Cụm từ Ghi nhớ nội bộ, viết tắt là cụm từ ghi nhớ nội bộ của Hồi giáo. Ghi nhớ nội bộ được sử dụng để truyền bá thông tin cũng như đưa ra yêu cầu hàng loạt của mọi người trong một công ty, bộ phận hoặc nhóm. Ghi nhớ nội bộ gây chú ý cho các vấn đề và chúng giải quyết các vấn đề trong vô số các chức năng hữu ích khác trong một tổ chức.
Lời khuyên
-
Khi viết một bản ghi nhớ nội bộ, hãy giữ nó đơn giản và đi thẳng vào vấn đề.
Tại sao bạn nên viết một bản ghi nhớ nội bộ?
Một bản ghi nhớ nội bộ là một cách hiệu quả để tiếp cận nhiều người trong một tổ chức một cách nhanh chóng và hiệu quả. Với một bản ghi nhớ bạn có thể dễ dàng làm như sau:
- Làm rõ hoặc phân tích một chủ đề.
- Kiến nghị.
- Đặt lời nhắc.
- Đưa ra hướng dẫn.
- Truyền vật liệu.
- Thông báo.
- Phát hành báo cáo.
- Yêu cầu đóng góp.
- Yêu cầu phê duyệt.
Chìa khóa cho một bản ghi nhớ nội bộ hiệu quả là giữ cho nó đơn giản. Thông điệp của bạn phải được súc tích và được gửi trong một định dạng không phức tạp để có được thông điệp rõ ràng. Một mẫu ghi nhớ nội bộ có thể được gửi kết quả của một cuộc khảo sát trên toàn công ty về các bữa ăn trưa tại quán cà phê và thực đơn mới, được cải tiến.
Làm thế nào để bạn định dạng một bản ghi nhớ nội bộ?
Bạn có thể nhanh chóng tạo mẫu ghi nhớ trong Word hoặc tìm mẫu ghi nhớ nội bộ trực tuyến. Tiêu đề của một bản ghi nhớ nội bộ có bốn thành phần chính. Đầu tiên là người nhận hoặc người nhận bản ghi nhớ, trước đó là bởi LÊN ĐẾN. Thứ hai là nguồn của bản ghi nhớ, trước đó là từ TỪ TỪ. Thứ ba là ngày, trước đó là trước DATE, và thành phần thứ tư là chủ đề của bản ghi nhớ, trước đó là ĐỐI TƯỢNG.
Bạn nên sử dụng tiêu đề và tên thích hợp của người nhận. Ví dụ: nếu Tom Maxwell là chủ tịch, thì anh ta nên được liệt kê là Chủ tịch của Tom Tom Maxwell, Chủ tịch. Nếu có quá nhiều tên, bạn có thể sử dụng mật vụ của All All Staff, hoặc phòng của Trưởng phòng vì sự ngắn gọn. Bạn cũng nên xác định mình là nguồn của bản ghi nhớ. Tên và tiêu đề của bạn tuân theo tiêu đề CÙNG TỪ. Bạn không phải đăng nhập vào cuối bản ghi nhớ nhưng có thể thêm tên viết tắt bên cạnh tên của bạn dưới dạng xác thực.
Chủ đề của bản ghi nhớ nên được mô tả về nội dung của nó. Thay vì sử dụng các thuật ngữ chung như Chính sách của MSN, bạn nên viết một cụm từ ngắn như Chính sách mới có hiệu lực từ ngày 1 tháng 6 năm 2018.
Làm thế nào để bạn viết thông điệp của một bản ghi nhớ nội bộ?
Mẫu ghi nhớ trong Word có thể cung cấp cho bạn lời khuyên định dạng, nhưng nó sẽ không cung cấp cho bạn lời khuyên về nội dung. Như một quy tắc luôn luôn súc tích. Bản ghi nhớ nội bộ của bạn nên có phần giới thiệu một đoạn trong đó nêu rõ mục đích của bản ghi nhớ. Sau đó, bạn nên mô tả những gì nhắc nhở ghi nhớ. Chỉ tập trung vào những gì người nhận cần biết và bất kỳ hành động nào họ cần thực hiện để đáp lại bản ghi nhớ. Vẫn không chắc chắn những gì để viết? Thực hiện theo mẫu ghi nhớ nội bộ này dưới đây:
Ngày: 1 tháng 12 năm 2018
Từ: Maria Ruben
Kính gửi: Nhân viên
Re: Giờ mới có hiệu lực từ ngày 1 tháng 1 năm 2019
Mục đích của bản ghi nhớ này là để cảnh báo cho nhân viên rằng giờ của phòng tập thể dục của công ty đang thay đổi. Sau khi yêu cầu từ nhiều nhân viên, chúng tôi đã quyết định kéo dài thời gian ngoài giờ hành chính thông thường cho những người cuối cùng có thể làm thêm giờ trong dự án phát triển mới. Phòng tập thể dục sẽ mở cửa từ 6 giờ sáng đến 11 giờ tối. Xin vui lòng cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc ý kiến.
Maria Ruben
Giám đốc nhân sự cấp cao
Luôn đảm bảo kết thúc bản ghi nhớ của bạn trên một ghi chú lịch sự và đề nghị giúp đỡ, nếu cần. Kết thúc bản ghi nhớ nội bộ của bạn bằng một bản tóm tắt ngắn gọn, nhắc lại những điểm quan trọng và kết thúc bằng lời kêu gọi hành động.
Cho dù bản ghi nhớ đang cung cấp tin tốt hay xấu, tốt nhất là luôn luôn lịch sự, chính xác, đến mức và cung cấp hỗ trợ cho những nhân viên chăm chỉ có thể cần nó. Nếu bạn đang vật lộn với định dạng hoặc từ ngữ, hãy thử xem một số mẫu ghi nhớ trực tuyến cho Word và đi từ đó.
