Các biện pháp vắng mặt thường xem xét lượng thời gian nhân viên không có sẵn cho công việc so với số giờ có sẵn cho công việc trong thời gian nghiên cứu. Tuy nhiên, định nghĩa "không khả dụng" rất khác nhau, và một số công ty bao gồm các kỳ nghỉ và nghỉ dài hạn trong khi các công ty khác chỉ tính các lá ngắn hạn đột xuất. Bất kể phương pháp tính toán, không thể chối cãi rằng sự vắng mặt có ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, đơn giản vì thực tế là nhân viên không có mặt để thực hiện nhiệm vụ của họ. Các công ty cũng đã đưa ra giả thuyết rằng sự vắng mặt thể hiện một vấn đề tiềm ẩn trong nhóm làm việc.
Liệt kê những sự vắng mặt cụ thể mà bạn sẽ đưa vào tính toán. Quyết định xem có nên theo dõi sự vắng mặt theo lịch trình - chẳng hạn như kỳ nghỉ - hoặc chỉ vắng mặt ngắn hạn, vắng mặt đột xuất. Xác định xem bạn sẽ bao gồm các lá dài hạn hoặc được bảo vệ - chẳng hạn như những lá được quy định trong Đạo luật nghỉ phép y tế gia đình - lá khuyết tật dài hạn, lá mang thai hoặc lá bồi thường cho công nhân trong tính toán.
Thu thập dữ liệu về sự vắng mặt trong khoảng thời gian xác định trước, chẳng hạn như một tháng theo lịch hoặc năm tài chính trước đó, chẳng hạn. Ở một số công ty, các báo cáo được tạo tự động nên có sẵn thông qua hệ thống thời gian và tham dự. Trong các công ty nhỏ hơn - những công ty không dựa vào hệ thống bảng lương được vi tính hóa để xử lý sự vắng mặt - bạn sẽ cần xác minh hồ sơ điểm danh cá nhân với người giám sát của mỗi nhân viên.
Tính số lượng nhân viên trung bình trên sổ sách trong khoảng thời gian được đề cập. Ví dụ: nếu bạn đang xem xét sự vắng mặt trong năm tài chính trước đó, hãy tính xem có bao nhiêu nhân viên trên sổ sách vào ngày đầu tiên của tháng mỗi tháng. Cộng các số liệu đó lại với nhau và chia chúng cho mười hai - số tháng - để có được số lượng nhân viên trung bình trong năm.
Nhân số nhân viên trung bình (E) với số ngày làm việc có sẵn (W) hoặc giờ, nếu bạn muốn theo dõi sự vắng mặt theo gia số hàng giờ. Thêm tổng số ngày - hoặc giờ - bị mất do vắng mặt trong khoảng thời gian định trước (A). Chia tổng số này cho số lượng nhân viên nhân với số giờ làm việc có sẵn để có tỷ lệ vắng mặt chung, như sau: A / (E x W).
Thực hiện tính toán vắng mặt cho các bộ phận khác nhau, phân loại nhân viên hoặc văn phòng khu vực, ví dụ. Theo dõi nếu tỷ lệ vắng mặt cho thấy mức độ vắng mặt cao bất thường trong một khu vực cụ thể.
Thực hiện tính toán vắng mặt thường xuyên và so sánh xu hướng với kết quả trong quá khứ để xác định xem đã có thay đổi đáng kể hay chưa.
Lời khuyên
-
Cung cấp cho các nhà quản lý và các nhà phân tích nhân sự định nghĩa đầy đủ về từng loại nghỉ phép. Điều này có thể giúp bạn có được dữ liệu chính xác vì mọi người đều hiểu những gì đang được tính.
Cảnh báo
Đừng cố so sánh kết quả của bạn với kết quả của một tổ chức hoặc trung bình ngành khác trừ khi bạn chắc chắn phương pháp tính toán và các loại nghỉ phép bao gồm giống nhau. Nếu không, bạn sẽ so sánh hai số liệu hoàn toàn riêng biệt và kết quả sẽ là vô nghĩa.
Xin lưu ý rằng một nhân viên có thể làm lệch kết quả một cách rõ rệt, đặc biệt là trong một nhóm làm việc nhỏ. Xác định - và xem xét sàng lọc ra - dị thường cực độ.
