Viết yêu cầu và thông báo điều chỉnh đòi hỏi phải chuẩn bị và lập kế hoạch trước khi bạn bắt đầu viết. Viết từ một phác thảo đơn giản để giữ cho bạn có tổ chức. Quyết định những gì bạn muốn người đọc làm. Ví dụ, bạn muốn lấy lại tiền của mình hay bạn muốn sản phẩm thay thế? Thư yêu cầu là một cách để giải quyết các vấn đề về lỗi đã được thực hiện và có thể cần điều chỉnh. Thông báo điều chỉnh là phản hồi thư yêu cầu được thực hiện đối với doanh nghiệp của bạn.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Biên lai
-
Hóa đơn
Yêu cầu tin nhắn
Viết về các sự kiện có liên quan trong đoạn đầu tiên. Bắt đầu với vấn đề. Giải thích chính xác những gì đã xảy ra và lý do mà bạn đang viết thư yêu cầu.
Đánh vần lý do tại sao bạn tin rằng yêu cầu của bạn nên được cấp trong đoạn thứ hai. Nói cho người đọc về các chi tiết cụ thể của yêu cầu và trách nhiệm pháp lý và sự công bằng. Ví dụ: sản phẩm didn có chức năng như quảng cáo đề xuất.
Bắt đầu đoạn thứ ba bằng cách yêu cầu hành động. Yêu cầu những gì bạn mong đợi người đọc làm. Bao gồm một ngày mà bạn mong đợi hành động. Don Cầu đe dọa, nhưng giải thích những bước bổ sung bạn có thể thực hiện nếu yêu cầu của bạn không được thực hiện. Đóng với một Trân trọng Trân trọng và chữ ký của bạn trên tên in của bạn.
Thông báo điều chỉnh
Bắt đầu đoạn đầu tiên của bạn với một câu phê duyệt. Trước tiên hãy cung cấp cho khách hàng tin tốt và tuân thủ yêu cầu bồi thường của khách hàng.
Bắt đầu đoạn thứ hai bằng cách giải thích sai lầm. Giải thích nguyên nhân của vấn đề. Don mệnh giao trách nhiệm. Tập trung vào những nỗ lực liên tục của bạn để tránh những sai lầm và khó khăn.
Thể hiện sự đánh giá cao của bạn đối với doanh nghiệp của khách hàng trong đoạn thứ ba. Xin lỗi nếu bạn cảm thấy rằng bạn phải làm như vậy. Nếu không thể tuân thủ tất cả các yếu tố của điều chỉnh được yêu cầu, hãy giải thích lý do và thêm bất kỳ chi tiết cần thiết nào về cách bạn sẽ đáp ứng yêu cầu.
Đóng thư với Lời Trân trọng, Hãy và in và ký tên của bạn.
Kiểm tra thư của bạn để đảm bảo giai điệu thân thiện. Cố gắng không âm thanh hạ thấp hoặc có nghĩa.
Lời khuyên
-
Giữ một bản sao của thư của bạn cho hồ sơ của bạn.
Cung cấp dưới dạng tài liệu đính kèm như hóa đơn, tài liệu quảng cáo hoặc biên lai có thể sao lưu những gì bạn đang viết.
