Các chính sách và thủ tục được đưa ra để giúp hướng dẫn cách thức hoạt động của doanh nghiệp trong và ngoài nước. Định kỳ xem xét các chính sách và thủ tục của bạn đảm bảo bạn luôn tuân theo các thực tiễn tốt nhất. Đánh giá giúp bạn cập nhật các hướng dẫn của bạn khi cần thiết để phản ánh các thay đổi trong doanh nghiệp hoặc nền kinh tế của bạn và để giải quyết các lĩnh vực cần thiết hoặc quan tâm trong công ty.
Xác định chính sách
Chính sách là công ty của bạn, các giao thức bằng văn bản cho cách bạn xử lý các chức năng kinh doanh khác nhau. Ví dụ: bạn có thể có các chính sách nội bộ cho những thứ như trang phục tại nơi làm việc, tham dự hoặc cách yêu cầu ngày nghỉ. Bạn cũng có thể có các chính sách bên ngoài cho các vấn đề như mua hoặc xử lý khiếu nại của khách hàng. Theo KCG Consulting Group, các chính sách đặt ra giai đoạn cho cách các quy trình được phát triển, thực hiện và đánh giá và phải phù hợp với các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Các chính sách thường được chỉ định bởi chủ sở hữu, quản lý cấp trên, hội đồng tư vấn hoặc ban giám đốc.
Xem lại chính sách
Thường xuyên xem xét các chính sách để đảm bảo chúng đầy đủ, toàn diện và dễ hiểu. Sử dụng phản hồi của khách hàng và nhân viên trong quá trình. Theo KCG, một chính sách nên được viết thành văn bản, với một bộ chỉ thị riêng cho từng chính sách. Điều này làm cho nó dễ hiểu hơn và xem xét và thay đổi khi cần thiết. Vd Khi một chính sách không còn ý nghĩa thực tế hoặc không còn áp dụng được nữa, bạn có thể cập nhật hoặc loại bỏ nó.
Xác định thủ tục
Thủ tục là các bước hoặc quy trình mà doanh nghiệp của bạn sử dụng trong các hoạt động kinh doanh hàng ngày. Ví dụ: bạn có thể có quy trình về cách bạn kiểm tra khách truy cập, mở hoặc đóng cửa doanh nghiệp trong ngày hoặc dọn dẹp hoặc vận hành máy móc. Có các hướng dẫn về thủ tục tại chỗ giúp đảm bảo doanh nghiệp của bạn hoạt động an toàn và hiệu quả, đặc biệt là trong các lĩnh vực mà sai lầm có thể nguy hiểm hoặc tốn kém. Ví dụ: nếu bạn không có quy trình khóa cửa kinh doanh vào ban đêm, bạn có thể mở công ty cho hành vi trộm cắp hoặc phá hoại tiềm năng. Theo KCG, các thủ tục nên bao gồm thông tin liên quan đến ai làm gì, khi nào họ làm điều đó, theo thứ tự nào và vì lý do gì.
Xem lại thủ tục
Các hoạt động có nhiều bước hoặc các bước phải được áp dụng theo một thứ tự cụ thể, cần có hướng dẫn về thủ tục. Nếu một số yếu tố trong kinh doanh của bạn trải qua sai lầm thường xuyên, thủ tục cho khu vực đó nên được đánh giá. Ví dụ: nếu khách hàng thường xuyên phàn nàn về các lô hàng trễ, hãy đánh giá các thủ tục của bạn để nhận đơn đặt hàng, hoàn thành việc đóng gói và theo dõi vận chuyển. Điều này sẽ giúp bạn xác định các khu vực cần làm rõ hoặc định nghĩa lớn hơn. Xem xét các quy trình bằng cách yêu cầu nhân viên không quen với quy trình đọc các hướng dẫn hiện có của bạn và xác định các khu vực không có ý nghĩa hoặc khó hiểu.
