Hệ thống kế toán trên máy vi tính bao gồm việc sử dụng máy tính và một ứng dụng hoặc chương trình phần mềm để hỗ trợ các công ty ghi lại, báo cáo và phân tích thông tin tài chính. Các hệ thống này tuân theo các nguyên tắc cơ bản giống nhau theo đó các hệ thống thủ công hoạt động. Các ứng dụng phần mềm sử dụng sổ cái, tạp chí và các công cụ kế toán khác giống như các hệ thống kế toán thủ công truyền thống. Tuy nhiên, kế toán trên máy vi tính có thể làm tăng hiệu lực và hiệu quả của quy trình kế toán của công ty.
Quy trình làm việc
Hệ thống kế toán trên máy vi tính tăng cường quy trình làm việc của thông tin tài chính của công ty. Thay vì sử dụng nhân viên để nhập các giao dịch tài chính vào sổ cái, các hệ thống kế toán trên máy vi tính có thể nhập thông tin này bằng điện tử. Chủ sở hữu và người quản lý cũng có thể thiết lập các quy trình nội bộ trong một ứng dụng phần mềm kế toán để xử lý thông tin theo các quy tắc và hướng dẫn cụ thể. Điều này cho phép kế toán dành nhiều thời gian hơn để báo cáo và phân tích thông tin thay vì nhập dữ liệu.
Bảo vệ
Chủ doanh nghiệp và người quản lý có thể sử dụng hệ thống kế toán trên máy vi tính để tạo môi trường an toàn hơn cho thông tin tài chính của họ. Hệ thống kế toán trên máy vi tính cho phép chủ sở hữu và người quản lý hạn chế quyền truy cập của nhân viên vào một số thông tin tài chính nhất định. Điều này đảm bảo rằng nhân viên không thể thao túng thông tin hoặc sử dụng nó cho lợi ích cá nhân của họ. Mật khẩu, mã hóa và các tính năng khác giúp người quản lý bảo mật thông tin khỏi việc sử dụng không phù hợp. Các tổ chức lớn hơn cũng có thể sử dụng các hệ thống kế toán trên máy vi tính để cải thiện kiểm soát nội bộ của họ.
Báo cáo
Báo cáo thường dễ dàng hơn nhiều khi sử dụng hệ thống kế toán trên máy vi tính. Các công ty có thể tạo báo cáo chi phí, số dư dùng thử và báo cáo tài chính chỉ với một nút bấm. Làm như vậy cũng giúp chủ sở hữu và người quản lý nhanh chóng xem xét thông tin của họ để đảm bảo rằng nó chính xác, phù hợp và kịp thời. Hệ thống kế toán trên máy vi tính cũng cho phép chủ sở hữu và người quản lý tạo nhiều báo cáo trong suốt kỳ kế toán. Nhiều báo cáo có thể giúp tạo ra một quy trình đánh giá theo thời gian để đảm bảo rằng không có sự bất thường nào tồn tại trong thông tin tài chính hoặc kế toán của công ty.
