Duy trì nghi thức kinh doanh đúng đắn rất quan trọng đối với các thư ký thường là người gây ấn tượng đầu tiên về doanh nghiệp hoặc một giám đốc điều hành mà khách hàng hoặc khách hàng có. Thực hành một vài quy tắc chung về nghi thức kinh doanh có thể giúp một thư ký tạo ấn tượng tích cực nhất về sếp và công ty của cô ấy.
Hạnh kiểm
Ứng xử chuyên nghiệp là bắt buộc khi làm việc hoặc khi đại diện cho sếp hoặc công ty của bạn tại các chức năng. Rất thường xuyên khách hàng hoặc các chuyên gia khác sẽ đánh đồng mức độ chuyên nghiệp của một giám đốc với thư ký của cô ấy nếu giám đốc điều hành không có mặt. Luôn trả lời điện thoại bằng một lời chào lịch sự, phù hợp với doanh nghiệp. Chào hỏi du khách với một nụ cười và lịch sự. Không có cảm xúc hoặc dễ dàng tức giận. Duy trì thái độ lịch sự, tôn trọng mọi lúc.
Trang phục
Nhiều công ty có một quy định trang phục kinh doanh quần áo được thực thi nghiêm ngặt. Ngay cả khi công ty của bạn không cung cấp quy định về trang phục như vậy, bạn nên luôn luôn xuất hiện sạch sẽ và kết hợp tốt với nhau. Không mặc quần áo bó sát hoặc để lộ. Hãy chắc chắn rằng tất cả các bộ quần áo và áo sơ mi được sạch sẽ và ủi đúng cách. Đừng mặc váy ngắn. Giày của bạn phải phù hợp với môi trường làm việc - không có giày thể thao hoặc dép xỏ ngón - và thoải mái khi làm việc. Nếu bạn làm việc trong môi trường công nghiệp, bạn có thể phải đi giày đế bằng, kín.
Địa chỉ chính thức
Một thư ký nên luôn luôn chính thức giải quyết cấp trên. Điều này thể hiện sự tôn trọng với người giám sát của bạn và giúp duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp. Không sử dụng tên của sếp khi ở trong không gian công cộng hoặc môi trường họp. Luôn sử dụng "Mr." hoặc "bà" khi giải quyết các giám đốc điều hành công ty khác. Nếu sếp của bạn yêu cầu một địa chỉ ngẫu nhiên hơn, chẳng hạn như sử dụng tên hoặc biệt hiệu của anh ta, chỉ sử dụng nó khi ở một nơi riêng tư hoặc không chính thức, chẳng hạn như trong văn phòng cá nhân của anh ta không có cấp trên khác.
Cơ quan
Một trong những chức năng quan trọng nhất của một thư ký là duy trì tổ chức. Đối với mục đích nghi thức kinh doanh, duy trì một không gian làm việc sạch sẽ, có tổ chức. Tránh tạo ra sự bừa bộn trên bàn làm việc hoặc trong khu vực làm việc của bạn. Nếu bạn làm việc trong một khu vực nơi khách hàng hoặc giám đốc điều hành khác có thể được yêu cầu chờ cuộc họp, hãy đảm bảo rằng khu vực đó cũng được tổ chức. Không để vật dụng cá nhân hoặc tạp chí nằm rải rác trong khu vực làm việc. Giữ tất cả các tập tin bí mật và các vật dụng cá nhân khỏi tầm nhìn của khách truy cập.
