Giống như rất nhiều lĩnh vực của cuộc sống hiện đại, máy tính đã thay đổi cách thức kế toán được thực hiện, cả về tài chính cá nhân và cho các doanh nghiệp nhỏ và lớn. Thay vì thực hiện vô số các mục nhập thủ công và thực hiện tính toán bằng tay, máy tính đã tự động thực hiện nhiều quy trình kế toán một khi dữ liệu cơ bản được nhập. Nhưng kế toán trên máy vi tính không phải là không có nhược điểm, và cả hai ưu và nhược điểm nên được xem xét trước khi sử dụng kế toán trên máy vi tính.
Tăng năng suất
Máy tính nổi tiếng về hiệu quả, và kế toán cũng không ngoại lệ cho quy tắc này. Việc sử dụng kế toán trên máy vi tính giúp loại bỏ các mục trùng lặp, sổ cái viết tay và ghi chú và tính toán thủ công, tiết kiệm thời gian của nhân viên và cho phép cùng một nhân viên xử lý số lượng giao dịch và báo cáo lớn hơn.
Tạo báo cáo tự động
Thay vì buộc phải tạo báo cáo tài chính tiêu chuẩn bằng tay mỗi khi họ cần, kế toán trên máy vi tính cung cấp việc tạo gần như ngay lập tức các báo cáo chuẩn như số dư tài khoản, số dư dùng thử, sổ cái chung, báo cáo lãi lỗ và các yêu cầu báo cáo điển hình khác.
Độ chính xác nâng cao
Bởi vì rất nhiều tính toán được yêu cầu cho kế toán chính xác, máy tính là một giải pháp lý tưởng cho lỗi của con người. Mặc dù lỗi vẫn có thể được thực hiện khi nhập dữ liệu, các tính toán của máy tính sẽ tăng độ chính xác và độ tin cậy của các báo cáo của công ty.
Tính linh hoạt và kịp thời
Kế toán trên máy vi tính vượt trội trong việc thao túng dữ liệu và cung cấp sự linh hoạt trong báo cáo và phân tích dữ liệu mà kế toán thủ công không thể phù hợp. Hơn nữa, miễn là dữ liệu được nhập một cách kịp thời, các báo cáo cập nhật có thể được tạo ngay lập tức kết hợp với thông tin mới nhất của công ty.
Dễ bảo vệ dữ liệu
Trong trường hợp dữ liệu bị hỏng hoặc báo cáo bị hỏng hoặc bị mất, kế toán trên máy vi tính cung cấp khôi phục ngay lập tức từ bản sao lưu, đảm bảo rằng thông tin quan trọng không bị mất. Sao lưu kỹ thuật số có thể được duy trì tại chỗ hoặc ngoài trang web để bảo vệ thêm thông tin quan trọng.
Sự hài lòng của nhân viên
Bằng cách loại bỏ phần lớn công việc thường ngày liên quan đến kế toán thủ công, kế toán trên máy vi tính cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ trên phạm vi rộng hơn và giảm thiểu thời gian thực hiện các công việc nhàm chán, lặp đi lặp lại như tính toán thủ công. Kết quả là, nhân viên có thể mong đợi sự hài lòng công việc lớn hơn.
Chi phí ban đầu
Mặc dù có nhiều ưu điểm, một nhược điểm của kế toán trên máy vi tính là chi phí ban đầu để thiết lập hệ thống. Trong khi giá máy tính đã giảm đáng kể sau năm năm, phần mềm kế toán vẫn còn đắt đỏ và có thể có giá hàng ngàn đô la.
Huấn luyện nhân viên
Hệ thống kế toán trên máy vi tính cũng yêu cầu đào tạo phần mềm cụ thể cho nhân viên, phát sinh thêm chi phí đào tạo cho doanh nghiệp và kéo dài thời gian cần thiết để triển khai hệ thống trước khi có thể sử dụng.
độ tin cậy
Các hệ thống kế toán trên máy vi tính về bản chất dễ bị tổn thương trước các vấn đề như virus máy tính, sự cố mất điện và lỗi phần cứng có thể ảnh hưởng đến độ tin cậy và tính sẵn có của hệ thống. Sửa lỗi máy tính sẽ mất thời gian và năng suất.
Vấn đề triển khai
Khó khăn đáng kể cho doanh nghiệp có thể xuất phát từ bất kỳ thất bại nào trong việc thiết lập đúng phần mềm kế toán hoặc chọn gói phần mềm sai để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.Báo cáo không đầy đủ hoặc không chính xác có thể dẫn đến, đòi hỏi mất thời gian để khắc phục sự cố hoặc triển khai một giải pháp phần mềm mới.
