Người chào đón khách hàng khi họ bước vào văn phòng trình bày một hình ảnh của công ty. Một nhân viên tiếp tân vô tổ chức, thờ ơ trình bày công ty là không chuyên nghiệp và không quan tâm. Trong khi đó, được chào đón nồng nhiệt bởi một nhân viên chu đáo làm cho khách hàng cảm thấy có giá trị và có thể khiến cô ấy vun đắp mối quan hệ lâu dài hơn với công ty. Cũng nên nhớ rằng trong một số loại văn phòng nhất định như văn phòng bác sĩ hoặc nhà trị liệu và trước các cuộc họp quan trọng như phỏng vấn, du khách có thể cảm thấy lo lắng. Một lời chào thân thiện có thể giúp đặt chúng thoải mái.
Đặt bàn của bạn đối diện với lối vào, để bạn nhìn thấy khách hàng khi họ bước vào. Hãy chắc chắn rằng văn phòng trông gọn gàng vào đầu mỗi ngày và giữ cho nó được tổ chức cả ngày dài. Cung cấp các gói kịp thời hoặc đặt chúng ra khỏi tầm nhìn. Giữ giấy tờ nộp đúng và sổ hẹn của bạn có thể truy cập. Có các chương trình máy tính phù hợp đang chạy để bạn có thể dễ dàng tra cứu thông tin của khách hàng.
Hãy mỉm cười và chào đón khách hàng, truyền tải sự ấm áp và nhiệt tình đích thực. Sử dụng lời chào báo hiệu bạn đã mong đợi anh ấy, nếu đây là trường hợp - nhưng chỉ khi bạn biết đây là khách hàng mà bạn đang mong đợi. Nếu bạn đang mong đợi một khách hàng tại công ty luật của bạn lúc 9 giờ sáng, và một người đàn ông mặc trang phục cho một cuộc họp kinh doanh bước vào, bạn có thể mỉm cười và nói, "Xin chào, bạn có phải là John không? Rất vui được gặp bạn." Không bao giờ nêu tên đầy đủ của khách hàng - coi thông tin này là bí mật. Sử dụng lời chào chung chung hơn nếu bạn không biết khách hàng, chẳng hạn như "Chào buổi sáng, chào mừng bạn đến với Công ty XYZ. Làm thế nào tôi có thể giúp bạn hôm nay?"
Cung cấp hỗ trợ cho khách hàng bằng cách sắp xếp một cuộc hẹn, đưa cho cô ấy giấy tờ mà cô ấy phải điền hoặc cho cô ấy biết bạn sẽ nói với người thích hợp rằng cô ấy đã đến. Hãy cho khách hàng biết cô ấy có thể phải đợi bao lâu. Hỏi cô ấy nếu cô ấy có bất kỳ câu hỏi và trả lời chúng với khả năng tốt nhất của bạn. Nếu bạn phải kiểm tra câu trả lời, hãy đảm bảo với cô ấy rằng bạn sẽ làm được.
Khuyến khích khách hàng thư giãn trong khi chờ đợi. Cung cấp cho khách hàng giải khát như nước, cà phê hoặc trà, nếu có sẵn. Nếu khách hàng từ chối lời đề nghị, hãy nói với anh ta để cho bạn biết nếu anh ta thay đổi ý định. Tiếp tục mỉm cười và giao tiếp bằng mắt khi bạn nói chuyện với khách hàng, truyền đạt sự ấm áp và nhiệt tình.
Lịch sự yêu cầu khách hàng đợi một lát nếu bạn phải trả lời điện thoại. Trả lời điện thoại bằng một câu chào như "Chào buổi sáng, đây là Terri từ Công ty XYZ. Bạn có thể giữ một lúc không?" Cảm ơn người gọi đã giữ và đảm bảo cô ấy sẽ đúng với cô ấy. Sau đó tham dự cho khách hàng trong văn phòng.
Thực hiện theo giao thức của văn phòng của bạn để giới thiệu khách hàng cho nhân viên. Triệu tập nhân viên ngay khi khách hàng đến, nếu bạn biết nhân viên đó không gặp khách khác. Nếu không, hãy triệu tập nhân viên phù hợp qua điện thoại khi cuộc hẹn của khách hàng được lên lịch bắt đầu.
Đưa khách hàng đến văn phòng của nhân viên nếu đây là thủ tục được chấp nhận trong văn phòng của bạn và nhân viên đã cho biết cô ấy muốn bắt đầu cuộc họp. Ngoài ra, triệu tập nhân viên đến khu vực chờ để gặp khách hàng. Giới thiệu khách hàng và nhân viên nếu họ chưa gặp nhau, sử dụng họ hoặc tên, tùy thuộc vào công ty của bạn thích.
