Khả năng giao tiếp hiệu quả của bạn sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của bạn trong công việc. Điều quan trọng đối với bạn là biết cách viết và gửi thư tương ứng ngắn gọn và dễ hiểu. Bản ghi nhớ kinh doanh là một tài liệu ngắn gọn đề cập đến một nhóm người cụ thể và tập trung vào một mục đích cụ thể. Một bản ghi nhớ được viết tốt sẽ giúp bạn giao tiếp hiệu quả và đạt được kết quả. Ngoài việc viết đúng, điều quan trọng là đảm bảo rằng bản ghi nhớ của bạn được gửi đúng cách, đến những người cần đọc nó nhiều nhất.
Phác thảo bản ghi nhớ của bạn
Hãy suy nghĩ về khán giả của bạn. Trước khi bạn bắt đầu soạn bản ghi nhớ, hãy xem xét trình độ học vấn và kinh nghiệm của những người bạn đang giao tiếp. Cũng ghi nhớ nhu cầu của người nhận của bạn. Một số cá nhân có thể cần hướng dẫn chi tiết hơn và hướng dẫn cụ thể, được thiết lập, trong khi những người khác có thể được cung cấp một chút thông tin rất chung chung và sau đó tự mình chủ động.
Sử dụng định dạng tiêu đề chính xác. Trong dòng "Ngày", sử dụng chữ viết tắt tiêu chuẩn. Đối với "Tới", bạn nên liệt kê từng người sẽ nhận được bản ghi nhớ theo tên. Đừng sử dụng biệt danh. Sử dụng tên và họ, và đặt chúng theo thứ tự bảng chữ cái hoặc theo vị trí trong công ty. Đối với dòng "Từ", hãy sử dụng tên và họ của bạn, cũng như bạn đang ở bộ phận nào, nếu có.
Chọn một dòng chủ đề cụ thể và nhiều thông tin. Thông thường, mọi người gửi bản ghi nhớ với dòng chủ đề mơ hồ và chung chung. Một cái cụ thể và súc tích sẽ cung cấp cho người nhận một ý tưởng tốt hơn nhiều về những gì bản ghi nhớ đang đề cập. Ví dụ: một dòng chủ đề chung sẽ đọc "Cuộc họp", nhưng một dòng chủ đề cụ thể có thể nói, "Trình bày nhóm bán hàng cho cuộc họp vào thứ Sáu."
Mở với các chi tiết cụ thể. Đừng lãng phí thời gian với chit-chat hoặc nền. Phần đầu tiên của bản ghi nhớ của bạn sẽ nói chính xác những gì bạn cần. Sử dụng ví dụ trên, về phần trình bày của nhóm bán hàng, bạn có thể mở ra, "Tại cuộc họp vào thứ Sáu, nhóm bán hàng sẽ trình bày một slide trình chiếu với thu nhập và các số liệu phải trả cho quý đầu tiên."
Viết ghi nhớ của bạn, tránh giọng nói thụ động. Một bản ghi nhớ được thiết kế để chia sẻ thông tin và yêu cầu hỗ trợ, vì vậy bạn cần sử dụng giọng nói tích cực. Trong ngữ pháp và văn bản, giọng nói chủ động có nghĩa là chủ đề của câu đang hoạt động - làm hoặc là một cái gì đó - thay vì có những điều khác xảy ra với chúng. Giọng nói tích cực sẽ đọc là "Đội ngũ bán hàng sẽ trình chiếu một slide." Một cách tiếp cận thụ động sẽ được đặt ra là "Chúng tôi muốn đội ngũ bán hàng xem xét một bài thuyết trình trình chiếu."
Viết một kết luận. Kết luận của bạn không phải là phức tạp, nhưng nó nên tóm tắt những điểm chính được tham chiếu trong chính bản ghi nhớ.
Chỉnh sửa công việc của bạn. Vài điều đáng xấu hổ như gửi một bản ghi nhớ kinh doanh và nhận ra sau đó bạn đã để lại một lỗi chính tả khổng lồ ngay giữa nó. Đọc lại bản ghi nhớ của bạn trước khi gửi nó, và ngoài việc sửa chữa, loại bỏ những từ không cần thiết. Giữ bản ghi nhớ của bạn súc tích.
Gửi bản ghi nhớ của bạn
Gửi bản ghi nhớ của bạn. Nếu bạn đang gửi nó qua thư liên văn phòng, hãy đảm bảo rằng mỗi người được ghi trong bản ghi nhớ đều nhận được bản sao của chính mình. Không ai cần phải chia sẻ một bản ghi nhớ với anh chàng trong tủ tiếp theo.
Sử dụng email nếu đó là một tùy chọn. Một bản ghi nhớ email nên được gửi cho tất cả mọi người cùng một lúc, nhưng bạn có thể muốn sao chép một số người nhận. Nếu bạn đang gửi email cho bản ghi nhớ của mình, hãy đặt chủ đề của bản ghi nhớ vào dòng chủ đề của tiêu đề email. Không sử dụng phông chữ dễ thương hoặc đầy màu sắc, hình ảnh hoặc các tiện ích email khác.
Theo dõi một khi bạn đã gửi bản ghi nhớ của bạn. Nếu có thời hạn được đề cập trong bản ghi nhớ, hãy đảm bảo bạn kiểm tra lại với người nhận sau này.
Lời khuyên
-
Đảm bảo rằng bản ghi nhớ của bạn tuân theo bất kỳ hướng dẫn nào của công ty về điểm đạn, khoảng cách đoạn, v.v.
Cảnh báo
Nếu bạn đang sử dụng email để gửi ghi nhớ, hãy kiểm tra kỹ trước khi nhấn phím "Gửi". Bạn sẽ muốn thận trọng về việc ai sẽ nhận được thông tin độc quyền hoặc bí mật qua email.
