Kiểm toán tài chính hàng năm là cần thiết cho tất cả các công ty được tổ chức công khai. Nhiều công ty tư nhân, đặc biệt là những công ty nhận được tài trợ từ các nhà đầu tư, cũng phải trải qua một cuộc kiểm toán hàng năm. Tùy thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của một công ty, kiểm toán tài chính có thể diễn ra trong vài tháng và tiêu tốn một khoản tiền đáng kể. Một quy trình đấu thầu kiểm toán bắt đầu với một chào mời thầu. Các công ty kiểm toán cung cấp đề nghị đấu thầu kiểm toán, nộp theo hướng dẫn chi tiết trong thư mời thầu hoặc yêu cầu dịch vụ kiểm toán.
Tài liệu đấu thầu
Công ty chào mời gửi thư mời thầu dịch vụ kiểm toán đến các công ty yêu cầu chào giá. Các điều kiện được quy định trong tài liệu bao gồm giới hạn chỉ có một hồ sơ dự thầu cho mỗi bên mời thầu, thời gian xem xét và phê duyệt quy trình, đủ điều kiện và tiêu chí lựa chọn. Bức thư cũng thảo luận về các chuyến thăm trang web và chi phí đấu thầu liên quan.
Chuẩn bị đấu thầu
Một công ty kiểm toán chuẩn bị một tài liệu đấu thầu, phải tuân thủ một số điều kiện nhất định và có chứa các thành phần nhất định theo yêu cầu của công ty tuyển dụng tiềm năng. Mỗi quy trình có thể có những yêu cầu riêng, nhưng nhìn chung, các nhà thầu nên bao gồm một hợp đồng dự thảo. Hợp đồng này nên bao gồm các điều kiện chung và giải quyết bất kỳ điều kiện đặc biệt. Nó sẽ cung cấp một lời giải thích về các điều khoản được đề xuất và bao gồm một mô hình của giá thầu tài chính cho công việc dự án kiểm toán.
Trình độ chuyên môn
Đấu thầu của công ty kiểm toán nên bao gồm các điều kiện tuyển dụng, kinh nghiệm của các thành viên trong nhóm và mô tả về nhân sự chủ chốt - thường là các chuyên gia sẽ là thành viên của nhóm kiểm toán. Công ty kiểm toán sẽ cần cung cấp một mô tả phương pháp tổ chức và kiểm toán. Điều này bao gồm lý do, chiến lược, thời gian biểu kiểm toán và bằng chứng về kinh nghiệm có liên quan. Công ty chào mời có thể yêu cầu một số lượng tối thiểu các cuộc kiểm toán đã hoàn thành trước đó tương tự về phạm vi hoặc bản chất với nhu cầu của chính họ.
Đệ trình
Các công ty kiểm toán phải tuân thủ một quy trình nộp thầu chính thức. Đấu thầu phải được niêm phong và giao theo quy định của khách hàng tiềm năng. Thời gian nộp và ngày sẽ được xác định trong thư mời. Đấu thầu có thể gửi các biến thể của đề xuất của họ, nhưng họ phải đóng gói và niêm phong chúng một cách riêng biệt, đánh dấu chúng rõ ràng là các biến thể. Đấu thầu nhận được sau thời hạn đã nêu thường không được xem xét. Nếu một bên mời thầu muốn thay đổi hoặc rút lại hồ sơ dự thầu, họ phải cung cấp một lời giải thích bằng văn bản, được gửi giống như cách đấu thầu ban đầu.
Đánh giá ưu đãi
Khi công ty mời thầu nhận được hồ sơ dự thầu, quy trình đánh giá thường được giữ bí mật cho đến khi công việc kiểm toán được trao. Nếu công ty chào mời là một thực thể công cộng, các đề nghị đấu thầu có thể được mở trong một cuộc họp công khai, dẫn đến một bản tóm tắt được đăng về các chi tiết đấu thầu. Điều này có thể bao gồm tên của nhà thầu, giá cả, các biến thể đề xuất và bất kỳ thông tin nào khác được coi là có liên quan. Trong khi công ty chào mời đánh giá các đề nghị, nó có thể yêu cầu các nhà thầu cung cấp làm rõ về một số điểm hoặc vấn đề nhất định. Các hồ sơ dự thầu sẽ được xem xét dựa trên các tiêu chí như tuân thủ các yêu cầu hành chính, đủ điều kiện và kỹ thuật. Đấu thầu đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật có thể được yêu cầu gửi thêm tài liệu kỹ thuật hoặc mẫu. Cuối cùng, đấu thầu sẽ trải qua một đánh giá tài chính trong đó công ty chào mời đánh giá đề nghị tài chính tốt nhất.
Trao hợp đồng
Sau khi lựa chọn đấu thầu đủ điều kiện, giải thưởng sẽ được ghi rõ bằng văn bản và giao cho công ty chiến thắng. Các công ty đấu thầu không thành công cũng được thông báo, thường có thông tin chi tiết về nhà thầu trúng thầu, chẳng hạn như giá đề xuất và tên của công ty. Thông báo cũng sẽ nêu rõ lý do tại sao nhà thầu không thành công bị từ chối và lưu ý thời hạn nộp đơn kháng cáo.
