Các cuộc họp của ủy ban đóng một vai trò quan trọng trong việc điều hành cả các doanh nghiệp phi lợi nhuận và vì lợi nhuận. Trong khi một số ủy ban hoạt động trên cơ sở không chính thức, với các cuộc họp thành viên khi cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể, các ủy ban khác lại trang trọng hơn. Một số có trách nhiệm pháp lý cho những việc như kiểm toán tài chính, lựa chọn điều hành, chào bán cổ phiếu, phê duyệt thành viên và giám sát an toàn. Các ủy ban này có nhiều khả năng áp dụng cấu trúc cuộc họp chính thức bằng cách sử dụng các giao thức như Quy tắc đặt hàng của Robert hoặc các quy tắc tương tự.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Chương trình nghị sự
-
Phút
Chuẩn bị và gửi một chương trình nghị sự bằng văn bản ít nhất một tuần trước cuộc họp của ủy ban. Mọi người trong ủy ban cần có thời gian để xem xét chương trình nghị sự và chuẩn bị cho các chủ đề sẽ được thảo luận trong cuộc họp.
Gọi cuộc họp để đặt hàng đúng giờ. Điều này thường được thực hiện bởi chủ tịch ủy ban. Thư ký sẽ lưu ý tất cả những người có mặt tại cuộc họp trong khi mất vài phút. Gọi cuộc họp để đặt hàng đúng giờ khuyến khích mọi người xuất hiện đúng giờ và thể hiện sự tôn trọng đối với tất cả các thành viên ủy ban và thời gian của họ.
Phân phối các bản sao của chương trình nghị sự và bất kỳ báo cáo nào sẽ được trình bày trong cuộc họp. Nếu ủy ban họp trên cơ sở liên tục, hãy phân phối các bản sao biên bản cuộc họp trước. Dành thời gian cho các thành viên ủy ban để xem xét biên bản, chương trình nghị sự và các báo cáo khác. Hỏi xem có bất kỳ ý kiến về biên bản của cuộc họp trước và sau đó hỏi nếu có một chuyển động và một giây để chấp nhận biên bản.
Thực hiện theo thứ tự của chương trình nghị sự để bao gồm từng mục trong cuộc họp. Cho phép các chuyển động được thực hiện có liên quan đến mục chương trình nghị sự đang thảo luận. Nhận ra từng thành viên muốn nói trên một chuyển động. Cho phép một người nói tại một thời điểm và cho mỗi người một cơ hội để được lắng nghe, nếu khả thi. Gọi để bỏ phiếu về chuyển động khi cuộc thảo luận đã được hoàn thành. Trong một số trường hợp, các thành viên sẽ đề xuất sửa đổi và chủ tịch ủy ban sẽ kêu gọi bỏ phiếu về các sửa đổi trước khi chuyển động.
Kết thúc cuộc họp khi chương trình nghị sự đã hoàn thành hoặc khi thời gian kết thúc dự kiến của cuộc họp đến. Chủ tịch ủy ban có thể hoãn lại một cuộc họp mà không có chuyển động, thứ hai hoặc bỏ phiếu. Thư ký ghi lại bất kỳ hoạt động kinh doanh không hoàn chỉnh nào để có thể đưa nó vào chương trình nghị sự của cuộc họp tiếp theo.
Lời khuyên
-
Hầu hết các cuộc họp ủy ban chính thức yêu cầu một đại biểu thành viên phải có mặt để cuộc họp có hiệu lực. Nội quy của tổ chức sẽ xác định cách đạt được một đại biểu. Nó thường là ít nhất một nửa số thành viên.
