Theo trang web của nhóm người dùng Microsoft Project, quản lý dự án là một hoạt động liên quan đến các phần được lên kế hoạch của dự án thành một chuỗi logic. Dự án sau đó được quản lý để một dự án được hoàn thành đúng thời gian và ngân sách. Quản lý dự án có thể được sử dụng để phát triển một sản phẩm hoặc dịch vụ mới.
Định nghĩa
Một dự án phải được xác định để nhóm dự án làm việc cùng nhau như một nhóm gắn kết và để những người phân bổ tài nguyên cho dự án biết những gì mong đợi. Theo trang web Spotty Dog, định nghĩa dự án bao gồm phác thảo mục đích của dự án là gì và những lợi ích nào sẽ được lấy từ dự án. Một thành phần khác là xác định phạm vi của dự án. Phạm vi dự án xác định những gì sẽ và sẽ không được bao gồm trong một dự án. Ví dụ: nếu có một dự án nghiên cứu hiệu quả của một công ty sản xuất với các địa điểm trên toàn thế giới, phạm vi dự án có thể được định nghĩa là chỉ nghiên cứu hiệu quả của các địa điểm tại Hoa Kỳ.
Tiếp cận
Một danh sách các bước để thực hiện các bước trong dự án nên được phát triển với ngày bắt đầu và ngày kết thúc ước tính cho mỗi bước. Ngoài ra, việc giao hàng cho từng bước cần được lưu ý. Một giao hàng là kết quả của một bước. Ví dụ: nếu một bước là báo cáo về các phát hiện và khuyến nghị, thì việc cung cấp cho bước đó sẽ là một báo cáo phát hiện và khuyến nghị. Ngoài các nhiệm vụ, cần xác định mối tương quan của từng nhiệm vụ với nhau. Ví dụ, nếu bắt đầu một nhiệm vụ phụ thuộc vào việc hoàn thành một nhiệm vụ khác cần lưu ý. Một khái niệm quan trọng khác trong việc vạch ra các nhiệm vụ là khái niệm về đường dẫn quan trọng. Theo trang Kiến thức quản lý dự án, đường dẫn quan trọng là chuỗi các nhiệm vụ bằng với khung thời gian lịch để hoàn thành lịch của dự án. Một người quản lý dự án rất chú ý đến các nhiệm vụ dọc theo con đường quan trọng bởi vì nếu bất kỳ nhiệm vụ nào bị trì hoãn, sẽ cần thêm thời gian để hoàn thành dự án.
Nhân sự
Một phần của nhân sự của một dự án là việc lựa chọn một nhà tài trợ dự án. Một nhà tài trợ dự án là một giám đốc cấp cao, người đảm bảo rằng dự án được chấp nhận bởi những người khác trong tổ chức, xử lý mọi vấn đề chính trị phát sinh và bảo vệ dự án với những người khác trong tổ chức. Những người được giao cho một dự án rất quan trọng cho sự thành công của nó. Người quản lý dự án nên được chọn là người có tổ chức cao, có kỹ năng con người để quản lý các thành viên của nhóm và có đủ kiến thức kỹ thuật về các lĩnh vực mà dự án giải quyết để hiểu kế hoạch dự án và các hoạt động đang diễn ra. Các thành viên của nhóm dự án nên được lựa chọn dựa trên các kỹ năng cần thiết - ví dụ, đối với một dự án phát triển phần mềm, một nhân viên thành thạo kiểm thử phần mềm và kiểm soát chất lượng sẽ được yêu cầu.
Kiểm soát dự án
Để kiểm soát dự án một cách hiệu quả, một công cụ thường được sử dụng là phần mềm quản lý dự án. Phần mềm này theo dõi việc hoàn thành kế hoạch và thực tế của các nhiệm vụ dự án và tác động của các nhiệm vụ muộn đến việc hoàn thành tổng thể của dự án. Phần mềm như vậy thường theo dõi thực tế so với chi phí theo kế hoạch là tốt.
