Mục đích của một tài liệu hội nghị là để thu hút các đại biểu tham dự một sự kiện và cho họ biết lịch trình hội nghị. Do đó, tài liệu nên chứa thông tin về địa điểm, diễn giả, sắp xếp chuyến đi và các sự kiện quan trọng khác. Các bản sao phải rõ ràng, nhiều thông tin và có sức thuyết phục, khuyến khích người đọc bảo lưu điểm của họ để họ có thể có lợi cho cá nhân hoặc chuyên nghiệp. Giới thiệu từ một diễn giả nổi tiếng hoặc giám đốc điều hành cấp cao cung cấp một cái nhìn tổng quan hữu ích về sự kiện này, cũng như chào mừng các đại biểu tiềm năng.
Khán giả mục tiêu
Các nhà tổ chức hội nghị nhắm đến các sự kiện của họ tại các nhóm cụ thể, vì vậy hãy tìm hiểu thêm về đối tượng mục tiêu để đảm bảo tài liệu cung cấp các lợi ích có liên quan. Khán giả có thể đa dạng như giáo viên, giám đốc điều hành cấp cao của ngành công nghiệp ô tô hoặc các thành viên của công chúng quan tâm đến âm nhạc quốc gia. Để tìm thông tin về khán giả, hãy hỏi ban tổ chức về hồ sơ khán giả của các sự kiện trước đó. Các nhà tổ chức khảo sát đối tượng của họ, yêu cầu thông tin nhân khẩu học hoặc kinh doanh và xuất bản hồ sơ để chứng minh chất lượng của các sự kiện của họ cho các đại biểu, người thuyết trình và nhà tài trợ.
Lợi ích cho các đại biểu
Các tài liệu phải cung cấp cho các đại biểu những lợi ích mạnh mẽ để tham dự. Các đại biểu kinh doanh phải có khả năng biện minh cho thời gian nghỉ việc, và những người tham dự tư nhân muốn biết họ sẽ nhận được giá trị cho việc chi tiêu tiền của chính họ. Xác định các lợi ích cho đối tượng mục tiêu. Hội nghị có thể cung cấp một cơ hội duy nhất để nghe các diễn giả nổi tiếng thế giới, xem trình diễn các sản phẩm mới nhất hoặc cải thiện kỹ năng bằng cách tham dự các buổi đào tạo chất lượng cao. Những lợi ích có thể ít hữu hình hơn, chẳng hạn như cơ hội kết nối với những người khác trong một ngành công nghiệp có lẽ để mắt đến một công việc hoặc bán hàng.
Thông tin hậu cần
Thông tin toàn diện về hậu cần hội nghị là cần thiết. Theo Viện Hội nghị Hoa Kỳ, các câu hỏi thường gặp của các đại biểu hội nghị bao gồm các chủ đề như đăng ký và thanh toán, sắp xếp du lịch và ăn uống, chỗ ở và hủy bỏ. Để giúp độc giả dễ dàng đăng ký sự kiện, bao gồm chi tiết đăng ký đầy đủ. Đặt ra các chi phí tham dự, bao gồm bất kỳ giảm giá cho đăng ký sớm. Cung cấp chi tiết liên lạc cho những độc giả có thể cần thêm thông tin và cho đại biểu biết khi nào họ sẽ nhận được gói chào mừng.
Chương trình hội nghị
Đặt ra chương trình hội nghị với thời gian biểu và chi tiết của từng phiên để giúp các đại biểu lên kế hoạch cho thời gian của họ tại hội nghị. Cho các đại biểu biết thêm về định dạng của hội nghị, có thể bao gồm các bài thuyết trình, bàn tròn, hội thảo và triển lãm. Tiểu sử của những người thuyết trình giúp các đại biểu chọn các phiên họ muốn tham dự và cho biết tình trạng hoặc chất lượng của sự kiện.
Duy trì liên lạc
Tài liệu hội nghị chỉ là một yếu tố của chương trình tiếp thị trước hội nghị. Theo Inc., đăng thông tin và tin tức sự kiện trên phương tiện truyền thông xã hội giúp duy trì sự quan tâm khi sự kiện đang đến gần. Thông báo về các diễn giả phụ hoặc các sự kiện đặc biệt, ví dụ, có thể tạo ra tiếng vang xung quanh sự kiện và giảm nguy cơ đại biểu bỏ học.
