữ cái kinh doanh. Trong định dạng khối, mỗi dòng là trái. Đoạn văn được chỉ định bởi một không gian dòng thêm chứ không phải bằng cách thụt lề. Mặc dù bạn có thể sử dụng một trong hai, kiểu khối làm cho các gạch đầu dòng nổi bật vì tất cả các bản sao khác bị lộn trái.

Bắt đầu với địa chỉ của bạn: Bỏ qua địa chỉ của bạn nếu bạn đang sử dụng tiêu đề thư. Nếu không, hãy viết địa chỉ của bạn trên hai dòng: Địa chỉ đường phố trên dòng một và thành phố, tiểu bang và mã zip trên dòng hai. Đánh vần các từ như "Đường", "Đường" và tiểu bang của bạn. Không bao gồm tên của bạn trong phần này.

Thêm ngày: Bỏ qua một dòng và thêm ngày hôm nay nếu bạn sẽ gửi thư của bạn hôm nay hoặc ngày mai. Nếu bạn gửi thư sau, hãy hẹn hò khi bạn gửi thư. Hoặc thay đổi ngày ngay trước khi bạn in và gửi nó. Có một ngày hiện tại truyền tải rằng thư của bạn là quan trọng. Nếu đó là một tuần trước khi người ra quyết định của bạn nhìn thấy nó, có vẻ như tin tức cũ không quan trọng lắm.

Thêm thông tin của người nhận: Bỏ qua một dòng sau ngày và sử dụng bao nhiêu dòng bạn cần để bao gồm tất cả thông tin thích hợp của người nhận, bao gồm tên chính thức, tên và địa chỉ và tên doanh nghiệp đầy đủ và chính xác.

Ví dụ về viết thư điều tra cho thẩm phán:

Danh dự John H. Cranston

Tòa án quận (hoặc bất kể tên đầy đủ của tòa án là gì)

Địa chỉ đường phố của tòa án

Mã zip thành phố, tiểu bang (không có dấu phẩy giữa mã bang và mã zip)

Ví dụ viết thư điều chỉnh cho một trường đại học:

Cô Meredith P. Johnston

Chủ nhiệm của học sinh

Cao đẳng Milbert

Địa chỉ đường phố

Thành phố, tiểu bang và mã zip

Chào hỏi chính thức: Sử dụng tên đầy đủ, chính thức từ tài liệu từ chối. Ví dụ: "Kính gửi Thẩm phán Cranston:" hoặc "Kính gửi Trưởng khoa Johnston:" Lưu ý rằng lời chào kết thúc bằng dấu hai chấm.

Tự tin, không kiêu ngạo: Âm bạn nhận được khi viết thư điều chỉnh có thể là một yếu tố quyết định. Đừng có một giọng điệu đối nghịch, tức giận hoặc vượt trội. Nhằm mục đích để tự tin về yêu cầu của bạn, nhưng khiêm tốn trong yêu cầu.

Nêu yêu cầu của bạn lên trước

Một lá thư trinh thám không phải là nơi để mở thông minh. Những người ra quyết định muốn biết trước thư của bạn là gì. Ví dụ:

"Tôi viết thư để yêu cầu bạn xem xét lại quyết định của mình trong Trường hợp số 4325671, được đưa ra vào (tháng, ngày, năm). Quyết định được đính kèm trong thư này để thuận tiện cho bạn."

Đính kèm một bản sao của thư quyết định hoặc tài liệu của bạn giúp người nhận dễ dàng tham khảo các chi tiết về trường hợp của bạn mà không cần phải tra cứu. Điều này cũng làm giảm khả năng họ sẽ đặt thư của bạn sang một bên trong khi tìm tài liệu vụ án của bạn.

Thêm bất kỳ thông tin mới

Cơ hội tốt nhất của bạn để có sự từ chối được xem xét lại và đảo ngược là nếu bạn có thông tin mới trong thư điều chỉnh mà bạn đã đưa ra tại thời điểm đưa ra quyết định đầu tiên. Hãy nói rõ rằng đây là thông tin mới và giải thích ngắn gọn nhưng vì vậy nó rất dễ hiểu. Ví dụ: nếu bạn đã bị loại khỏi trường học vì vi phạm các quy tắc hoặc bị buộc tội tại tòa án:

Tôi có thông tin mới ảnh hưởng đến trường hợp này:

Một nhân chứng đã đưa ra bằng chứng đưa tôi đến nơi mà các hoạt động nghi vấn xảy ra.
Tuyên bố tuyên thệ và công chứng được đính kèm.

Năn nỉ một cách hợp lý, không cảm xúc

Nếu bạn không có thông tin mới, hãy thử đưa ra trường hợp mới hoặc yêu cầu xem xét lại nó theo cách khác. Những người đưa ra các quyết định khó khăn này nhận được nhiều thư điều tra yêu cầu các quyết định đó được xem xét lại. Họ đã nghe mọi lời bào chữa có thể hiểu được và lời cầu xin trước đây. Tại sao bạn nên là ngoại lệ? Tránh thể hiện sự khó khăn hoặc tàn phá của bạn. Mọi người bị từ chối đều buồn bã, nhưng đó không phải là lý do hợp lệ để đưa ra quyết định đảo ngược. Ví dụ, trong trường hợp từ chối tuyển sinh đại học, thay vì:

"Tôi sẽ là thành viên gia đình duy nhất trong ba thế hệ không theo học tại Milbert College."

Nêu trường hợp của bạn bằng các thuật ngữ hợp lý hơn và giải quyết các lợi ích cho trường học:

' Mười hai thành viên trong gia đình tôi là những sinh viên tốt nghiệp Milbert College tự hào, và ba đóng góp lâu dài có lợi cho tất cả sinh viên:

Vô địch việc xây dựng Arch Arch.
Gây quỹ cho việc mở rộng bộ phận sinh học.
Chủ trì cuộc thi thơ Fulton hàng năm.

Tôi cũng muốn thêm những đóng góp của mình vào Milbert College. Vì những lý do này, tôi tin rằng tình trạng của tôi là một người nộp đơn di sản nên được xem xét thêm. "