Agendas định hình kỳ vọng của một cuộc họp. Sử dụng mẫu chương trình nghị sự cung cấp tiêu chuẩn hóa và định dạng chính thức cho cuộc họp của giám đốc. Lập kế hoạch cho các cuộc họp cho thấy tính chuyên nghiệp và sự chuẩn bị cần thiết cho một cuộc họp suôn sẻ. Phân phối chương trình nghị sự của bạn một hoặc hai ngày trước cuộc họp sẽ cho phép những người được mời chuẩn bị và dự đoán các bài thuyết trình và thảo luận trong cuộc họp. Giám đốc Lừa thường có lịch trình bận rộn với ít thời gian để sắp xếp các tài liệu phức tạp. Đơn giản hơn bạn có thể thực hiện định dạng chương trình nghị sự, các giám đốc và trợ lý sẽ dễ dàng xác định mục đích, địa điểm và chủ đề cuộc họp.
Tạo chương trình họp giám đốc của bạn trong một chương trình xử lý văn bản, chẳng hạn như Microsoft Word. Word là một ứng dụng mà hầu hết có thể truy cập và cung cấp một số mẫu chương trình họp có thể tải xuống mà bạn có thể muốn sử dụng làm điểm bắt đầu. Bạn có thể tùy chỉnh chương trình nghị sự với logo và tên công ty của bạn.
Nhập tên cuộc họp, ngày, giờ, địa điểm và thông tin cuộc gọi hội nghị trong tiêu đề của chương trình nghị sự. Trình bày thông tin rõ ràng, ở đầu trang và ở giữa để người mời biết rõ cách thức và thời điểm truy cập cuộc họp. Bạn cũng có thể muốn bao gồm một danh sách những người được mời và người hướng dẫn khi phòng trên trang cho phép.
Tìm kiếm chủ đề chương trình nghị sự từ các giám đốc tham gia. Gửi email ít nhất một tuần trước cuộc họp để yêu cầu các chủ đề chương trình nghị sự. Liệt kê các chủ đề chương trình nghị sự theo thứ tự cách bạn dự định trình bày từng chủ đề. Trên mẫu, liệt kê từng mục chương trình nghị sự theo số ở bên trái và tên của người chịu trách nhiệm dẫn dắt cuộc thảo luận ở bên phải của chủ đề. Nếu thời gian có hạn, bạn có thể muốn gán khung thời gian cho từng chủ đề, liệt kê chúng bên cạnh mục chương trình nghị sự.
Liệt kê các bước tiếp theo Các mục khác và các mặt hàng khác là các mục chương trình nghị sự cuối cùng của bạn. Điều này sẽ cho phép cuộc họp của bạn kết thúc với bất kỳ mục nào trong kế hoạch hành động và các chủ đề khác có thể không được liệt kê chính thức trong chương trình nghị sự.
Lời khuyên
-
Sử dụng định dạng chương trình nghị sự tương tự cho các cuộc họp đạo diễn tiếp theo. Các giám đốc sẽ quen với việc nhìn vào định dạng chương trình nghị sự và dễ dàng xem chi tiết cuộc họp và chủ đề. Đảm bảo rằng các chương trình nghị sự của bạn không bị xáo trộn, có nhiều khoảng trống giữa các dòng và thể hiện rõ mục đích của tài liệu và lý do của cuộc họp.
