Các công ty thông minh tận dụng các nguồn tài nguyên Internet để tăng doanh thu và cắt giảm chi phí. Các doanh nghiệp có thể giảm đáng kể bưu chính, giấy, máy in và chi phí đi lại bằng cách tận dụng phần mềm trực tuyến và tự động hóa dựa trên Internet. Việc sử dụng các tùy chọn viễn thông trực tuyến có thể giúp một công ty giảm số lượng đường dây điện thoại và kết hợp với máy fax.
Hệ thống điện thoại
Gói viễn thông kinh doanh truyền thống bao gồm kết nối điện thoại cố định và dịch vụ fax. Tuy nhiên, kết nối Internet cung cấp cho doanh nghiệp các lựa chọn thay thế rẻ hơn cho nhu cầu viễn thông. Các doanh nghiệp có thể sử dụng tiếng nói ít tốn kém hơn qua IP, hoặc VoIP, thay vì điện thoại cố định truyền thống.Theo VirtualPBX, chi phí trung bình của một dòng điện thoại kinh doanh truyền thống là 40 đến 60 đô la một tháng, trong khi các ngành kinh doanh VoIP có thể thấp đến 20 đô la một tháng. Các doanh nghiệp thường có thể mua VoIP thông qua công ty cung cấp dịch vụ Internet của họ hoặc họ có thể mua từ bên thứ ba. Thay vì trả tiền cho một đường dây fax và máy fax bổ sung, các doanh nghiệp có thể gửi fax qua Internet bằng các dịch vụ fax trực tuyến chi phí thấp hơn.
Văn phòng không giấy tờ
Thay vì duy trì một tệp vật lý cho mọi tài liệu, bạn có thể tiết kiệm tiền và dung lượng bằng cách chuyển sang hệ thống lưu trữ không cần giấy tờ. Các doanh nghiệp có thể tạo và duy trì một hệ thống tệp ảo có trật tự trên các ổ đĩa mạng hoặc mạng nội bộ của công ty. Ít tập tin vật lý hơn có nghĩa là mua ít hơn cho giấy, mực, bảo trì máy in và tủ hồ sơ. Ngoài việc tiết kiệm chi phí, một văn phòng không giấy tờ giúp nhân viên ngoại vi dễ dàng truy cập thông tin hơn và giảm nguy cơ mất tài liệu hoặc thất lạc.
Ít thư hơn
Giữa tiếp thị qua thư, thông tin liên lạc của khách hàng và hóa đơn thông thường, chi phí bưu chính có thể tăng lên. Thay vì thư vật lý, hãy cam kết giữ liên lạc trực tuyến bất cứ khi nào có thể. Liên hệ với khách hàng có thể được thực hiện thông qua các vụ nổ email và hầu hết các nhà cung cấp đều vui lòng nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng trực tuyến hoặc chuyển khoản ngân hàng. Đăng ký thanh toán hóa đơn tự động có thể tiết kiệm thời gian cho nhân viên kế toán và giảm thiểu cơ hội thanh toán trễ.
Kết nối ảo
Kinh doanh không cần thiết có thể nhanh chóng đào sâu vào dòng dưới cùng của bạn. Hầu hết các chuyến đi kinh doanh có nghĩa là mất năng suất và hoàn trả cho nhân viên số dặm, khách sạn và các bữa ăn. Thay vì ra khỏi cửa để gặp gỡ khách hàng, hãy tận dụng phần mềm họp trực tuyến để kết nối với họ từ văn phòng. Nhân viên thậm chí có thể tham gia các hội thảo và đào tạo trực tuyến một cách thoải mái trên bàn làm việc của họ.
