Thông tin tốt là rất quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ tổ chức nào, có thể là một tập đoàn lớn hoặc một dự án từ thiện. Một tổ chức không có một bức tranh rõ ràng về các điểm mạnh và điểm yếu riêng của mình không thể xây dựng một chiến lược để cải thiện hiệu suất. Các chỉ số hoạt động chính, được gọi là KPI, là thước đo tiến bộ đối với các yếu tố sứ mệnh, tầm nhìn và thành công quan trọng đã được thỏa thuận trước đó của một tổ chức, được gọi là CSF, được viết thành một kế hoạch chiến lược. KPI đo lường dựa trên điểm chuẩn để cung cấp dữ liệu rõ ràng, do đó giúp tổ chức tiến lên hiệu quả hơn.
Kết quả định lượng
KPI cung cấp thông tin có thể thực hiện được vì chúng luôn có thể đo lường được và định lượng được. Ví dụ: nếu một trong những CSF của một khách sạn được xác định duy trì mức độ chiếm dụng cao trong suốt cả năm, thì KPI sẽ là tỷ lệ lấp đầy của các phòng, được đo trên cơ sở hàng tuần, sử dụng năm trước làm điểm chuẩn.
Hướng tới các mục tiêu chung
Thường rất khó để giữ tất cả các phòng ban hoặc nhóm trong một tổ chức được liên kết và làm việc hướng tới các mục tiêu chung. Khi Sứ mệnh, Tầm nhìn và CSF của một tổ chức đã được viết thành một kế hoạch chiến lược, KPI chia nhỏ thông tin thành các số liệu dễ hiểu cung cấp phản hồi liên tục về tiến trình của tổ chức. Truyền thông về sự tiến bộ tới KPIs giúp mọi người tiến lên theo cùng một hướng.
Nền tảng cho các chiến lược trong tương lai
Thông tin thu được từ KPIs cung cấp một nền tảng cho các chiến lược trong tương lai. Nếu CSF cho một công ty khách sạn có công suất phòng đầy đủ trong suốt cả năm, thì chỉ số KPI của biểu đồ tỷ lệ lấp đầy trong năm sẽ cho thấy sự quản lý các khoảng thời gian mà ví dụ, nên tăng quảng cáo hoặc giảm giá. Thành công của chiến lược mới này một lần nữa có thể được đo lường bằng cách sử dụng KPI. Theo thời gian, việc sử dụng KPI để đạt được CSF sẽ cải thiện hiệu suất và sức mạnh của tổ chức.
Ưu đãi cho hiệu suất cá nhân
KPI thường được liên kết với các ưu đãi. Các nhóm hoặc cá nhân được cung cấp một động lực để cải thiện KPI của họ đến một mức cụ thể trong một khoảng thời gian cụ thể. Để điều này thành công, KPI phải được hiểu rõ ràng và định lượng, và báo cáo phải chính xác. Thông tin được cung cấp bởi KPIs trao quyền cho mọi người để cải thiện hiệu suất cá nhân của chính họ cùng với thông tin của tổ chức.
