Khi bạn kinh doanh ở nước ngoài, không chỉ cần nhận thức được sự khác biệt về văn hóa giữa các quốc gia, mà còn phải điều chỉnh phản ứng của chính bạn đối với những khác biệt đó cho phù hợp. Điều này đặc biệt đúng khi viết email cho một công ty Nhật Bản hoặc khách hàng tiềm năng kinh doanh mà ngôn ngữ chính không phải là tiếng Anh, vì ngay cả một kẻ giả mạo đơn giản cũng trở nên phức tạp hơn nhiều với rào cản ngôn ngữ. Bằng cách quan sát nghi thức email đúng của Nhật Bản trong môi trường kinh doanh, bạn chứng minh sự sẵn sàng hiểu văn hóa Nhật Bản và bằng cách mở rộng khả năng thích ứng của bạn với nhu cầu của công ty.
Tên
Gắn tên danh dự -san Giá sau tên của người nhận là phép lịch sự phổ biến, tương tự như việc gọi ai đó ở Mỹ là Mister hoặc Miss. Đừng kết hợp chúng, chẳng hạn như viết Mr. X-san, vì về cơ bản, đây là lời chào của người đọc với tên là Mister Mister X. Cũng nên nhớ rằng, ở Nhật Bản, tên được đặt và họ được viết theo thứ tự ngược lại với các đối tác phương Tây của họ - tên cuối cùng xuất hiện trước tên đầu tiên. Nếu bạn không chắc chắn tên nào là họ của người nhận, hãy tìm hiểu trước để tránh một lỗi phổ biến nhưng khó chịu.
Lịch sự
Các email kinh doanh tại Nhật Bản thường được viết bằng cách sử dụng hình thức ngôn ngữ lịch sự, đôi khi được gọi là ke keigo, trừ khi cả người gửi và người nhận đều biết rất rõ về nhau. Nếu bạn không chắc chắn có nên sử dụng keigo hay không, thì nên sử dụng nó cho đến khi người nhận của bạn nói với bạn rằng điều đó là không cần thiết.
Thực tế keigo được đánh giá cao và được coi là tiêu chuẩn cho bạn một dấu hiệu cho thấy sự lịch sự quan trọng như thế nào trong thư của bạn. Mặc dù các email thực sự ít trang trọng hơn một bức thư thông thường, một lời chào lịch sự trước khi đưa ra vấn đề trong tay là điều bình thường và thường được mong đợi. Ngay cả một cái gì đó nhỏ như tìm hiểu về thời tiết sẽ hoạt động trong trường hợp này.
Chuỗi
Nó thực sự được coi là thô lỗ ở Nhật Bản khi liên tục xử lý một thông điệp mới trên một tin nhắn cũ hơn, đến mức toàn bộ một chủ đề được tạo ra. Bạn có thể đã thấy điều này trên một hoặc hai diễn đàn, với các phản hồi sau thường trông giống như Re Re: re: re: re: chủ đề. Đây là một lựa chọn tốt hơn để tạo một email mới và tham khảo email trước đó trong một câu hoặc hai, để giữ cho email trông sạch sẽ và chuyên nghiệp.
Nhật Bản Vs. Anh
Nếu bạn cảm thấy đủ tự tin với các kỹ năng tiếng Nhật của mình để viết email hoàn toàn bằng ngôn ngữ, tùy chọn này sẽ giúp nhiều doanh nhân thoải mái. Mặc dù tiếng Anh là một môn học bắt buộc được dạy trong suốt nhiều năm tại các trường học ở Nhật Bản, nhưng ngay cả những người làm công ăn lương ở Nhật Bản luôn học ngôn ngữ ở cấp độ kinh doanh và họ không nói nó mỗi ngày trừ những trường hợp giao tiếp quốc tế là phổ biến. Nếu bạn tự tin hơn hoặc thích viết bằng tiếng Anh, hãy lưu ý trong email của bạn rằng giao tiếp trong tương lai sẽ diễn ra bằng tiếng Anh trừ khi người nhận yêu cầu họ bằng tiếng Nhật.
Lựa chọn thay thế Age Gap
Mặc dù thế hệ trẻ nói chung là hiểu biết nhiều về máy tính hơn, nhiều công ty Nhật Bản vẫn được dẫn dắt bởi những người lớn tuổi có thể không quen thuộc, hoặc thậm chí không thoải mái với email. Nếu bạn biết người nhận của bạn không quen thuộc với email, hãy thử viết một ghi chú ngắn bao gồm lời đề nghị nói sâu hơn qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp nếu có thể. Bằng cách này, bạn trao quyền quyết định cho người đọc của mình, đồng thời hiển thị sự lão luyện của chính bạn ở bất kỳ hình thức giao tiếp nào.
