Một chương trình họp kinh doanh được sử dụng để truyền đạt những vấn đề quan trọng sẽ được thảo luận trong một cuộc họp. Tài liệu này cho phép tất cả những người tham gia chuẩn bị đầy đủ cho các chủ đề cuộc họp.
Một chương trình họp kinh doanh phải trả lời một số câu hỏi: chủ đề thảo luận là gì? Tại sao nó nên được thảo luận? Ai sẽ tham gia vào cuộc thảo luận? Ai phụ trách một số chủ đề nhất định? Chủ đề sẽ được thảo luận trong cuộc họp bao lâu?
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Máy vi tính
-
Ứng dụng xử lý văn bản
Tạo một tài liệu mới với Cuộc họp Chương trình làm tiêu đề và tên tệp. Để thuận tiện cho bạn, bạn có thể muốn định dạng tên tệp của mình theo cách này: Cuộc họp Agenda_YYYY_MM_DD. Bằng cách này, khi bạn nhìn vào các thư mục của mình, mọi chương trình cụ thể sẽ dễ dàng tìm thấy.
Nhập ngày của cuộc họp, địa điểm và tên của những người đang tham dự cuộc họp. Thông tin này sẽ chứng minh sự quan trọng, đặc biệt là trong việc theo dõi tiến trình của một chủ đề, dự án hoặc vấn đề nhất định.
Tạo một bảng có 5 cột, có tiêu đề Chương trình nghị sự của cuộc họp kinh doanh (ngày của cuộc họp).
Loại chủ đề chủ đề là tiêu đề cột đầu tiên. Sau đó nhập từng chủ đề cuộc họp sẽ được thảo luận.
Mục tiêu chính / Mục tiêu chính là tiêu đề cột thứ hai. Rất ngắn gọn kết quả cuối cùng mong muốn cho mỗi chủ đề trong cuộc họp.
Loại Nhóm Đội Nhóm làm tiêu đề cột thứ ba. Lưu ý những người sẽ chịu trách nhiệm trình bày chủ đề hoặc nói thay mặt cho chủ đề đó. Nếu một chủ đề có trưởng nhóm, hãy chắc chắn cũng lưu ý điều đó.
Chiến lược quan trọng chính là tiêu đề cột thứ tư. Liệt kê cách bạn dự định giải quyết chủ đề. Các ví dụ bao gồm việc Brainststinging để tạo ra ý tưởng, đánh giá trực tiếp để xem xét một kết quả hoặc dự án đã chọn, quyết định, nếu quyết định cần phải được đưa ra, hoặc thông tin về vụng nếu thông tin chung cần được chia sẻ.
Gõ Time Time là tiêu đề cột thứ năm. Cho biết số phút mà mỗi chủ đề sẽ được phân bổ để thảo luận. Điều này là cần thiết để duy trì một luồng ý tưởng tốt trong phòng họp và để cung cấp cấu trúc cho cuộc họp của bạn.
Lưu tài liệu của bạn sau khi nhập tất cả các thông tin đã biết trong mỗi hàng.
Lời khuyên
-
Một bảng chỉ là một cách cơ bản để tổ chức các chủ đề để thảo luận trong một cuộc họp. Bạn có thể tự do định dạng chương trình họp cuộc họp kinh doanh của mình một cách khác nhau, miễn là bao gồm tất cả các mục nhất định.
Điều quan trọng là phân bổ đủ thời gian để thảo luận về các chủ đề bạn đã chọn, nhưng không quá nhiều thời gian, nếu không các cuộc thảo luận có xu hướng tiếp tục. Hỏi người thuyết trình họ cần bao nhiêu thời gian để trình bày về các chủ đề của họ.
Hãy chắc chắn rằng tất cả mọi người tham dự cuộc họp đều nhận được chương trình nghị sự ít nhất một ngày trước cuộc họp được đề xuất. Điều này sẽ cho mọi người thời gian để chuẩn bị và cho phép bất kỳ sửa đổi nào trong chương trình nghị sự nếu cần thiết.
