Một thư mời thầu sẽ giới thiệu bạn với tư cách là người khởi tạo thầu thầu và mời những người trả lời tiềm năng tìm hiểu thêm. Bức thư sẽ tóm tắt và truyền tải các tài liệu và hướng dẫn cần thiết để đáp ứng lời mời thầu của bạn. Bạn sẽ nói với độc giả của bạn rằng bạn là ai, bạn đang tìm kiếm điều gì và bạn sẽ trả lời các câu hỏi của nhà thầu như thế nào. Họ sẽ khám phá ra cách bạn muốn nhận giá thầu và dòng thời gian của bạn là gì. Mặc dù các thư mời thầu thường áp dụng các định dạng nhanh, bảng và ghi nhớ, bạn có thể sử dụng thư chính thức để trình bày tóm tắt điều hành về quy trình đặt giá thầu của mình và nêu bật các điểm chính của nó.
Mời độc giả gửi đề xuất giá thầu tuân thủ các tài liệu giá thầu đính kèm của bạn. Tài liệu giá thầu của bạn có thể chứa mô tả về quy trình đánh giá và hướng dẫn của nhà thầu chỉ định định dạng và chất của tài liệu sẽ được gửi. Chúng cũng có thể bao gồm các điều khoản và điều kiện mà các nhà thầu nên mong đợi trong hợp đồng, cũng như mô tả chi tiết hoặc thông số kỹ thuật của các dịch vụ hoặc hàng hóa mà bạn đang mời. Đối với độc giả của bạn hướng dẫn, hãy cung cấp một danh sách gạch đầu dòng các tài liệu thầu mà bạn đã đính kèm với thư của mình.
Tự nhận mình là luật sư thầu. Giới thiệu ngắn gọn về doanh nghiệp của bạn với một cái nhìn tổng quan về tuyên bố sứ mệnh, địa điểm và trang web của bạn. Cung cấp tên và thông tin liên lạc của người đọc Điểm liên lạc của người đọc cho tất cả các vấn đề liên quan đến chào mời thầu. Đây có thể là bạn hoặc người khác mà bạn đã ủy quyền quản lý quá trình đấu thầu.
Mô tả nỗ lực mà bạn đang mời thầu. Cung cấp các chi tiết như vị trí, ngân sách, phạm vi và quy mô đảm nhận. Thảo luận về nỗ lực phù hợp với mục tiêu và mục tiêu của bức tranh lớn của bạn.
Trình bày lịch trình của bạn cho toàn bộ quá trình đấu thầu. Cho biết thời hạn và địa điểm của bạn để nhận thư về ý định, câu hỏi và đề xuất giá thầu. Chỉ ra ngày của bất kỳ sự kiện nào liên quan đến giá thầu được lên kế hoạch, chẳng hạn như cuộc họp trước đấu thầu, mở thầu và danh sách rút gọn công khai, lựa chọn hoặc các cuộc họp trao giải.
Giới thiệu người đọc đến các hướng dẫn đấu thầu đính kèm của bạn để biết hướng dẫn chi tiết về nội dung cần gửi và ở định dạng nào. Nhấn mạnh chú ý đến các định dạng và yêu cầu theo quy định, và đề cập đến khả năng không đủ điều kiện đấu thầu trong trường hợp không tuân thủ. Nêu rõ cơ sở hoặc tiêu chí cho giải thưởng của giá thầu và bất kỳ thông tin nào khác bạn muốn nêu bật, chẳng hạn như số lượng bản sao cần thiết và cách niêm yết, đóng gói và dán nhãn.
Lặp lại lời mời của bạn để trả giá, và sau đó cảm ơn người đọc đã quan tâm. Chính thức đóng thư và sau đó ký tên và tiêu đề của bạn.
Lời khuyên
-
Chào mời thầu có thể trở nên phức tạp. Tham khảo ý kiến một luật sư trước khi hoàn thiện thư chào mời và gói thầu của bạn. Đọc lại thư của bạn cho các lỗi ngữ pháp và chính tả.
Định dạng khối thư của bạn và sau đó in nó trên tiêu đề thư của bạn.
