Bất cứ ai cũng có thể đánh giá cao cảnh tượng của một giám đốc điều hành cấp cao, bận rộn, ngồi sau một chiếc bàn lớn mà không có quá nhiều mảnh giấy - chứ đừng nói đến một hạt bụi - trong tầm mắt. Xuất hiện thực tế, đối với giám đốc điều hành đó có lẽ cũng bận rộn như bạn nhưng anh ấy đã tìm ra cách để tổ chức khối lượng công việc văn phòng của mình. Bạn cũng có thể, miễn là bạn phát triển một hệ thống phù hợp với bạn. Điều này có thể có nghĩa là sử dụng một số kỹ thuật đã cố gắng và thực tế trong khi loại bỏ những người khác.Giống như giám đốc điều hành cấp cao đó, hãy nhớ rằng bạn có trách nhiệm và nó sẽ xử lý bạn để giành quyền kiểm soát khối lượng công việc của bạn trước khi nó chiếm quyền kiểm soát bạn.
Thiết lập một hệ thống lưu trữ - điện tử và giấy - để bạn có thể nhanh chóng phân phát thông tin một khi bạn đã xem xét xong. Nhiều chuyên gia kinh doanh là những người xếp chồng bậc thầy, có nghĩa là họ có xu hướng tích lũy những đống giấy cuối cùng áp đảo họ. Thực hiện một cam kết để làm việc trên một dự án và sau đó, khi bạn hoàn thành, hãy nhanh chóng gửi nó đi. Đối với các tệp giấy, hãy thiết lập một hệ thống tệp được mã hóa màu, với mỗi màu biểu thị một thông điệp có ý nghĩa đối với bạn. Ví dụ, triển khai hệ thống phân cấp ba màu, trong đó màu xanh lá cây có nghĩa là mức độ ưu tiên cao, màu vàng có nghĩa là mức độ ưu tiên vừa phải và màu đỏ có nghĩa là mức độ ưu tiên thấp. Hoặc, để giảm số lượng tệp trên bàn của bạn, hãy sử dụng hệ thống hai màu. Thực hiện theo cùng một logic để tạo ra một hệ thống nộp đơn máy tính.
Tạo một danh sách việc cần làm hàng ngày và luôn luôn mang theo bên mình để giúp bạn tập trung và theo dõi. Bỏ qua các nhiệm vụ khi bạn hoàn thành chúng. Tương tự như vậy, luôn luôn giữ một lịch với bạn, tham khảo chéo hai khi cần thiết. Xem lại danh sách việc cần làm của bạn vào cuối mỗi ngày và đầu mỗi ngày mới để củng cố nghĩa vụ hàng ngày của bạn trong tâm trí.
Thiết lập giới hạn thời gian và thời hạn cho từng nhiệm vụ này, lạc quan nhưng cũng thực tế. Đặc biệt thận trọng về thời gian bạn phân bổ để đọc và trả lời email, vì nó rất dễ bị cuốn vào cơn lốc email "tốn thời gian". Tag Tag email của bạn với các tin nhắn ưu tiên cao của Nott để giúp tập trung nỗ lực của bạn - và sau đó quyết định có trả lời cho phù hợp hay không.
Bắt đầu các cuộc gọi điện thoại và các cuộc họp với ước tính thời lượng của chúng - sau đó xem đồng hồ và bám sát kế hoạch. Mọi người sẽ tôn trọng kỷ luật của bạn nếu bạn nói điều gì đó như: Như tôi biết tất cả chúng ta đều bận rộn, hãy để cố gắng hết sức để giữ cuộc gọi này hoặc cuộc họp đến 30 phút.
Đặt ranh giới cho đồng nghiệp, những người có thể cố gắng bắt giữ bạn trong một bữa trưa kéo dài hoặc một cuộc trò chuyện kéo dài về cuộc hẹn hò tồi tệ của họ vào đêm hôm trước. Mặc dù một số tương tác xã hội rất quan trọng để xây dựng mối quan hệ giữa các đồng nghiệp, nhưng hãy cẩn thận rằng nó không ra khỏi tầm tay và ném một đường cong vào ngày làm việc có cấu trúc tốt của bạn.
Xem xét lại đa nhiệm. Bạn có thể nghĩ rằng nói chuyện qua điện thoại, viết email và xem xét đề xuất tiếp thị khiến bạn trở thành một nhân viên siêu hạng, nhưng thực tế, bạn có thể đang khuếch tán sự chú ý của mình và thay vào đó là phản tác dụng. Nếu bạn phải, buộc bản thân phải tập trung sự chú ý vào một nhiệm vụ tại một thời điểm và so sánh kết quả với chế độ đa nhiệm để sắp xếp khối lượng công việc của bạn.
Đánh giá khối lượng công việc hiện tại của bạn trước khi đồng ý đảm nhận trách nhiệm mới. Mặc dù nhiều nhân viên cho rằng họ nên bước lên và không bao giờ nói không với những yêu cầu như vậy, hãy cân nhắc cẩn thận xem bạn có thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ hay không và liệu chúng có thể được thực hiện theo tiêu chuẩn cao của riêng bạn hay không.
Tham khảo ý kiến của người giám sát của bạn để đảm bảo rằng bạn đang đi đúng hướng với kế hoạch của bạn để sắp xếp khối lượng công việc văn phòng của bạn. Xem lại kế hoạch hành động của bạn và yêu cầu phản hồi.
