Thiết lập và gắn bó với ngân sách là rất quan trọng đối với một doanh nghiệp thành công. Theo ngân sách đảm bảo bạn có thể đủ khả năng chi trả tất cả các chi phí của mình và không phải chịu rủi ro mắc nợ để duy trì hoạt động kinh doanh. Để xây dựng một ngân sách hoàn chỉnh, bạn phải biết cách dành riêng tài chính cho từng bộ phận và hiểu cách mỗi bộ phận làm việc cùng nhau để tạo nên kế hoạch toàn diện. Một ngân sách thường bao gồm một năm trong bộ phận của bạn, được chia nhỏ mỗi tháng.
Đặt ngân sách
Liệt kê chi phí bộ phận của bạn, chẳng hạn như nguồn cung cấp hoặc tiền lương cho những người trong bộ phận kinh doanh của bạn. Tùy thuộc vào bộ phận mà bạn đặt ngân sách, chi phí của bạn cũng có thể bao gồm các khoản thanh toán thế chấp hoặc cho thuê thương mại và các hóa đơn hàng tháng khác, chẳng hạn như tiền điện.
Nhìn vào chi phí trong vài năm qua để xác định bất kỳ sự gia tăng nào về chi phí mà bạn có thể giả định sẽ xảy ra trong năm tới. Ví dụ: nếu bạn lập ngân sách cho bộ phận giao hàng và giá gas đã tăng trong hai năm qua, thì có thể giả định rằng nó sẽ tăng trong năm tới. Yếu tố những điều này vào danh sách chi phí của bạn.
Phân bổ phòng cho các chi phí bất ngờ, chẳng hạn như sửa chữa xe tải giao hàng hoặc máy sao chép mới khi máy cũ bị hỏng. Một khoản tiền lý tưởng cho ngân sách cho các chi phí bất ngờ là khoảng 10 phần trăm của việc sử dụng quỹ hàng tháng của bạn.
Kiểm tra các quỹ được phân bổ cho các bộ phận trong quá khứ. Cơ hội nhận được phê duyệt cho ngân sách bộ phận của bạn tăng lên khi bạn giữ số tiền được yêu cầu gần hơn với số tiền được phân bổ trong những năm trước.
Gửi ngân sách đề xuất của bạn cho người đứng đầu hoặc bộ phận thích hợp. Sau khi phê duyệt, bắt đầu áp dụng ngân sách cho cấu trúc bộ phận của bạn.
So sánh số tiền và chi phí thực tế hàng tháng với ngân sách được phê duyệt cho bộ phận của bạn. Sử dụng so sánh này để điều chỉnh ngân sách khi cần thiết cho các tháng trong tương lai. Ví dụ, một lần nữa, nếu giá gas tăng hơn dự kiến, thì bạn sẽ cần điều chỉnh ngân sách của mình cho phù hợp bằng cách giảm chi tiêu trong các lĩnh vực khác (như vật tư văn phòng hoặc tiền thưởng nhân viên nếu cần thiết) hoặc bằng cách yêu cầu tăng ngân sách.
Lời khuyên
-
Thông thường, bất kỳ khoản tiền bổ sung nào mà bạn không sử dụng có thể được tính vào ngân sách của bạn trong năm tới cho bộ phận, cho thấy quản lý rằng bạn không cần nhiều như bạn yêu cầu và dẫn đến việc phê duyệt số tiền thấp hơn vào lần tới. Tìm cách sử dụng tất cả các khoản tiền được phân bổ cho bộ phận của bạn, chẳng hạn như mua một máy sao chép mới.
