Sổ cái và sổ sách kế toán là phương tiện chính để lập bảng tài chính cho cả doanh nghiệp và hộ gia đình trước khi sử dụng máy tính và ngày nay chúng vẫn được sử dụng bởi các doanh nghiệp nhỏ và các chuyên gia ngân sách gia đình. Một sổ cái là một cuốn sách với các trang được xếp theo chiều dọc và chiều ngang. Các dòng tạo các ô để nhập dữ liệu dễ dàng liên quan đến thu nhập và chi tiêu kinh doanh. Vào cuối giai đoạn hàng tuần, hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm, các mục trong mỗi cột và hàng được căn chỉnh rõ ràng và dễ dàng lập bảng để chuẩn bị báo cáo hoặc đánh giá ngân sách.
Dán nhãn một trang hoặc phần của sổ cái hoặc sổ tài khoản của bạn để xác định mục đích của nó. Ví dụ: nếu bạn đang theo dõi chi phí gia đình, một nhãn phù hợp sẽ là "Hộ gia đình".
Xác định xem có cần nhiều trang sổ cái của bạn để theo dõi chi phí và thu nhập của bạn không. Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ, nhiều trang có thể sẽ cần thiết. Các tiêu đề trang tiềm năng sẽ bao gồm chi phí xe cộ, chi phí tiện ích, chi phí lưu kho và thu nhập từ bán hàng hoặc dịch vụ được cung cấp.
Dán nhãn tiêu đề cột và hàng trên các trang của sổ cái của bạn. Điều quan trọng là phải làm điều này trước khi các mục được thực hiện trong các cột để đảm bảo nhập dữ liệu chính xác. Các tiêu đề cột thường là sự phân chia các chi phí khác nhau, chẳng hạn như chi tiêu giải trí, mua nhiên liệu và thanh toán thẻ tín dụng, trong khi các tiêu đề hàng có thể được dành riêng cho các khoảng thời gian, chẳng hạn như tuần hoặc tháng trong năm.
Sắp xếp các tổng số cho dữ liệu được nhập vào các ô của sổ cái của bạn vào cuối kỳ kế toán. Thêm các số được nhập trên một hàng và xuống một cột của sổ cái. Nếu toán học của bạn được thực hiện chính xác, thì tổng của tất cả các hàng trong một phần của sổ cái sẽ bằng tổng số cột của bạn.
