Thông tin bí mật là bất kỳ mẩu dữ liệu nào bạn muốn giữ kín hoàn toàn, cho dù vì lý do kinh doanh hay cá nhân. Nếu bạn gửi thông tin bí mật cho một bên khác, đó là một hành động rủi ro. Bạn nên bảo mật tin nhắn bí mật giống như bạn sẽ bảo vệ bất cứ thứ gì bạn tin rằng có giá trị cao.
Kịch bản thường gặp
Các doanh nghiệp thường gửi thông tin bí mật cho các đối tác kinh doanh hoặc đồng nghiệp khác về các dự án tuyệt mật. Một ví dụ là nếu một công ty đang xem xét sáp nhập với công ty khác, cần truyền đạt kế hoạch được đề xuất và không muốn các đối thủ cạnh tranh biết. Một kịch bản phổ biến khác mà một bên phải truyền thông tin bí mật là nếu một nhà biên kịch phim muốn gửi một kịch bản chưa được phát hành cho một đạo diễn. Người sử dụng lao động có thể gửi một đề nghị việc làm bí mật cho một ứng cử viên, hoặc ứng viên có thể yêu cầu giữ kín ứng dụng của mình. Trong cả ba trường hợp, thật khôn ngoan khi soạn một lá thư bảo mật như một lời mở đầu cho thông tin kèm theo.
Tại sao một Thư xin việc?
Khi bạn gửi thông tin bí mật, cho dù qua email hoặc thư, bạn có nguy cơ bị chặn bởi các bên thứ ba trái phép. Nhưng ngay cả khi thông tin đến được người nhận một cách an toàn, bạn vẫn có nguy cơ bất cẩn về phía người nhận dự định khi nói đến việc quản lý thông tin và giữ kín thông tin. Bạn có thể giảm thiểu rủi ro bằng cách soạn thư xin việc củng cố mong muốn bảo mật hoàn toàn của bạn.
Bao gồm những gì
Một trong những mục đầu tiên được đưa vào thư xin việc là nhãn hiệu Bí mật Bí mật hoặc Bí mật cá nhân và Bí mật, được in bằng chữ in đậm, viết hoa trên đầu hoặc ngay trên thân thư. Nhắc nhở người nhận một cách chung chung những gì liên quan đến thông tin liên quan đến, ví dụ như cuộc thảo luận mà chúng tôi đã có gần đây về Dự án X.iết Express rõ ràng rằng tất cả nội dung của những gì người nhận sắp đọc sẽ được bảo mật hoàn toàn - không có bên nào nên xem nó ngoại trừ người nhận được đặt tên rõ ràng.
Những ý kiến khác
Trước khi bạn gửi một tài liệu bí mật cho một bên khác trong một số trường hợp nhất định, nên thông báo cho người đó xem xét và ký thỏa thuận không tiết lộ thông tin (NDA) - đặc biệt nếu đó là dữ liệu cực kỳ bí mật. NDA xác định những gì được bao gồm khi bạn đề cập đến thông tin bí mật, nghĩa vụ của người nhận và bất kỳ mốc thời gian cụ thể nào để giữ thông tin riêng tư. Xác nhận lại các điều khoản chính của thỏa thuận không tiết lộ trong thư xin việc của bạn. Bạn cũng nên bao gồm một bản sao của NDA đã ký ngay sau thư xin việc.
