Các buổi họp giao ban nhân viên theo lịch trình thường xuyên là một công cụ truyền thông thiết yếu. Thay vì dựa vào các bản ghi nhớ hoặc email, bạn đã thực hiện một cách tiếp cận trực diện. Điều này không chỉ cung cấp cơ hội để cung cấp thông tin liên quan, mà còn để trả lời các câu hỏi và làm rõ những hiểu lầm tiềm ẩn. Tuy nhiên, không giống như các loại cuộc họp khác, các cuộc họp giao ban thường tập trung vào các hoạt động kinh doanh hoặc dự án và kéo dài không quá 15 phút đến 30 phút.
Quy tắc cơ bản
Mặc dù các phiên họp giao ban thường không chính thức, các quy tắc cơ bản để thực hiện tốt và giao tiếp vẫn nên được áp dụng. Khung thời gian ngắn làm cho việc thiết lập các quy tắc đảm bảo người khác lắng nghe khi ai đó đang nói là rất quan trọng, giúp truyền thông đến điểm chính và chuyên nghiệp, và điều đó khuyến khích các câu hỏi và phản hồi hiệu quả. Ngoài ra, vì các phiên họp ngắn tập trung vào việc cung cấp các cập nhật và thông tin liên quan khác, các nhân viên nên hiểu rằng đây không phải là nơi tranh luận về các chính sách hoặc quyết định của công ty.
Làm việc từ một chương trình nghị sự được xác định trước
Chuẩn bị một chương trình nghị sự ngay trước khi cuộc họp giao ban bắt đầu. Điều này là cần thiết để đảm bảo cuộc họp bao gồm cả các mục tiêu chuẩn và bất kỳ tin tức nóng hổi nào. Ví dụ, một chương trình nghị sự cho một cuộc họp giao ban nhân viên trước ca có thể bao gồm phân công công việc, điều chỉnh lịch trình và thông tin về các sự kiện diễn ra trong ca làm việc trước đó. Bạn có thể phân phối chương trình nghị sự hoặc yêu cầu nhân viên ghi chép. Mục tiêu là để giữ cho bạn đi đúng hướng và đảm bảo rằng cuộc họp ngắn có lợi.
Bắt đầu với một Bang
Dành hai phút đầu tiên của mỗi cuộc họp giao ban năng lượng và động viên nhân viên. Bắt đầu với các thông báo tin tức tốt, chẳng hạn như chúc mừng nhóm đã đạt được mục tiêu bán hàng vào ngày hôm trước, chào đón một nhân viên mới hoặc thông báo ngày cho một ngày đánh giá cao nhân viên. Theo Albert Mensah, một huấn luyện viên và tác giả chuyên nghiệp, những gì bạn nói về isn Khăn cũng quan trọng như việc nó có tạo ra hiệu ứng động lực hay không.
Câu hỏi dành cho sự kết thúc
Dành phần lớn thời gian để phân phối thông tin. Nói với các nhân viên rằng bạn sẽ đặt câu hỏi và làm rõ thông tin vào cuối, không phải trong cuộc họp. Điều này rất quan trọng để đảm bảo bạn luôn ở trong khung thời gian và khiến mọi người tập trung chú ý vào thông tin trong tay. Nếu bạn không thể trả lời một câu hỏi ngay lập tức, hãy nhận câu trả lời sau khi cuộc họp kết thúc và theo dõi càng sớm càng tốt, đặc biệt là đối với các câu hỏi nhạy cảm với thời gian.
