Chu kỳ ngân sách là gì? Đó là các giai đoạn khác nhau của việc lập kế hoạch và thực hiện ngân sách qua các giai đoạn lập ngân sách khác nhau. Một ngân sách kinh doanh thường tiến triển theo từng giai đoạn mà tổng cộng tạo ra một vòng đời ngân sách hoàn chỉnh. Bất kể trọng tâm của nó, chu kỳ ngân sách bắt đầu bằng việc lập kế hoạch và kết thúc bằng việc đánh giá kỹ lưỡng. Mặc dù các thuật ngữ được sử dụng để xác định bốn giai đoạn trong chu kỳ có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp, các mục tiêu của giai đoạn chuẩn bị, phê duyệt, thực hiện và kiểm toán phát triển và thực hiện ngân sách nói chung là giống nhau.
Lời khuyên
-
Bốn giai đoạn thường được gọi là giai đoạn chuẩn bị, phê duyệt, thực hiện và kiểm toán ngân sách. Những điều khoản này có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp.
Vai trò của chu kỳ ngân sách trong các lĩnh vực kinh doanh khác nhau
Mỗi công ty có một ngân sách hoạt động. Trong công ty, mỗi bộ phận thường có ngân sách. Trong nhiều trường hợp, ngân sách được chia thành hai hoặc nhiều ngân sách dành riêng cho mục đích, như ngân sách tiếp thị và ngân sách để giải trí cho khách hàng. Các dự án cụ thể cũng có ngân sách riêng và thường, các giai đoạn ngân sách khác nhau để quản lý. Ở mọi cấp độ, doanh nghiệp sử dụng ngân sách để theo dõi chi tiêu của họ và cân bằng chi tiêu của họ với các chi phí khác để chuyển lợi nhuận. Các giai đoạn ngân sách khác nhau có thể gọi cho các ngân sách khác nhau, chẳng hạn như các quý cụ thể.
Kế hoạch chi tiết trong giai đoạn chuẩn bị
Chuẩn bị ngân sách là một quá trình tốn thời gian, thường mất từ ba đến sáu tháng để hoàn thành. Trong giai đoạn này, các nhà quản lý bộ phận - hoặc chủ sở hữu - lập kế hoạch, ưu tiên chi tiêu, số lượng khủng hoảng và phát triển một kế hoạch ngân sách sơ bộ. Bởi vì hầu hết các doanh nghiệp chuẩn bị ngân sách riêng cho từng bộ phận hoặc bộ phận, sau đó kết hợp các ngân sách này sau đó, các bước trong giai đoạn chuẩn bị ngân sách có thể tự lặp lại trước khi tạo ngân sách sơ bộ có thể vượt qua giai đoạn phê duyệt.
Nhận phê duyệt ngân sách
Độ dài của giai đoạn phê duyệt thường phụ thuộc vào quy mô của một doanh nghiệp và cơ cấu tổ chức của nó. Ví dụ: trách nhiệm phê duyệt ngân sách trong một doanh nghiệp nhỏ với cơ cấu tổ chức phẳng thường chỉ liên quan đến chủ sở hữu hoặc chủ sở hữu và một vài người quản lý chính. Ngược lại, các doanh nghiệp vừa và lớn được đặc trưng bởi một cấu trúc tổ chức chính thức, phân cấp thường giao trách nhiệm phê duyệt cho các hội đồng, ủy ban hoặc các nhà quản lý cấp cao được ủy quyền. Phê duyệt ngân sách thường đòi hỏi nhiều thảo luận và bỏ phiếu đồng thuận trước khi giai đoạn phê duyệt hoàn tất.
Thực hiện ngân sách
Giai đoạn thực hiện hoặc thực hiện của vòng đời ngân sách thường diễn ra từ đầu đến cuối năm tài chính hoặc năm dương lịch. Giám sát thường xuyên, nhất quán để đảm bảo các phòng ban tuân theo các ràng buộc ngân sách và để duy trì kiểm soát nội bộ là rất quan trọng trong giai đoạn này. Nếu điều chỉnh trở nên cần thiết trong năm, các bộ phận của ngân sách hàng năm có thể trở lại giai đoạn chuẩn bị và tiếp tục chu kỳ. Nếu việc giám sát phát hiện ra những khác biệt như vượt chi phí đáng kể hoặc chi tiêu không phù hợp với phân bổ ngân sách, thì một cuộc kiểm toán nội bộ có thể diễn ra trước khi kết thúc năm.
Kiểm toán cuối năm
Giai đoạn kiểm toán - bao gồm kiểm toán nội bộ, kiểm toán bên ngoài hoặc cả hai - thường diễn ra sau khi năm tài chính kết thúc. Kiểm tra kỹ các báo cáo và báo cáo tài chính cuối năm cung cấp các cách để đánh giá việc tuân thủ các ràng buộc ngân sách và xác định xem các dự báo được sử dụng trong các giai đoạn ngân sách khác nhau có chính xác hay không. Một báo cáo đánh giá được tạo bởi nhóm kiểm toán, bao gồm các khuyến nghị cho năm tới, hoàn thành cả giai đoạn kiểm toán và chu kỳ ngân sách của năm hiện tại.
