Luật lao động liên bang yêu cầu người sử dụng lao động giữ hồ sơ chính xác về giờ làm việc của nhân viên. Yêu cầu nhân viên theo dõi giờ của họ bằng thẻ thời gian, cho dù bằng cách sử dụng đồng hồ thời gian hoặc tài liệu viết tay, yêu cầu chủ lao động tuân thủ một số quy tắc được nêu trong Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng (FLSA).
Lưu trữ hồ sơ
Thông tin được ghi trên thẻ thời gian của nhân viên được xem như một tài liệu chính thức. Thông tin chính xác cần được lưu giữ trong hồ sơ không được nêu rõ, tuy nhiên, Bộ Lao động Hoa Kỳ đề nghị bao gồm toàn bộ ngày làm việc với thời gian và thời gian được liệt kê rõ ràng, cùng với tổng số giờ làm việc mỗi ngày. Thẻ thời gian cho mỗi nhân viên nên được lưu giữ trong hồ sơ ít nhất hai năm. Bộ Lao động yêu cầu người sử dụng lao động giữ tài liệu lưu trữ có sẵn để kiểm tra. Giữ hồ sơ ở nơi dễ truy cập vì bạn có thể được yêu cầu cung cấp thêm thông tin dựa trên dữ liệu được liệt kê trên mỗi thẻ thời gian. Giữ một bản ghi nhân viên trong hai năm ngay cả khi người đó không còn làm việc cho bạn nữa.
Tăng ca
Lưu giữ hồ sơ chính xác về số giờ làm việc bằng cách sử dụng thẻ thời gian là điều cần thiết để xác định xem nhân viên của bạn có được trả lương ngoài giờ hay không. Công nhân được trả thêm tiền cho bất kỳ giờ nào được báo cáo trên thẻ thời gian vượt quá 40 trong một tuần làm việc nhất định. FLSA mô tả một tuần làm việc là bảy ngày liên tục 24 giờ, có thể bắt đầu vào bất kỳ ngày nào trong tuần bạn chọn hoặc tổng cộng 168 giờ liên tục. Một nhân viên phải được trả lương, tối thiểu, tỷ lệ 1 1/2 lần bất kể mức lương bình thường hàng giờ của họ là bao nhiêu cho mỗi giờ làm thêm. Một số công nhân được miễn các quy tắc làm thêm giờ, chẳng hạn như một số loại nhân viên bán hàng, nhân viên điều hành và chuyên nghiệp, công nhân nông trại và những người khác. Xem liên kết được cung cấp trong phần tài nguyên dưới đây để biết thêm thông tin về miễn trừ nhân viên.
Chính sách bằng văn bản
Phát triển các tiêu chuẩn mà bạn mong đợi nhân viên của mình tuân thủ khi ghi lại số giờ họ làm việc, như thời gian bắt đầu và nghỉ việc chính xác, số giờ họ phải làm việc mỗi ngày và thời gian nghỉ là bao nhiêu. Hãy chắc chắn rằng mỗi công nhân biết rằng việc ghi sai giờ họ đã làm việc hoặc cố tình đấm thẻ thời gian của đồng nghiệp, đều bị cấm. Đánh vần những hành động kỷ luật bạn sẽ thực hiện nếu các thủ tục này không được tuân thủ, lên đến và bao gồm cả việc chấm dứt có thể. Trong trường hợp một nhân viên thách thức bạn một cách hợp pháp về thời gian họ được trả tiền, việc có các hướng dẫn giải thích thủ tục ghi chép thời gian làm việc của bạn sẽ giúp ích rất nhiều cho việc tranh luận của bạn.
