Không ai thích thời gian thuế. Hãy nói thật: Việc nộp thuế của bạn luôn căng thẳng - ngay cả khi bạn thuê một kế toán viên để làm việc đó cho bạn. Để giảm bớt nỗi lo về thuế của bạn, điều quan trọng là phải điền vào giấy tờ thích hợp và gửi nó đúng lúc để tránh bị phạt. Đây là nơi mà các mẫu W-2 và W-3 xuất hiện. IRS có một loạt các mẫu W W, nhưng W-2 và W-3 được liên kết chặt chẽ với chủ nhân. Một cái luôn luôn cần thiết, trong khi cái kia có thể không.
Các mẫu W-2 và W-3 hoàn toàn giống nhau. Sự khác biệt chính nằm ở người nhận của họ. Các bản sao của mẫu W-2 đi từ người sử dụng lao động đến nhân viên. Các bản sao của mẫu W-3 đi từ một chủ nhân đến Cơ quan An sinh Xã hội (cùng với các bản sao bổ sung của W-2). Vậy làm thế nào để bạn nộp và sự khác biệt là gì?
Lời khuyên
-
Người sử dụng lao động sử dụng W-3 để báo cáo thu nhập cho Cơ quan An sinh Xã hội nếu họ không nộp W-2 bằng điện tử.
Mẫu W-2 là gì?
Bất cứ ai từng là nhân viên của một doanh nghiệp đều nhận được mẫu W-2. Điều này giống như một người chị em với MISC-1099, phục vụ nhân viên hợp đồng. Trước khi bắt đầu công việc tại một công ty mới, nhân viên điền vào W-4 trong đó nêu chi tiết tất cả các khoản khấu trừ thuế của họ. Mẫu này sau đó được sử dụng bởi một chủ nhân để tạo W-2. Vào cuối năm, W-2 được gửi đến tất cả nhân viên, điều này cho phép họ biết tổng thu nhập của họ trong năm và các khoản thuế bị giữ lại từ tiền lương của họ. Họ có thể sử dụng điều này để được hoàn lại tiền trên tờ khai thuế của họ. Tùy thuộc vào tình trạng giữ lại nhân viên, họ có thể cần phải trả IRS vào cuối năm. Điều này thường phổ biến hơn với 1099 công nhân, những người không có thuế bị khấu trừ trước.
Mẫu W-2 là một yêu cầu cho mọi nhà tuyển dụng có nhân viên. IRS tuyên bố chủ lao động phải báo cáo tiền lương của từng nhân viên miễn là họ:
- Có thuế thu nhập, An sinh xã hội hoặc thuế Medicare bị khấu trừ.
- Có thuế thu nhập sẽ bị khấu trừ, miễn là họ chỉ yêu cầu một khoản trợ cấp khấu trừ hoặc không yêu cầu miễn thuế đối với W-4 của họ.
Mẫu W-3 là gì?
Lợi ích công cộng là một ân huệ tiết kiệm cho những người nằm dưới mức nghèo khổ. Vào cuối ngày, tất cả chúng ta đều trả tiền cho họ, và chúng ta đều có quyền thu thập chúng trong những trường hợp nhất định. Ví dụ: những người trên 65 tuổi có thể thu thập An sinh xã hội miễn là họ đã trả đủ tiền vào hệ thống. Những người dưới mức nghèo khổ đủ điều kiện cho Medicare. Cơ quan quản lý an sinh xã hội cần biết chính xác số tiền mà các nhà tuyển dụng đang trả cho các hệ thống, và đó là nơi mà W-3 xuất hiện.
Nếu bạn là một nhân viên, bạn có thể không bao giờ xử lý mẫu W-3. Điều này được sử dụng nghiêm ngặt bởi các nhà tuyển dụng. Vào cuối năm, chủ lao động sử dụng W-3 để báo cáo thu nhập, tiền lương Medicare và tiền lương An sinh xã hội của tất cả nhân viên của họ. Tài liệu này được gửi đến Cơ quan An sinh Xã hội không muộn hơn tháng Hai. Điều hấp dẫn là nó cũng phải bao gồm các biểu mẫu thuế W-2 của mỗi nhân viên. Nếu bạn có 10 nhân viên, bạn cần gửi 10 mẫu W-2. Tổng số từ tất cả các mẫu W-2 được thêm vào phải bằng với những gì bạn báo cáo trên mẫu W-3 của bạn.
Gửi thư A-2 và W-3
Nhà tuyển dụng biết rằng các mẫu W-2 đi kèm với rất nhiều bản sao - chính xác là sáu bản. Vậy, cái nào là đúng để gửi cùng với W-3 của bạn? Bản sao A được gửi đến Cơ quan An sinh Xã hội, nghĩa là đây là thứ bạn sẽ đính kèm vào W-3. Sao chép B và C đi thẳng đến nhân viên của bạn. Họ sẽ gửi cái trước cho IRS và giữ cái sau cho hồ sơ cá nhân của họ nếu họ cần được kiểm toán. Bản sao D được gửi đi trong hồ sơ của bạn chỉ trong trường hợp bạn đã từng được kiểm toán.
Hai bản sao cuối cùng: Bản sao 1 và Bản sao 2 dành cho tờ khai thuế thu nhập của tiểu bang hoặc địa phương. Chúng đi đến nhân viên của bạn cùng với Bản sao B và C. Nhân viên nhận được hai bản sao của Bản sao 2 vì một số có thể phải nộp ở các tiểu bang khác nhau.
Nhận bản sao W-2 và W-3
Nó rất dễ dàng để có được các bản sao của mẫu W-2 và W-3. Bạn có thể mua các mẫu đã được in tại các cửa hàng cung cấp văn phòng hoặc tạo chúng trong phần Trực tuyến của Dịch vụ kinh doanh xã hội. Bạn cũng có thể in chúng ra từ trang web của IRS - chỉ cần nhớ các mẫu này phải có thể quét được. Gắn bó với các trang web của chính phủ để có được các hình thức chính thức. Nếu nó có thể được đọc bằng máy, bạn sẽ phải đối mặt với án phạt.
Khi nào tôi nên gửi thư cho họ?
IRS bắt đầu xử lý tờ khai thuế vào cuối tháng 1, nhưng bạn nộp hồ sơ càng nhanh, bạn càng có xu hướng nhận lại tiền nhanh hơn. Có một số quy tắc nhất định khi sử dụng lao động phải nộp W-2 và W-3 cho các bên thích hợp.
Cả W-2 và W-3 cần được gửi đến các bên thích hợp trước ngày 31 tháng 1. Nếu bạn không nộp kịp thời, bạn sẽ phải chịu một số khoản tiền phạt mà IRS tính toán dựa trên mức độ nộp đơn trễ của bạn. Có một hình phạt 50 đô la cho mỗi mẫu W-2 được gửi trong vòng 30 ngày kể từ ngày đáo hạn (sẽ tăng thêm nếu bạn có nhiều nhân viên). Hình phạt tối đa là $ 536.000 trong cửa sổ này. Nếu bạn trễ 31 ngày trở lên, ngày phạt sẽ tăng lên $ 60 mỗi lần trả lại với mức tối đa $ 1.609.000. Nếu bạn gửi thư trở lại sau ngày 1 tháng 8, tiền phạt được tăng lên $ 260 mỗi lần trả lại với mức tối đa $ 3.218.500. Mọi thứ thậm chí còn tồi tệ hơn nếu IRS tin rằng bạn đã cố tình giữ lại các mẫu W-2 và W-3. Trong trường hợp này, tiền phạt là 530 đô la mỗi lần trả lại, và ở đó không có mức tối đa.
Chủ doanh nghiệp nhỏ được nghỉ ngơi trên hình phạt. Họ đã giới hạn ở mức thấp hơn, nhưng vẫn dao động trong khoảng từ 50 đến 530 đô la mỗi lần trả lại. Bạn cũng có thể phải chịu các hình phạt cho việc nộp các biểu mẫu mà máy có thể đọc được hoặc có thông tin không chính xác.
Tiện ích mở rộng Aren luôn luôn được đảm bảo
Trước đây, hầu như bất cứ ai cũng có thể nhận được một phần mở rộng để nộp các mẫu W-2 và W-3 muộn. Trong những năm gần đây, đây không phải là trường hợp. IRS đã lật quy định trên đầu của nó. Hôm nay, bạn cần điền vào một ứng dụng mở rộng, nhưng nó không được đảm bảo. Bạn cần phải có một lý do chính đáng đằng sau yêu cầu gia hạn của bạn.
Nếu bạn muốn nộp đơn xin gia hạn, bạn cần điền vào Mẫu IRS 8809 trước hạn chót ngày 31 tháng 1. Việc gia hạn chỉ cung cấp cho bạn 30 ngày.
Nộp A-2 và W-3
Các công ty thường chỉ gửi các mẫu MISC-1099 nếu họ đang trả cho nhà thầu hơn 600 đô la cho công việc của họ. Đây là trường hợp đối với W-2, không có yêu cầu nộp tối thiểu. Mọi chủ nhân đều phải nộp W-2 cho một nhân viên, ngay cả khi họ không kiếm đủ tiền lương để yêu cầu họ khai thuế.
Mặt khác, các nhà tuyển dụng don luôn luôn cần điền vào mẫu W-3. Điều này thực sự chỉ dành cho những người nộp đơn qua thư. Nếu bạn gửi các mẫu đơn nhân viên W-2 của bạn bằng điện tử cho Cơ quan An sinh Xã hội và IRS, bạn không cần phải gửi W-3. Nộp đơn trực tuyến là một yêu cầu cho bất cứ ai có hơn 250 nhân viên.
