Một mô hình dịch vụ khách hàng tốt tập trung vào việc tăng sự hài lòng trong khi giảm hoặc giảm thiểu xung đột khách hàng. Thực hiện một mô hình kinh doanh tập trung vào bầu không khí phục vụ là điều cần thiết đối với phần lớn các doanh nghiệp trên toàn thế giới. Các mô hình dịch vụ khách hàng nên bao gồm các chiến lược để nhận phản hồi của khách hàng, giữ chân khách hàng tức giận hoặc không hài lòng và liên tục cập nhật các chính sách và dịch vụ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Xác định những gì bạn và / hoặc công ty của bạn có nghĩa là "dịch vụ khách hàng." Viết ra tất cả các khía cạnh của trải nghiệm khách hàng mà bạn cảm thấy là quan trọng để làm việc và phát triển. Xem xét các mục tiêu và nhiệm vụ của công ty bạn để xác định xem có bất kỳ mô hình dịch vụ khách hàng nào đã được viết trong chính sách của bạn không. Bao gồm tất cả mọi thứ từ việc chào đón khách hàng và hỗ trợ anh ấy với các sản phẩm / dịch vụ cho đến khi cung cấp dịch vụ giải quyết khiếu nại khi có vấn đề phát sinh.
Phát triển một chiến lược để chào đón khách hàng đến với doanh nghiệp của bạn. Điều này có nghĩa là có một bầu không khí thân thiện và nhẹ nhàng nếu bạn có một cửa hàng gạch truyền thống; một ví dụ là chuỗi cửa hàng bách hóa như WalMart sử dụng lời chào. Đón tiếp khách hàng cũng có nghĩa là đặt sản phẩm / dịch vụ ở những vị trí dễ tìm.
Viện chương trình đào tạo nhân viên tập trung vào việc cải thiện và tạo ra một bầu không khí dịch vụ khách hàng. Mỗi nhân viên nên có một vai trò riêng biệt, nhưng dịch vụ khách hàng nên là một phần của tất cả các vị trí. Nhân viên nên được đào tạo để chào đón khách hàng, hỗ trợ và trò chuyện với khách hàng khi cần thiết. Danh tiếng và hình ảnh thương hiệu của một công ty phụ thuộc một phần vào trọng tâm dịch vụ khách hàng, đó là lý do tại sao nên sử dụng các chương trình đào tạo nhân viên.
Tạo kế hoạch bao gồm dịch vụ khách hàng sau khi mua hàng đã được thực hiện. Dịch vụ lắp đặt chi phí thấp hoặc miễn phí nên được xem xét nếu bạn bán các mặt hàng giá cao như thiết bị hoặc đồ điện tử. Các dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật và bảo hành dịch vụ cũng là những khả năng giúp nâng cao hình ảnh dịch vụ khách hàng của công ty.
Làm cho nhân viên quản lý công ty có sẵn cho bất kỳ vấn đề hoặc mối quan tâm của khách hàng cần được chăm sóc ngay lập tức. Tên và số điện thoại của quản lý công ty nên dễ dàng truy cập đối với nhân viên cấp thấp nếu không có quản lý.
Cân nhắc sử dụng nhiều kênh để liên lạc với khách hàng của bạn. Cung cấp số điện thoại miễn phí hoặc số điện thoại địa phương để khách hàng có thể gọi và liên lạc với đại diện dịch vụ khách hàng để nói về các vấn đề và khiếu nại. Bao gồm các kênh truyền thông khác như hỗ trợ trang web trực tiếp và phương thức truyền thông xã hội như Twitter và Facebook. Khi khách hàng cần liên lạc với đại diện của công ty, việc này khá dễ dàng để làm điều đó.
Phát triển một phương pháp rõ ràng để giải quyết khiếu nại của khách hàng. Quyết định làm thế nào và với ai khiếu nại sẽ được xử lý và giải quyết. Cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) như phần mềm do Oracle cung cấp để trợ giúp. Các chính sách giải quyết khiếu nại của Viện như cung cấp tín dụng tài khoản, phiếu giảm giá và sản phẩm miễn phí hoặc hoàn tiền. Một mô hình dịch vụ khách hàng tốt nên linh hoạt và giải quyết từng khiếu nại trong từng trường hợp cụ thể.
