Có một số trường hợp bạn có thể được yêu cầu viết một lá thư thay cho người khác. Luật sư, ví dụ, làm điều đó thường xuyên. Các tình huống khác bao gồm viết cho những người don lồng có kỹ năng tự làm hoặc người học ngôn ngữ thứ hai và có thể viết bằng tiếng Anh. Sự vắng mặt của sếp bạn khỏi văn phòng có thể là một lý do khác để anh ấy yêu cầu bạn viết thư thay cho anh ấy. Bất kể lý do tại sao bạn viết thư cho một số người khác, định dạng là phù hợp.
Xác định nội dung
Nói chuyện với người mà bạn sẽ viết thư thay mặt. Lập danh sách các điểm cần che, người để giải quyết bức thư và bất kỳ chi tiết nào khác cần được đưa vào. Thảo luận về chủ đề của bức thư cho đến khi bạn cảm thấy rằng bạn có đủ thông tin cơ bản để viết đúng.
Sử dụng định dạng thư tiêu đề và thư doanh nghiệp
Viết trên tiêu đề thư nếu có thể bởi vì nó cho vay sự tin cậy đối với thư của bạn. Nếu bạn không có tiêu đề thư, hãy nhập địa chỉ của người bạn đang viết thư trên đầu trang, để lại một khoảng trắng và nhập ngày. Bắt đầu bằng lời chào, hoàng thân mến, theo sau là người tên, tiêu đề và dấu phẩy. Ví dụ, nếu bạn đang viết thư cho một công ty, họ sẽ đọc cuốn sách Kính gửi bà Briggs, hay hoặc gửi cho Thẩm phán chủ tọa, Hồi nếu đó là trước tòa.
Thông qua định dạng khối cho các chữ cái kinh doanh. Tất cả các câu bắt đầu ở phía bên trái của trang; các đoạn được phân cách bằng một khoảng trắng. Khoảng cách giữa lần đóng của bạn là ba đến bốn dòng để cho phép chữ ký của bạn. Nhập thư kinh doanh thay vì viết tay chúng.
Tuyên bố quyền tác giả
Tuyên bố rằng bạn đang viết thay mặt cho người khác nếu nó phù hợp, chẳng hạn như trong một lá thư gửi tòa án. Nếu đó là một lá thư đi ra dưới tên người khác mà bạn không thể nói rằng cô ấy đã tự viết nó. Trong trường hợp chấn thương cơ thể hoặc các vấn đề về ngôn ngữ cho thấy lý do: Tôi viết thư thay cho Jeremy Smithers khi anh ấy bị gãy cả hai cổ tay khi trượt tuyết.
Sử dụng ngôn ngữ hiệu quả, dễ hiểu
Vào vấn đề. Thư - dù có hay không nhân danh người khác - cần phải ngắn gọn và súc tích. Nêu lý do bạn đang viết và sau đó bắt đầu một đoạn mới cho các ý tưởng hỗ trợ của bạn. Hãy nhớ thay đổi đoạn văn và để lại một khoảng trống khi bạn thay đổi ý tưởng. Viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu. Donith sử dụng một từ lớn khi một từ nhỏ sẽ làm và giữ cho câu của bạn ngắn. Nhằm mục đích rõ ràng hơn là cố gắng gây ấn tượng với người đọc bằng vốn từ vựng phong phú của bạn.
Sử dụng giọng nói chính thức
Giữ giọng điệu kinh doanh. Tránh các cụm từ hoa mỹ và tập trung vào chủ đề bạn đang viết. Donith đưa ra ý kiến của bạn về chủ đề này trừ khi có một lý do rất chính đáng để làm như vậy.
Đóng mạnh
Tóm tắt nội dung của bức thư trong đoạn kết luận. Đồng thời chỉ định hành động mà người bạn đang viết thư muốn thực hiện. Nếu có thể là sự thay thế của một thiết bị bị lỗi hoặc yêu cầu cho một cuộc họp. Sử dụng cách đóng cửa Trân trọng, hay Trân trọng bạn Hãy kiên định với giọng điệu kinh doanh của bức thư. Các cụm từ như là Talk Talk sớm, hay của bạn Bạn không phù hợp. Ký tên và nhập tên của bạn, theo sau là các từ "thay mặt cho tên của người bạn đang viết."
Ôn tập
Để lại thư của bạn trong một ngày hoặc lâu hơn và sau đó chỉnh sửa nó. Cũng như các lỗi ngữ pháp và chính tả, hãy theo dõi các từ thường bị nhầm lẫn như thông qua và các ảnh hưởng và hiệu quả của trò chơi. Hay Kiểm tra nó với danh sách ban đầu của bạn để đảm bảo bạn không quên bất cứ điều gì. Đặt mình vào vị trí của người nhận thư. Đọc to cho chính mình và đánh giá nó cho giai điệu và nội dung. Chỉnh sửa cho phù hợp. Xem lại bức thư với người mà bạn đã viết. Hãy chắc chắn rằng bạn đã không bỏ qua bất cứ điều gì người muốn bao gồm.
