Chuyển đổi từ kế toán thủ công sang kế toán trên máy vi tính là một quá trình từng bước có thể được thực hiện dễ dàng và hiệu quả. Nếu kết thúc năm tài chính, bạn có thể bắt đầu với đầu năm tài chính mới. Không cần nhập dữ liệu từ các giai đoạn trước, ngoại trừ báo cáo tài chính cuối năm. Nếu không phải là cuối năm, bạn cần quyết định xem bạn muốn đợi đến cuối năm hay nhập vào hệ thống tất cả các dữ liệu chi tiết cho đến thời điểm đó trong năm.
Nghiên cứu và quyết định các thiết bị máy tính mà bạn sẽ cần cho hệ thống kế toán trên máy vi tính của bạn. Hầu hết các PC ngày nay có khả năng cho một gói kế toán ngoài luồng cho một doanh nghiệp nhỏ. Đảm bảo rằng máy tính của bạn có ổ cứng với dung lượng lưu trữ lớn. Khi thời gian trôi qua, hồ sơ máy tính của bạn sẽ phát triển và bạn muốn máy tính tồn tại vài năm. Bạn cũng sẽ muốn xử lý văn bản và các chương trình bảng tính, cũng như khả năng Internet và email.
Thiết lập thiết bị máy tính của bạn và thiết lập kết nối Internet của bạn. Bước này rất quan trọng vì tất cả các gói phần mềm kế toán sẽ có sẵn trợ giúp trực tuyến nếu bạn gặp phải sự cố. Cũng như một phần của thiết lập máy tính của bạn thiết lập một phương tiện sao lưu các tệp của bạn. Bạn nên sao lưu dữ liệu của mình mỗi ngày hoặc thậm chí thường xuyên hơn khi bạn làm việc gì đó quan trọng. Tập tin có thể dễ dàng sao lưu trên ổ đĩa di động. Điều quan trọng là phải nhận ra rằng một hệ thống kế toán là một cơ sở dữ liệu mà từ đó thông tin được lấy ra khi cần thiết.
Nghiên cứu và quyết định gói phần mềm kế toán nào là tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn. Hầu hết các công ty nhỏ đều làm tốt với gói phần mềm vượt trội, chẳng hạn như QuickBooks hoặc Peachtree.
Thiết lập gói phần mềm bằng cách làm theo các menu tích hợp. Thiết lập một biểu đồ các tài khoản cho sổ cái chung của bạn. Thiết lập tài khoản ngân hàng của bạn và thêm bất kỳ thông tin cần thiết nào về nhà cung cấp và khách hàng của bạn.
Nhập dữ liệu giao dịch chi tiết cần thiết để cập nhật sổ sách vi tính. Bạn sẽ cần phải nhập báo cáo tài chính cuối năm từ năm trước vì số dư đầu năm của bạn cho năm hiện tại. Sau đó, nhập dữ liệu giao dịch chi tiết cho từng tháng của năm hiện tại cho đến khi bạn được cập nhật. Nếu là cuối năm, chỉ cần thiết lập số dư đầu năm cho năm mới và tiến về phía trước, nhập dữ liệu kế toán khi các giao dịch và sự kiện xảy ra. Bây giờ bạn đang hoạt động trên một hệ thống kế toán trên máy vi tính.
Quyết định nếu bạn muốn báo cáo tài chính năm trước được nhập vào hệ thống. Để cung cấp lịch sử trong hồ sơ điện toán, bạn có thể thêm báo cáo tài chính từ các năm trước. Bạn có thể làm điều này hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm trong vài năm trở lại đây. Không cần thêm dữ liệu giao dịch chi tiết vào lịch sử nhưng cần có một dấu vết quay lại hồ sơ thủ công.
