Khi tổ chức một cuộc họp hoạch định chiến lược hàng năm, việc chuẩn bị thường làm lu mờ mục đích thực sự của cuộc họp. Một phần của việc chuẩn bị bao gồm tạo chương trình nghị sự, mời người tham dự, gửi chương trình nghị sự ra ngoài và chuẩn bị địa điểm. Tuy nhiên, nếu cuộc họp tự nó không phù hợp với việc động não, ra quyết định và lập kế hoạch, nó có thể không tạo ra sự đổi mới và xuất sắc chiến lược mà bạn muốn. Mặc dù địa điểm và tổ chức là quan trọng, nhưng chất lượng của giao tiếp mặt đối mặt tạo ra kết quả.
Xác định mục tiêu cuộc họp
Các chiến lược thường bao gồm mở rộng công ty, tiếp thị, dòng sản phẩm, cạnh tranh và cam kết tài chính. Các cuộc họp lập kế hoạch chiến lược chỉ đơn giản là thực hiện lại kế hoạch chiến lược cũ với nhóm quản lý của bạn, không xem xét kỹ kế hoạch để cải thiện có thể. Nếu mục tiêu của bạn là hoàn thiện chiến lược cho năm tới, hãy bắt đầu cuộc họp với phân tích SWOT về chiến lược hiện tại. Nếu bạn đang dẫn dắt cuộc họp, hãy chuẩn bị một danh sách các vấn đề và câu hỏi được thiết kế để khuyến khích thảo luận. Mang bài viết, sách trắng và video thuyết trình để khơi dậy suy nghĩ sáng tạo. Thách thức những người tham gia nêu ra những chủ đề không thoải mái. Các nhà quản lý thường không muốn trở thành người đứng lên vì sợ bị đập xuống.
Tạo danh sách các vấn đề của bạn để thảo luận thêm
Một phân tích SWOT đầy rẫy về kế hoạch chiến lược của năm trước và những gì nó tạo ra sẽ dẫn đến nhiều điểm hơn cho thảo luận và giải quyết. Sử dụng bảng trắng để liệt kê các câu hỏi hoặc vấn đề khi chúng phát sinh cho phép bạn tiếp tục thảo luận và theo dõi. Là người lãnh đạo, tiếp tục thử thách và đặt câu hỏi. Một cuộc thảo luận có liên quan là chính xác những gì bạn muốn, nhưng hãy kiểm soát cuộc thảo luận và cố gắng đưa nó đến một giải pháp và quyết định. Các phiên đột phá có thể tạo ra các giải pháp sáng tạo, vì vậy hãy phân công người tham dự các phiên đột phá liên quan đến các chủ đề chính riêng lẻ và yêu cầu họ báo cáo kết luận hoặc ý tưởng mới khi cuộc họp tiếp tục.
Xem xét các Quyết định và Xác nhận
Một lý do để tổ chức các cuộc họp hoạch định chiến lược trong hai ngày trở lên là để cho người tham dự có thời gian xử lý các ý tưởng nêu ra. Điều có vẻ như là một ý tưởng tốt có thể được tiết lộ là một sai lầm sau một giấc ngủ đêm. Sau khi bạn đã thảo luận đầy đủ về kế hoạch chiến lược cũ và hình thành ý tưởng mới, hãy xem xét từng điểm hoặc quyết định và bỏ phiếu. Bỏ phiếu cam kết các nhà quản lý tham dự để hỗ trợ các quyết định. Nếu có bất đồng về một điểm, hãy xem xét thảo luận thêm về cách sửa đổi để mọi người có thể đồng ý.
Thực hiện và theo dõi
Tất nhiên, việc thực hiện và theo dõi tạo ra sự khác biệt giữa một cuộc họp thành công và thất bại. Thật dễ dàng cho các nhà quản lý để duy trì hiện trạng khi họ quay trở lại bộ phận của họ, rằng bạn nên tích cực phân công trách nhiệm để thực hiện. Là người lãnh đạo, bạn có trách nhiệm theo dõi để đảm bảo các nhà quản lý thực hiện đầy đủ các chiến lược và thay đổi được phát triển trong cuộc họp hoạch định chiến lược của bạn. Đặt điểm chuẩn và đánh giá tiến độ để đánh giá kế hoạch chiến lược mang lại lợi ích gì cho tổ chức và liệu nó có cần được sửa đổi hay không.
