Cho dù cuộc họp diễn ra với đồng nghiệp hay đối thủ cạnh tranh, bạn luôn được khuyên nên tóm tắt những gì đã thảo luận và đặc biệt là những gì đã được quyết định và thực hiện bằng văn bản, càng sớm càng tốt sau đó. Bạn có thể kết hợp các phần có liên quan từ thư viện tài liệu kinh doanh, chẳng hạn như tài liệu trên "Inc." Trang web của tạp chí.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Ghi chú hoặc hồ sơ khác từ cuộc họp
-
Tài liệu được tham chiếu hoặc phân phối trong cuộc họp
Bắt đầu với một bản tóm tắt thân thiện nhưng rõ ràng về ngày, thời gian và địa điểm của cuộc họp, những người tham dự trong những năng lực và tuyên bố ngắn gọn về mục đích của cuộc họp. Ví dụ: "Mike thân mến: Cảm ơn một lần nữa vì đã dành buổi sáng hôm qua với tôi và Steve từ bộ phận nghệ thuật của chúng tôi, thảo luận về kế hoạch thiết kế lại bao bì của bạn."
Xem lại những tài liệu và tài liệu nào đã được trình bày trong cuộc họp và bất kỳ mục thảo luận quan trọng nào về chúng: "Tôi rất vui vì bạn thích ý tưởng của Steve nhiều như tôi đã làm. Chúng tôi đồng ý rằng thùng giấy hình lục giác mang lại cho sản phẩm của bạn một sự thay đổi đáng kể các tính năng bạn sẽ thêm vào năm tới, nhưng việc xây dựng nó nằm ngang trên giá sẽ ổn định hơn và cho phép chúng tôi làm cho cả hai đầu chỉ hơi lồi, thay vì một mặt phẳng và một điểm mở rộng khác không có kết nối thực sự với sản phẩm."
Cung cấp báo cáo về tất cả các mục hành động đã thống nhất trong cuộc họp: "Steve đã cam kết sẽ có thông số thiết kế mới cho đơn vị chế tạo của chúng tôi hôm nay và họ có thể đưa cho tôi số liệu chi phí mới cho thùng ngang vào cuối tuần. Steve và tôi sẽ thất vọng nếu những con số đó không thấp hơn ít nhất 20% so với ước tính mà chúng tôi có ngày hôm qua đối với thùng carton thẳng, cao, vì việc chế tạo sẽ đối xứng và ít phức tạp hơn để phù hợp. Tuy nhiên, chúng tôi sẽ cần một quyết định của bạn về việc khóa thắt lưng sẽ được in hoặc dập nổi, và liệu bạn có muốn dùng mực kim loại trên đó hay không, trước khi chúng tôi có thể tăng chi phí."
Đặt thời gian cho các bước tiếp theo của tất cả các bên: "Tôi đã lưu ý rằng bạn nghĩ rằng bạn có thể đưa ra những quyết định được đưa ra hôm nay hoặc ngày mai. Điều đó sẽ cho phép chúng tôi quay lại với bạn bằng cách đóng cửa doanh nghiệp vào thứ Hai với số liệu chi phí đủ để chúng tôi có thể bắt đầu để chính thức hóa hợp đồng."
Đóng thư thân thiện với thời trang phù hợp với tính chất của cuộc họp và lập lại kế hoạch cho bất kỳ cuộc họp nào khác mà bạn đã lên lịch: "Luôn luôn là một cuộc gặp gỡ vui vẻ với bạn. Tôi ăn trưa vào thứ ba tại văn phòng của bạn, khi tôi mang mockup Steve đang làm việc. Xin vui lòng cho tôi biết nếu Jan thực sự sẽ có thể tham gia với chúng tôi."
Lời khuyên
-
Email là một cách tốt để gửi theo dõi một cách kịp thời nhất, nhưng tốt nhất là luôn gửi thư cứng, đặc biệt là khi cuộc họp bao gồm nhiều công ty và các vấn đề sẽ được chính thức hóa sau này trong các hợp đồng và đơn đặt hàng. Gửi các bản sao của thư tóm tắt cho tất cả những người tham dự cuộc họp hoặc được đề cập trong thư theo tên, chức năng hoặc bộ phận.
