Một lá thư khiển trách cho sự vắng mặt là một bước chính thức có thể dẫn đến chấm dứt, giáng chức hoặc giảm giờ làm việc. Bức thư chỉ ra rằng quản lý có những lo ngại nghiêm trọng về cam kết của nhân viên đối với công việc hoặc khả năng thực hiện nhiệm vụ một cách có trách nhiệm. Gõ thư trên tiêu đề thư của công ty và trao nó trong một phong bì dán kín sẽ thêm tác động. Mục tiêu là buộc nhân viên nhận ra rằng hồ sơ tham dự của mình phải được cải thiện.
Xem lại ghi chú của bạn để xác nhận rằng nhân viên đã nhận được lời khiển trách vì vắng mặt. Lưu ý ngày khiển trách bằng lời nói và phản hồi của nhân viên. Lưu ý nếu nhân viên hứa sẽ khắc phục vấn đề nhưng không thực hiện được.
Khiển trách nhân viên trong đoạn đầu của bức thư. Thông báo cho nhân viên rằng bức thư đang phục vụ như một sự khiển trách chính thức cho sự vắng mặt, và hành động khắc phục thêm là có thể nếu tình trạng này tiếp tục.
Chi tiết sự vắng mặt trong đoạn thứ hai. Sử dụng bảng chấm công hoặc hồ sơ được cung cấp bởi nguồn nhân lực để ghi chú những ngày nhân viên bỏ lỡ khi vắng mặt có lý do hoặc không có lý do. Nói với nhân viên tại sao sự vắng mặt thường xuyên có hại cho nhân viên và công ty. Giải thích rằng sự vắng mặt mãn tính làm cho đồng nghiệp của nhân viên mất niềm tin vào nhân viên, hoặc nó làm mất tiền của công ty vì mất sản xuất.
Đóng thư bằng cách giải thích những gì nhân viên phải làm để trở lại đúng hướng. Ví dụ, giải thích rằng trong sáu tháng tới, nhân viên phải yêu cầu nghỉ trước bằng văn bản. Cũng lưu ý rằng nhân viên phải cung cấp ghi chú của bác sĩ khi vắng mặt vì bệnh. Nói với nhân viên rằng việc không tuân thủ các quy tắc có thể dẫn đến việc sửa đổi kỷ luật nhiều hơn, lên đến và bao gồm cả việc chấm dứt. Trong đoạn cuối giới thiệu nhân viên đến các chương trình tư vấn nếu các vấn đề cá nhân hoặc gia đình tái diễn là lý do cho sự vắng mặt.
