Điều hành một doanh nghiệp nhỏ là nhiều hơn so với tuyên bố sứ mệnh và tầm nhìn của bạn. Hiểu chi phí thực tế của lực lượng lao động của bạn là chìa khóa để đạt được mục tiêu và phát triển doanh nghiệp của bạn trong một thời gian dài. Không có nhân viên làm việc chăm chỉ, doanh nghiệp của bạn sẽ không đi đến đâu, vì vậy hãy tính chính xác chi phí sử dụng họ để đảm bảo sự ổn định công việc lâu dài và tiếp tục phát triển kinh doanh. Điều này liên quan đến nhiều hơn là chỉ biết mức lương của nhân viên của bạn. Nhận được đọc chính xác về tỷ lệ gánh nặng lao động chung mà doanh nghiệp của bạn đang trả để hỗ trợ từng thành viên trong nhóm quan trọng của bạn.
Tỷ lệ gánh nặng là gì?
Tỷ lệ gánh nặng lao động bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến nhân viên của bạn, không chỉ chi phí trả lương thực tế. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ đánh giá thấp chi phí để duy trì một nhân viên trong bảng lương và kết thúc với những tổn thất lớn hơn dự kiến. Trước khi bạn xem xét việc thuê nhân viên đầu tiên hoặc nhân viên mới, hãy tính tỷ lệ lao động được nạp đầy đủ, bao gồm các chi phí như lợi ích, thuế do chủ sử dụng lao động, thời gian nghỉ và chi phí.
Chẳng hạn, mức lương khởi điểm cho một nhân viên trong cửa hàng của bạn có thể là 30.000 đô la mỗi năm, nhưng sẽ là một sai lầm khi kết luận rằng đây là chi phí sử dụng anh ta. Sau các lợi ích, thuế, thời gian nghỉ và chi phí, bạn có thể có thêm 20.000 đô la chi phí liên quan đến nhân viên đó mỗi năm. Các chi phí phụ có thể trông giống như thế này:
- Chi phí y tế: $ 9,800
- Thời gian nghỉ: 2.500 đô la
- Phát triển chuyên môn: $ 2,400
- Thuế lương: $ 2,300
- Chi phí trên: $ 3.000
Khi các chi phí đó được cộng lại với nhau, tổng số 20.000 đô la được coi là tỷ lệ gánh nặng lao động. Để tính tỷ lệ phần trăm chính xác của gánh nặng này, hãy chia chi phí bổ sung của bạn cho mức lương hàng năm của nhân viên. $ 20.000 / $ 30.000 =.67 hoặc tỷ lệ gánh nặng 67 phần trăm cho nhân viên này.
Chi phí nhân viên mỗi giờ là bao nhiêu?
Chi phí mỗi giờ của một nhân viên nhiều hơn tiền lương của cô ấy mỗi giờ. Như đã trình bày ở trên, một nhân viên tiêu tốn của công ty 20.000 đô la mỗi năm với mức lương 30.000 đô la thực sự có giá 50.000 đô la mỗi năm và có tỷ lệ gánh nặng là 67%. Nếu bạn tính mức lương hàng giờ của nhân viên này bằng cách chia 30.000 đô la tiền lương hàng năm của cô ấy cho 2.080 giờ làm việc có thể mỗi năm, có vẻ như chi phí để thuê người này chỉ là 14,42 đô la mỗi giờ. Tuy nhiên, khi bạn tính đến tỷ lệ gánh nặng và chia 50.000 đô la đầy đủ cho 2.080 giờ, chi phí hàng giờ thực tế cho nhân viên này là 24,04 đô la. Khi bạn là một doanh nghiệp nhỏ đang cố gắng duy trì hoạt động và tăng tỷ suất lợi nhuận, chênh lệch $ 10 mỗi giờ là một vấn đề rất lớn. Bằng cách tính toán chi phí lao động được nạp đầy đủ mỗi giờ của mỗi nhân viên, bạn có thể tránh được việc thuê nhiều nhân viên hơn doanh nghiệp của bạn có thể đủ khả năng để bạn có thể vẫn là một nhà tuyển dụng đáng tin cậy cho những người bạn đã có trong đội ngũ nhân viên.
Làm thế nào để bạn tính toán chi phí nhân viên?
Mặc dù hiểu được chi phí lợi ích và thuế cho mỗi nhân viên có thể khá đơn giản, việc tính toán chi phí cho mỗi nhân viên có thể phức tạp hơn một chút. Chi phí trên mỗi nhân viên bao gồm những thứ như chi phí xây dựng, bảo trì, thuế tài sản, tiện ích, thiết bị văn phòng, vật tư văn phòng và bảo hiểm. Khi bạn tính tổng cộng cho công ty của bạn, bạn chia nó cho số lượng nhân viên trong nhân viên. Xem ví dụ này cho một công ty sử dụng 43 người:
- Chi phí xây dựng: 24.000 đô la
- Bảo trì: 10.000 đô la
- Thuế bất động sản: $ 3.500
- Tiện ích: $ 8,500
- Thiết bị văn phòng: $ 7.000
- Đồ dùng văn phòng: $ 4,500
- Bảo hiểm: $ 100.000
- Tổng cộng: 157.500 đô la
- Tổng mỗi nhân viên: $ 3,663
Hãy nhớ rằng con số này sẽ thay đổi theo ngành và công ty. Một số ngành công nghiệp sẽ yêu cầu thiết bị an toàn cho tất cả nhân viên, đồng phục, phòng thí nghiệm đặc biệt, phòng điều hành, trung tâm sản xuất và nhiều hơn nữa. Các doanh nghiệp khác có thể loại bỏ hoàn toàn các danh mục như chi phí xây dựng, thuế tài sản và bảo trì, đặc biệt là các công ty mạng không yêu cầu văn phòng trung tâm. Tổng chi phí nhân viên bao gồm mọi chi phí không thay đổi từ nhân viên này sang nhân viên khác và được yêu cầu sử dụng lực lượng lao động của bạn.
Tính toán tỷ lệ gánh nặng lao động của bạn một cách chính xác
Nhiều doanh nghiệp nhỏ tự làm kế toán khi họ mới bắt đầu. Độ chính xác rất quan trọng trong mọi khía cạnh của kế toán và đặc biệt là khi tính toán chi phí duy trì lực lượng lao động của bạn. Nếu bạn tính toán sai những con số này, cuối cùng bạn có thể phải sa thải nhân viên hoặc bạn có thể bỏ lỡ doanh thu cần thiết để phát triển doanh nghiệp của mình. Đạt được chi phí gánh nặng lao động chính xác phụ thuộc vào việc có hồ sơ chính xác về số tiền bạn trả cho mỗi nhân viên, số giờ họ làm việc mỗi kỳ, chi phí thuế, bảo hiểm và chi phí. Giả sử doanh nghiệp của bạn giữ hồ sơ chính xác cho từng loại này, một số máy tính trực tuyến miễn phí có sẵn.
Mặc dù các máy tính trực tuyến có sẵn để giúp bạn tìm ra tỷ lệ gánh nặng lao động cho nhân viên của bạn, nhưng chúng có thể không hoàn toàn chính xác. Doanh nghiệp cụ thể của bạn có thể có các chi phí duy nhất đủ điều kiện là một phần của chi phí, bảo hiểm hoặc thuế. Nếu bạn để những con số đó ra khỏi phương trình, bạn có thể bỏ đi với một bức tranh không chính xác về chi phí thực sự để sử dụng phi hành đoàn của bạn. Xem xét tư vấn một kế toán viên có thể nhìn vào sách của bạn, nắm bắt điểm mù của bạn và giúp bạn đảm bảo rằng mọi chi phí thích hợp đều được bao gồm trong tính toán của bạn. Khi một doanh nghiệp nhỏ phát triển, có mối quan hệ với một kế toán có kinh nghiệm không chỉ có lợi cho việc tính toán chi phí gánh nặng lao động, mà còn cho thuế, dự kiến lợi nhuận và kiểm soát dòng tiền.
Giảm tỷ lệ gánh nặng lao động
Mặc dù có vẻ như bạn không có lựa chọn nào khác ngoài việc trả tỷ lệ gánh nặng lao động cao cho nhân viên của mình, có nhiều cách để cắt giảm chi phí khi lợi nhuận của bạn phụ thuộc vào nó. Giảm tỷ lệ gánh nặng lao động có thể cho phép bạn duy trì lực lượng lao động lớn hơn hoặc tránh sa thải các thành viên quý giá trong nhóm của bạn. Cắt giảm chi phí là một cách để giảm tỷ lệ gánh nặng lao động. Nếu bạn có các thành viên trong nhóm của bạn làm việc từ máy tính, họ có thể làm việc hiệu quả ở nhà như từ văn phòng không? Cân nhắc việc cung cấp cho nhân viên tùy chọn làm việc từ xa và sau đó thu nhỏ quy mô văn phòng của bạn. Điều này không chỉ cắt giảm chi phí cho bạn, mà còn cắt giảm chi phí cho họ về vận chuyển, ăn uống và tủ quần áo chuyên nghiệp.
Các cách khác để giảm tỷ lệ gánh nặng lao động là đánh giá tăng lương, giảm tỷ lệ doanh thu, chuyển đổi nhân viên toàn thời gian sang một tuần làm việc bốn ngày hoặc thuê một số người làm nhà thầu độc lập thay vì nhân viên làm công ăn lương. Khi nói đến các nhà thầu độc lập, doanh nghiệp của bạn có thể đủ khả năng trả mức lãi suất cao hơn cho một nhà thầu độc lập và vẫn duy trì gánh nặng lao động thấp hơn vì họ chịu trách nhiệm trả thuế và lợi ích của chính họ. Điều này có nghĩa là bạn không thanh toán cho bảo hiểm y tế, thuế An sinh xã hội và ngày nghỉ. Đối với những người bạn duy trì làm nhân viên làm công ăn lương trong bảng lương, hãy xem xét việc giới hạn chi phí cho những việc như đi lại, ăn ngoài hoặc xe của công ty.
Khi chi phí lao động cao hơn đáng giá
Đôi khi, chi phí gánh nặng lao động cao hơn đáng giá. Ví dụ, bạn có thể có một chuyên gia về quyền lực trong biên chế, người có nhu cầu trong lĩnh vực của bạn. Cô ấy có kiến thức bên trong rằng bạn không thể có được ở bất cứ nơi nào khác, và nếu đối thủ cạnh tranh của bạn là thuê cô ấy thay vì bạn, công ty của bạn sẽ mất lợi thế. Trong trường hợp này, việc duy trì một gói lương và phúc lợi hào phóng đáng giá vì nó làm tăng lợi nhuận chung của bạn. Mặc dù đáng để trả nhiều tiền hơn cho sự xuất sắc, hãy cố gắng để nhân viên mạnh nhất của bạn dạy và đào tạo các thành viên khác trong lực lượng lao động của bạn để nâng cao hiệu suất của mọi người. Điều này làm tăng hiệu suất của nhóm của bạn và tỷ suất lợi nhuận của bạn và làm cho bạn ít phải chịu gánh nặng chi phí lao động cao không tương xứng để giữ mọi người trong biên chế.
