Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân mạnh mẽ cung cấp nền tảng cho giao tiếp kinh doanh hiệu quả. Tuy nhiên, hai loại giao tiếp khác nhau ở mọi thứ, từ khán giả đến thử thách. Để thành thạo giao tiếp kinh doanh, bạn cần tinh chỉnh các kỹ năng giao tiếp bạn sử dụng hàng ngày để phù hợp với đối tượng chuyên nghiệp và thường đa dạng.
Thính giả
Giao tiếp giữa các cá nhân thường là một đối một - một cuộc trò chuyện với bạn bè hoặc thành viên gia đình, hoặc hàng xóm hoặc đồng nghiệp, chẳng hạn. Với giao tiếp kinh doanh, đối tượng của bạn thường lớn hơn nhiều và có thể bao gồm một vài đồng nghiệp, tất cả các cổ đông của công ty bạn hoặc thậm chí hàng ngàn khách hàng tiềm năng. Và nó thường bao gồm những người bạn chưa từng gặp và có thể không bao giờ gặp, chẳng hạn như nhân viên tại một văn phòng hoặc bộ phận khác.
Kết cấu
Giao tiếp kinh doanh chính thức và có cấu trúc hơn so với giao tiếp giữa các cá nhân, và cũng đa dạng hơn, bao gồm thư, tài liệu quảng cáo, thông cáo báo chí, trang web của công ty, trang web mạng xã hội và podcast. Phong cách được sử dụng cho mỗi khác nhau rất lớn, vì vậy giao tiếp kinh doanh hiệu quả đòi hỏi phải hiểu sự khác biệt đôi khi tinh tế giữa nhiều loại. Giao tiếp giữa các cá nhân có thể bao gồm thư hoặc e-mail, nhưng thường đề cập đến các cuộc gọi điện thoại hoặc các cuộc trò chuyện trực tiếp.
Ý định
Giao tiếp giữa các cá nhân thường giản dị hơn giao tiếp kinh doanh. Mặc dù giao tiếp giữa các cá nhân đôi khi được sử dụng để thuyết phục, chẳng hạn như yêu cầu sếp của bạn tăng lương, nói chung mục tiêu là chia sẻ thông tin. Giao tiếp kinh doanh, tuy nhiên, có một mục tiêu được xác định rõ ràng hơn. Ví dụ, với một cuốn sách nhỏ, bạn có thể cố gắng thuyết phục khách hàng tiềm năng thuê bạn. Một bản ghi nhớ tương tác có thể cố gắng thuyết phục nhân viên tham gia một buổi đào tạo hoặc tình nguyện cho một người gây quỹ. Thông cáo báo chí có thể nhằm cải thiện hình ảnh của công ty hoặc tạo nhận thức cho các sản phẩm, dịch vụ hoặc sự tham gia của cộng đồng. Sổ tay đào tạo hoặc sổ tay nhân viên chuẩn bị nhân viên mới cho công việc, giúp nhân viên hiện tại học các kỹ năng mới và đảm bảo mọi người tuân thủ chính sách của công ty.
Ảnh hưởng văn hóa
Giao tiếp kinh doanh dễ bị hiểu lầm về văn hóa, bởi vì bạn ít hiểu biết hơn về người mà bạn đang giao tiếp. Bạn có thể cần giao tiếp với nhân viên hoặc người tiêu dùng từ các nền văn hóa khác nhau và hiểu được những khác biệt này là rất quan trọng để giao tiếp với họ. Trong bài viết "3 bước đơn giản để truyền thông toàn cầu hiệu quả", nhà tư vấn kinh doanh và truyền thông Gary Muddyman khuyên tư vấn cho các nhà truyền thông địa phương ở mỗi quốc gia để giúp bạn hiểu được sự khác biệt về giao tiếp văn hóa.
Thử thách
Với giao tiếp giữa các cá nhân, bạn không thể chỉnh sửa và sửa đổi các từ của mình. Giao tiếp kinh doanh thường được viết, cho phép thời gian để tìm các từ và cụm từ ngắn gọn nhất. Tuy nhiên, với giao tiếp kinh doanh, bạn phải đối mặt với một thách thức chỉ là thu hút và giữ sự chú ý của khán giả. Bản ghi nhớ của bạn có thể cạnh tranh với các thư kinh doanh, trang web, thậm chí tạp chí khác và bạn không thể luôn biết loại phản hồi nào nhận được. Với giao tiếp giữa các cá nhân, người đó thường ở ngay trước mặt bạn, vì vậy bạn có lợi ích về ngôn ngữ cơ thể, nét mặt và giọng nói.
