Quản lý thay đổi tập trung vào những thay đổi mà các thành viên của một tổ chức phải đối mặt trong quá trình chuyển đổi liên quan đến kinh doanh. Để quản lý thay đổi được hoàn thành suôn sẻ, các công cụ, quy trình và kế hoạch phải được đưa ra để giảm thiểu các mối quan tâm tiềm ẩn và các vấn đề dự đoán. Một kế hoạch dự án quản lý thay đổi là cần thiết. Nếu không có kế hoạch giúp nhân viên chuyển sang vai trò mới, nhân viên sẽ cảm thấy bối rối và không chuẩn bị, và toàn bộ hoạt động kinh doanh có thể bị ảnh hưởng.
Chỉ định một nhóm quản lý thay đổi. Điều này có thể bao gồm các thành viên trong tổ chức của bạn hoặc các chuyên gia tư vấn bên ngoài, những người quen thuộc với quy trình quản lý thay đổi. Tối thiểu, nhóm này nên bao gồm một người quen thuộc với tất cả các lĩnh vực trong tổ chức của bạn, cũng như một chuyên gia quản lý thay đổi. Nhóm này phải được chuẩn bị để giải thích các thay đổi dự định cho tổ chức, giảm thiểu các vấn đề phát sinh trong quá trình chuyển đổi và xác định sự thành công của quá trình chuyển đổi khi thay đổi hoàn tất.
Phân tích kế hoạch mà công ty bạn đã xác định để đi từ cơ cấu tổ chức hiện tại sang cơ cấu tổ chức theo kế hoạch. Quyết định có bao nhiêu bước được yêu cầu. Thông thường, một công ty không thể đi trực tiếp từ cơ cấu tổ chức này sang cơ cấu tổ chức khác; kế hoạch phải được thực hiện từng bước.
Ví dụ: công ty của bạn muốn chuyển từ một tổ chức được chia theo khu vực sang một tổ chức được chia theo bộ phận.Tại thời điểm này, mỗi văn phòng địa phương quản lý tiếp thị, bán hàng và sản xuất riêng của mình. Mục tiêu của công ty là chia công ty thành ba bộ phận hoàn chỉnh, tích hợp: tiếp thị, bán hàng và sản xuất. Công ty có thể bắt đầu bằng cách tích hợp tiếp thị, tiếp theo là bán hàng và sản xuất. Việc chuyển đổi dần dần này ít rủi ro hơn và ít áp đảo hơn so với việc chuyển đổi cả ba bộ phận cùng một lúc.
Tạo một kế hoạch truyền thông toàn diện. Xác định cách tất cả nhân viên công ty có thể được thông báo về những thay đổi sắp tới. Nếu không có sự giao tiếp đúng đắn, nhân viên có thể không nhận thức được sự thay đổi và có thể không chuyển đổi đúng cách khi cần thiết.
Tạo một dòng thời gian của những thay đổi chính sẽ xảy ra trong quá trình quản lý thay đổi. Điều này phải được chi tiết và bao gồm các chi tiết lớn và nhỏ. Dòng thời gian nên bao gồm các mục như:
- Truyền đạt những thay đổi dự định với tổ chức
- Gặp gỡ các thành viên của nhóm tiếp thị để giải thích trách nhiệm của họ sẽ thay đổi như thế nào
- Thiết kế và cài đặt bố trí văn phòng mới cho nhân viên tiếp thị
- Chuyển nhân viên tiếp thị đến địa điểm công việc mới của họ (thời gian 3 ngày)
- Gặp gỡ nhân viên tiếp thị đến bất kỳ câu hỏi nào
- Tổ chức hội nghị truyền hình hàng tuần để thảo luận về bất kỳ mối quan tâm nào phát sinh
Liệt kê các mối quan tâm và vấn đề tiềm ẩn có thể phát sinh trong quá trình thay đổi. Điều này bao gồm sự không hài lòng của nhân viên, sự nhầm lẫn của nhân viên và ngừng các quy trình làm việc hàng ngày. Tạo một kế hoạch dự phòng cho mỗi thất bại tiềm năng.
Tổng hợp tất cả thông tin quản lý thay đổi thành báo cáo để trình bày cho nhóm quản lý cấp cao của công ty bạn. Chuẩn bị cho câu hỏi hoặc đề nghị thay đổi từ đội ngũ quản lý. Hãy chuẩn bị để bảo vệ đề xuất của bạn và chấp nhận thực tế là tất cả các kế hoạch quản lý thay đổi của bạn có thể không được quản lý cấp cao chấp nhận. Khi cần thay đổi, hãy chỉnh sửa kế hoạch dự án quản lý thay đổi để kết hợp tất cả các sửa đổi.
Thảo luận về những thay đổi sắp tới với từng nhóm quản lý địa phương trong tổ chức sau khi có được phê duyệt quản lý cấp cao, nhưng trước khi thay đổi được chính thức thực hiện. Trình bày cho mỗi người quản lý một bản báo cáo về những thay đổi sẽ ảnh hưởng đến bộ phận của anh ta để anh ta có thể giải thích những thay đổi cho nhóm của mình. Yêu cầu mỗi người quản lý báo cáo lại bất kỳ mối quan tâm tiềm năng nào có thể bị bỏ qua để họ có thể được giải quyết và kế hoạch quản lý thay đổi có thể được điều chỉnh hoặc thay đổi khi cần thiết.
Lời khuyên
-
Hãy chuẩn bị để thực hiện các chỉnh sửa cho kế hoạch quản lý thay đổi của bạn. Đặc biệt là khi thực hiện một thay đổi lớn về tổ chức, các vấn đề có thể xảy ra. Đảm bảo rằng bạn có kế hoạch dự phòng cho tất cả các thay đổi rủi ro cao.
Cảnh báo
Đừng vội thay đổi. Mặc dù sự thay đổi có thể mang lại lợi ích cao cho tổ chức, nhưng việc thay đổi quá nhanh có thể khiến các nhân viên và các bên liên quan khác bối rối.
