Mỗi doanh nghiệp phải có một phương pháp ghi lại, tổ chức và phân tích dữ liệu tài chính do các giao dịch kinh doanh hàng ngày. Trong nhiều trường hợp, các doanh nghiệp và tập đoàn phải tuân thủ các Nguyên tắc Kế toán được chấp nhận chung, đòi hỏi một hệ thống kế toán và kế toán cụ thể. Tuy nhiên, các doanh nghiệp nhỏ hơn cũng cần các yếu tố cơ bản của sổ sách kế toán để chuẩn bị cho thuế và theo dõi thu nhập. Hệ thống sổ sách kế toán có thể được thiết lập thủ công - sử dụng sách vật lý - hoặc bằng cách sử dụng các chương trình phần mềm kế toán để tổ chức và duy trì thông tin.
Tạp chí
Trong một hệ thống sổ sách kế toán, các tạp chí là nơi đầu tiên bạn có thể tìm để tìm thông tin đầy đủ về một giao dịch. Nhật ký chung, được sử dụng bởi nhiều doanh nghiệp sử dụng hệ thống kế toán kép, ghi lại số tiền ghi nợ và tín dụng cho mỗi tài khoản khi giao dịch xảy ra. Nó cũng có thể liệt kê một mô tả ngắn về giao dịch. Một số doanh nghiệp có thể có các tạp chí chuyên ngành, mỗi tạp chí để ghi lại một loại giao dịch cụ thể. Ví dụ: bạn có thể có cả một khoản giải ngân tiền mặt và nhật ký biên lai tiền mặt, trong đó ghi lại séc được gửi và viết và tiền chi tiêu và tiền gửi.Các tạp chí khác bao gồm tạp chí tiền lương, tài khoản phải trả và tạp chí phải thu.
Sổ cái
Sổ sách kế toán sổ cái giao dịch nhóm theo tài khoản và ảnh hưởng của nó đối với doanh nghiệp. Các danh mục trong sổ cái có thể bao gồm tài sản, nợ phải trả, chi phí và doanh thu. Mỗi danh mục chứa các phần cho từng loại tài khoản đó (ví dụ: tài khoản chi phí). Định kỳ, các giao dịch từ các tạp chí kinh doanh được đăng hoặc ghi vào sổ cái. Một hệ thống sổ cái cơ bản có một tập hợp các "tài khoản T", mỗi tài khoản có hai cột, mỗi cột để ghi nợ và tín dụng. Tuy nhiên, hệ thống sổ cái ba hoặc bốn cột có thể được sử dụng để ghi lại các thông tin khác, chẳng hạn như số dư hoạt động của tài khoản.
Bảng tính
Các bảng tính cung cấp cho kế toán viên hoặc kế toán một cách để phân tích dữ liệu và kiểm tra tính chính xác của sổ kế toán, tạp chí và các hồ sơ khác được sử dụng để lập báo cáo tài chính. Một bảng tính như vậy, số dư dùng thử, liệt kê số dư của tất cả các tài khoản trong sổ cái, ghi lại các mục điều chỉnh cho các tài khoản và đóng bất kỳ tài khoản tạm thời nào. Khi "cân bằng", số dư nợ phải bằng các khoản tín dụng, nếu không, sổ cái có lỗi phải được sửa. Các bảng tính khác bao gồm bảng tính phân tích và đối chiếu. Bảng tính phân tích phân tích số dư của một tài khoản cụ thể. Bảng tính đối chiếu đối chiếu sự khác biệt giữa hai hoặc nhiều số tiền đã biết, chẳng hạn như lượng tiền mặt bạn đã ghi trong tài khoản sổ cái và số tiền mà bảng sao kê ngân hàng hiển thị.
Báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính truyền đạt thông tin cần thiết về tình hình tài chính của một công ty cho các bên ngoài. Hầu hết các hệ thống kế toán sử dụng bốn báo cáo tài chính lớn. Bảng cân đối kế toán đưa ra một ảnh chụp nhanh về tình hình tài chính của một công ty cho một ngày cụ thể, liệt kê chi tiết về tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của cổ đông. Mục đích của báo cáo thu nhập là để hiển thị thu nhập ròng của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian cụ thể. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho thấy sự tăng giảm của tiền mặt trong một giai đoạn vì nó liên quan đến hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư và tài chính của một doanh nghiệp. Cuối cùng, báo cáo chi tiết vốn chủ sở hữu của cổ đông hoặc chủ sở hữu thay đổi trong thu nhập giữ lại của công ty, liệt kê các mục như thu nhập ròng trong năm và cổ tức trả cho cổ đông.
