Cách viết một lá thư chuyên nghiệp để thay đổi chính sách

Thư thay đổi chính sách rất khó viết vì thay đổi thường không có lợi cho khách hàng hoặc nhân viên, ngay cả khi cần thiết. Thư thay đổi chính sách, giống như bất kỳ thư nào truyền tải tin tức tiêu cực, đòi hỏi phải chuẩn bị và xem xét cẩn thận. Nếu bạn viết thư cẩn thận, nó có thể giải thích lý do cho sự thay đổi và vẫn giữ được thiện chí của khách hàng hoặc nhân viên.

Sử dụng tiêu đề thư công ty của bạn. Bởi vì bức thư này là một thông báo pháp lý về sự thay đổi chính sách, nên nó sẽ có vẻ chính thức và chính thức.

Nhập ngày đầy đủ. Bỏ qua một không gian dòng.

Nhập tên, tổ chức và địa chỉ của người nhận. Nếu thư này là một thư gửi hàng loạt cho tất cả nhân viên hoặc tất cả khách hàng, bạn có thể bỏ qua tên và địa chỉ hoặc sử dụng tính năng trộn thư trong chương trình xử lý văn bản của bạn để tự động chèn tên và địa chỉ cho mỗi chữ cái. Bỏ qua không gian dòng khác.

Nhập "Kính gửi ông / bà. (Tên)" theo sau là dấu hai chấm. Nếu đây là một lá thư đại chúng, hãy sử dụng một lời chào chung chung như "Kính gửi khách hàng có giá trị" hoặc "Kính gửi nhân viên". Bỏ qua không gian dòng khác.

Bắt đầu thư bằng cách giải thích vấn đề dẫn đến thay đổi chính sách. Sử dụng bất kỳ sự kiện hoặc số liệu thống kê sẽ giúp thuyết phục người nhận. Luôn luôn thảo luận vấn đề trước trong một thông điệp tiêu cực - nếu người nhận hiểu vấn đề, cô ấy sẽ có nhiều khả năng chấp nhận giải pháp của bạn.

Giải thích sự thay đổi chính sách bằng ngôn ngữ cụ thể, rõ ràng. Giải thích khi nào chính sách mới sẽ có hiệu lực, hậu quả của việc không tuân theo chính sách và bất kỳ chi tiết nào mà nhân viên hoặc khách hàng sẽ cần để thực hiện thay đổi.

Cảm ơn khách hàng hoặc nhân viên đã dành thời gian và hợp tác. Cung cấp thông tin liên lạc để cô ấy sử dụng nếu cô ấy có bất kỳ câu hỏi nào về chính sách.

Nhập "Trân trọng" và bỏ qua ba khoảng trắng dòng. Nhập tên đầy đủ và tiêu đề của bạn. Ký tên của bạn trên tên đánh máy của bạn.

Tạo một bản sao của thư cho hồ sơ của bạn và cung cấp một bản sao khác cho bộ phận pháp lý của bạn. Gửi thư gốc. Nếu thay đổi chính sách là quan trọng hoặc kết quả từ thay đổi luật, hãy gửi thư bằng thư xác nhận để bạn sẽ có hồ sơ về thời điểm mỗi người nhận thư của họ.