Công ty của bạn đã mở rộng và bây giờ bạn có khách hàng và đối tác kinh doanh trên toàn thế giới. Trước khi bạn bắt đầu gửi thư kinh doanh quốc tế, hãy tìm hiểu thêm về nghi thức liên quan đến việc viết chúng. Khi được viết một cách thích hợp, thư kinh doanh của bạn sẽ dễ đọc và không vô tình xúc phạm các cộng sự kinh doanh từ các quốc gia khác.
Định dạng chữ cái đúng
Mặc dù bạn có một số tùy chọn cho định dạng thư của mình, định dạng khối được sử dụng phổ biến nhất cho các chữ cái doanh nghiệp, theo Purdue Writing Lab. Định dạng khối giữ cho tất cả các dòng của thư kinh doanh được căn trái với một dòng trống đầy đủ giữa mỗi đoạn.
Các yếu tố của một lá thư kinh doanh
Sử dụng cấu trúc chuyên nghiệp cho thư kinh doanh quốc tế của bạn. Nhập địa chỉ của bạn ở đầu trang theo sau ngày. Bên dưới đó, hãy nhập địa chỉ đầy đủ của người bạn gửi thư. Tránh sử dụng "thân yêu" làm lời chào của bạn và thay vào đó hãy nhập tên đầy đủ của cộng sự. Đối với phần thân của bức thư, ba đoạn riêng biệt cung cấp khả năng đọc tốt nhất. Kết thúc bức thư bằng một kết thúc chuyên nghiệp, chẳng hạn như "chân thành" hoặc "cảm ơn", theo sau là tên đầy đủ của bạn.
Colloquialism và tiếng lóng
Tránh các từ thông tục và tiếng lóng trong thư của bạn. Mặc dù ai đó trong khu vực của bạn có thể hiểu các lựa chọn từ và cụm từ của bạn, nhưng đó không phải là trường hợp đối với người nhận thư kinh doanh quốc tế. Ngay cả khi bạn đang gửi thư đến một quốc gia nói tiếng Anh, người nhận có thể không biết các cụm từ như "giống như doanh nghiệp của ai" hoặc "lông chó". Để đảm bảo rằng người nhận hiểu thư của bạn và không vô tình bị xúc phạm, hãy đọc qua và xóa bất kỳ thuật ngữ tiếng lóng nào.
Lựa chọn ngôn ngữ
Có một cơ hội mà bạn có thể phải viết thư của bạn bằng ngôn ngữ khác. Nếu bạn không thông thạo ngôn ngữ của người nhận, hãy tranh thủ sự giúp đỡ của một người nào đó. Để cô ấy đọc qua thư của bạn và sửa bất kỳ lỗi nào. Bạn không chỉ muốn âm thanh chuyên nghiệp trong thư của bạn, bạn cũng muốn tránh xúc phạm người nhận bằng cách vô tình sử dụng một từ gây khó chịu.
Giữ nó chuyên nghiệp
Mặc dù có thể chấp nhận dành một dòng trong đoạn thân bài đầu tiên của bạn cho những điều dễ chịu, chẳng hạn như hỏi về gia đình của người nhận, tốt nhất là giữ phần còn lại của bức thư chuyên nghiệp. Nhận đúng điểm của bức thư và tránh để quá cá nhân.
Kinh doanh quốc tế Lingo
Sử dụng biệt ngữ kinh doanh quốc tế khi viết thư của bạn để đảm bảo rằng người nhận hiểu mọi thứ bạn đề xuất. Những từ như "xuất khẩu", "trợ cấp", "nhân viên đa trung tâm" và "tiếp xúc dịch thuật" đều được hiểu theo nghĩa quốc tế. Tham khảo một thuật ngữ kinh doanh quốc tế, chẳng hạn như Thuật ngữ toàn cầu về các điều khoản kinh doanh quốc tế hoặc Thuật ngữ của tạp chí Phố Wall trong kinh doanh quốc tế (xem Tài nguyên).
