Quản lý sự kiện liên quan đến việc áp dụng thực tiễn quản lý dự án vào thiết kế, lập kế hoạch và điều phối các dịp đặc biệt như các bữa tiệc, người gây quỹ, hoạt động thể thao và các vấn đề khác. Tùy thuộc vào quy mô của sự kiện, các hệ thống thông tin (phần mềm máy tính thường bao gồm kho lưu trữ dữ liệu và giao diện người dùng để thao tác dữ liệu) được sử dụng để theo dõi nhân sự và tài nguyên.
Lịch sử
Ngành quản lý sự kiện đã phát triển mạnh mẽ trong 50 năm qua khi các sự kiện không còn được tổ chức độc quyền tại các thành phố lớn. Từ năm 1949, Hội đồng Liên lạc Công ước đã cung cấp các công cụ và chương trình cho các chuyên gia trong ngành. Sáng kiến Trao đổi thực tiễn được chấp nhận của nó đã hướng tới việc phát triển các tiêu chuẩn có liên quan từ năm 1997. Đặc biệt, Hội đồng tư vấn công nghệ tìm cách phát triển các hình thức và giao thức chuẩn cho các hệ thống thông tin quản lý sự kiện. Bằng cách đảm bảo tính tương thích giữa các hệ thống, các tiêu chuẩn này thúc đẩy hiệu quả. Từng là một nghề tương đối không được kiểm soát, quản lý sự kiện thậm chí còn là một lĩnh vực nghiên cứu tại các trường đại học, nơi cung cấp các chương trình chứng chỉ và bằng tốt nghiệp. Các chương trình này cung cấp hướng dẫn chuyên biệt về các nhiệm vụ hệ thống thông tin quản lý sự kiện thường được sử dụng để tự động hóa nhiều chức năng lập kế hoạch và hậu cần.
Chức năng
Một hệ thống thông tin quản lý sự kiện được thiết kế để hỗ trợ theo dõi nhân sự và tài nguyên cần thiết để chạy các sự kiện. Thông thường, mục đích chính của nó là cung cấp hỗ trợ lập kế hoạch và đăng ký. Ngoài ra, các chức năng khác cho phép kết hợp các yêu cầu nhân sự với tính khả dụng của nhân viên sự kiện. Hệ thống cũng theo dõi chi phí và chi phí. Sau sự kiện, hệ thống tạo báo cáo cho nhân viên hành chính. Hệ thống thông tin quản lý sự kiện cho phép các nhà hoạch định sử dụng các quy trình và công nghệ để phối hợp các hoạt động dẫn đến một sự kiện được điều hành tốt.
Tính năng, đặc điểm
Sử dụng phần mềm và phần cứng chuyên dụng để thao tác thông tin và dữ liệu bằng các quy trình được chỉ định, hệ thống thông tin quản lý sự kiện cung cấp cho người quản lý sự kiện thông tin họ cần để duy trì lợi thế cạnh tranh kinh doanh. Hệ thống thông tin quản lý sự kiện hỗ trợ tổ chức giải trí, hoạt động cá nhân hoặc công ty. Hệ thống có thể mở rộng cho phép bạn lập kế hoạch, tiếp thị và bán sự kiện của bạn. Nói cách khác, cho dù hội nghị, bữa tiệc hay triển lãm thương mại của bạn lớn hay nhỏ, việc sử dụng hệ thống thông tin quản lý sự kiện sẽ giúp bạn lập kế hoạch và điều hành nó.
Lợi ích
Tự động hóa quá trình đăng ký bằng hệ thống thông tin quản lý sự kiện giúp giảm lỗi, tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Quản lý đóng góp trực tuyến làm tăng khả năng đóng góp. Các cơ chế để tạo ra các bản tin và giao tiếp trực tuyến khác cung cấp một cách mất chi phí (và thân thiện với môi trường) để tiếp cận nhiều đối tượng, tăng sự tham gia. Nói chung, hệ thống thông tin quản lý sự kiện cho phép bạn hợp lý hóa truyền thông và giảm chi phí hoạt động.
Cân nhắc
Sử dụng cơ sở dữ liệu của bạn để đánh giá chính xác đối tượng của bạn cho mỗi sự kiện. Xác định chiến lược tiếp thị phù hợp dựa trên kết quả từ các sự kiện trong quá khứ của bạn. Tiến hành phân tích dữ liệu hậu cần để xác định các khu vực cần cải thiện hoạt động.
