Báo cáo trạng thái dự án đang kiểm soát tài liệu cho bất kỳ ai đang cố gắng quản lý dự án, cho dù đó là công việc của một người hay một công việc liên quan đến hàng trăm người trên nhiều địa điểm. Báo cáo trạng thái dự án đóng vai trò là bản tóm tắt ngắn gọn về tiến độ của dự án, ngày hoàn thành dự kiến và những hành động đã được thực hiện đối với nó kể từ khi báo cáo trạng thái dự án cuối cùng được biên soạn. Nó giúp các nhà quản lý theo dõi các nhiệm vụ và xác định các vấn đề đủ sớm để tạo ra các giải pháp có ý nghĩa.
Tóm tắt dự án
Một báo cáo trạng thái dự án thường bắt đầu với một mô tả ngắn gọn về các yếu tố quan trọng của dự án. Đoạn hoặc khối này xác định tên của dự án, ngày báo cáo, người chịu trách nhiệm cho dự án hoặc bộ phận quản lý của nó và một tuyên bố về mục tiêu của dự án. Nó cũng có thể bao gồm thông tin liên lạc, chẳng hạn như số điện thoại hoặc địa chỉ email của các thành viên chính trong nhóm dự án. Phần này không có khả năng thay đổi nhiều trong suốt quá trình của dự án và thường được sao chép từ một báo cáo trạng thái sang tiếp theo chỉ với ngày được cập nhật.
Sản phẩm bàn giao
Một phần mô tả các sản phẩm dự án là chìa khóa cho một báo cáo trạng thái dự án. Phần này sẽ liệt kê các sản phẩm và cung cấp trạng thái hiện tại của chúng trong một hoặc hai từ. Ví dụ: bảng dự án ra mắt sản phẩm có thể có các sản phẩm như quảng cáo in, tiệc ra mắt nhà cung cấp, trưng bày gian hàng triển lãm thương mại và sáng tạo bảng giá. Bên cạnh mỗi bản phân phối, người quản lý dự án nên viết những thứ như "hoàn thành" hoặc "đã đặt hàng" hoặc "tại máy in". Điều này phục vụ như một bản tóm tắt của dự án với các nhiệm vụ chi tiết hơn được liệt kê trong phần dòng thời gian.
Dòng thời gian
Dòng thời gian nhiệm vụ là yếu tố của một báo cáo trạng thái dự án thường được xem xét kỹ lưỡng nhất. Phần này nên nêu chi tiết công việc đã được hoàn thành kể từ báo cáo trạng thái dự án cuối cùng, công việc nào là do trong giai đoạn tiếp theo và ngày khi các nhiệm vụ dự kiến sẽ được hoàn thành. Nhiều báo cáo trạng thái dự án trình bày điều này trong một lưới với ngày được đưa ra để hoàn thành dự kiến và hoàn thành thực tế. Nhiều người quản lý dự án chọn mã màu cho phần này với các màu khác nhau thể hiện các nhiệm vụ đúng tiến độ, trước thời hạn, chậm tiến độ, hoàn thành hoặc tạm dừng.
Ghi chú, Khuyến nghị và Giải thích
Báo cáo trạng thái dự án cũng cần liệt kê bất kỳ cờ đỏ, thay đổi yêu cầu hoặc thách thức mà dự án đang phải đối mặt. Đây là nơi liệt kê các tài nguyên bổ sung có thể cần thiết hoặc nơi ngày giao hàng sẽ thay đổi. Phần này cũng có thể báo cáo các sự kiện bất ngờ đã ảnh hưởng đến dự án như các sự cố phần mềm, giao hàng trễ từ nhà cung cấp hoặc nguồn cung cấp bị lỗi. Một số người quản lý dự án sẽ tách phần này khỏi báo cáo và liệt kê nó trong một tài liệu riêng biệt mà họ đính kèm với báo cáo trạng thái dự án.
