Lịch trình dự án trực tiếp giải quyết một trong ba thành phần chính của bất kỳ dự án nào: thời gian. Mục đích của lịch trình dự án là phác thảo ngày bắt đầu và kết thúc cho các hoạt động của dự án. Lịch trình dự án là một thành phần sống; như các yếu tố của một dự án thay đổi, do đó, lịch trình dự án cũng phải như vậy. Tuy nhiên, như với nhiều dự án, tiến độ dự án ban đầu được gọi là cơ sở khi lịch trình mở rộng và hợp đồng.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Tuyên bố phạm vi dự án
-
Kế hoạch quản lý dự án
Kết hợp thông tin tìm thấy trong tuyên bố phạm vi dự án của bạn. Tài liệu này xác định các ràng buộc và các yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến sự phát triển của lịch trình dự án. Ví dụ bao gồm các mục tiêu dự án, sản phẩm và thông số kỹ thuật. Ví dụ: nếu dự án của bạn yêu cầu tạo ra một nhãn hiệu rượu mới và rượu phải ngồi trong các thùng làm bằng gỗ sồi trong một năm trước khi đóng chai, thông tin này ảnh hưởng trực tiếp đến việc tạo lịch trình dự án.
Yếu tố trong các yêu cầu nhạy cảm ngày khi tạo lịch trình dự án. Trong nhiều trường hợp, cho dù từ áp lực bên trong hoặc nguồn bên ngoài, người quản lý dự án phải xem xét các hạn chế thời gian khó khăn và nhanh chóng. Ví dụ, để dự án nằm trong ngân sách, người quản lý dự án phải hoàn thành trước khi kết thúc năm dương lịch vì mục đích thuế. Ngày tính thuế được áp đặt bởi chính phủ liên bang và phải được xác định trong việc tạo ra lịch trình dự án.
Xem xét các nội dung của kế hoạch quản lý dự án trong việc tạo ra tiến độ dự án. Kế hoạch quản lý dự án bao gồm kế hoạch quản lý tiến độ, kế hoạch quản lý chi phí, kế hoạch quản lý phạm vi dự án và kế hoạch quản lý rủi ro.
Viện Quản lý dự án xác định các kế hoạch trên như sau: Kế hoạch quản lý lịch trình thiết lập các tiêu chí và các hoạt động để phát triển và kiểm soát tiến độ dự án. Kế hoạch quản lý chi phí đưa ra định dạng và thiết lập các hoạt động và tiêu chí để lập kế hoạch, cấu trúc và kiểm soát chi phí dự án. Kế hoạch quản lý phạm vi dự án mô tả cách xác định, phát triển và xác minh phạm vi dự án và cách cấu trúc phân chia công việc sẽ được tạo và xác định. Kế hoạch quản lý rủi ro mô tả cách quản lý rủi ro dự án sẽ được cấu trúc và thực hiện trên dự án.
Với thông tin trên, người quản lý dự án được trang bị để tạo ra một lịch trình sẽ cho anh ta một cái nhìn thực tế về những gì mong đợi trong thời gian dự án.
Tạo một WBS (cấu trúc phân chia công việc). Tài liệu này là một danh sách phân cấp các công việc sẽ được hoàn thành bởi nhóm dự án để đạt được thành công trong việc đáp ứng các mục tiêu dự án và phân phối. WBS là nơi người quản lý dự án có thể thấy chi tiết thực sự của những gì cần phải làm. Xa hơn trong WBS là những gì được gọi là "gói công việc", đơn giản chỉ là một nhóm các nhiệm vụ chi tiết cần phải hoàn thành. Điểm mấu chốt với WBS là đây là nơi người quản lý dự án có thể thấy các gói công việc cần phải hoàn thành vào thời gian nào và tác động của gói này đến gói khác vì nó liên quan đến lập lịch.
Lời khuyên
-
Truyền đạt lịch trình dự án cho các thành viên trong nhóm, đặc biệt là nhà tài trợ dự án và những người có nguy cơ đối với dự án như CEO, các quan chức được bầu và bất kỳ ai có thể trì hoãn dự án.
Xác định ngay những ngày không thể thương lượng và phát triển lịch trình dự án của bạn xung quanh những ngày đó. Điều này sẽ không chỉ cung cấp cho người quản lý dự án một ý tưởng tốt về các thách thức thời gian, mà nếu có những hạn chế bất biến như vậy, người quản lý dự án có thể cần khuyến khích thay đổi phạm vi dự án hoặc yêu cầu các nguồn lực bổ sung để hoàn thành kịp thời gian.
Trong khi người quản lý dự án chắc chắn có thể tạo lịch trình dự án bằng bút chì và giấy, cần cân nhắc nghiêm túc về việc sử dụng phần mềm để tự động hóa quy trình này. Một số chương trình có sẵn trong giá từ miễn phí đến vài trăm đô la.
Cảnh báo
Lịch trình, bất kể dự án, có xu hướng trượt theo cách này hay cách khác. Xác định những gì có thể đủ khả năng để trượt và những gì không thể. Truyền đạt các vấn đề tiến độ dự án khi họ đến với nhóm dự án cốt lõi, nhưng đặc biệt là với nhà tài trợ dự án vì họ sẽ đánh giá cao việc không ngạc nhiên.
