Trong tiếng Latin, mỗi diem có nghĩa là "cho mỗi ngày." Trong thế giới kinh doanh, thuật ngữ này thường đề cập đến khoản trợ cấp hàng ngày mà doanh nghiệp dành cho nhân viên trong thời gian đi lại. Mỗi diem thường trả tiền cho chỗ ở và thức ăn cho chuyến đi. Mặc dù khái niệm này có vẻ đơn giản, nhưng điều quan trọng là tìm hiểu các yêu cầu pháp lý của bạn, các sắc thái của bồi hoàn và tỷ lệ trên mỗi diem.
Lời khuyên
-
Doanh nghiệp phải bồi hoàn cho nhân viên đi du lịch nếu không làm như vậy sẽ khiến nhân viên giảm lương dưới mức lương tối thiểu. Per diems cũng có thể giúp các công ty giữ được tài năng lớn.
Luật pháp Diễm
Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng không quy định rõ ràng rằng các công ty phải bồi hoàn cho tất cả nhân viên đi công tác. Tuy nhiên, từ chối chi trả các chi phí này có thể vi phạm pháp luật trong một số trường hợp.
Đó là bởi vì Bộ Lao động Hoa Kỳ tuyên bố rằng tiền lương phải vượt quá mức tối thiểu của địa phương hoặc liên bang sau khi bạn trừ đi bất kỳ cú đá nào mà nhân viên phải thực hiện để thực hiện công việc của họ. Không hoàn trả cho nhân viên cho việc đi lại và ăn ở của họ cũng có thể vi phạm pháp luật về làm thêm giờ.
Thực hành bất hợp pháp Per Diem
Hãy tưởng tượng bạn gửi một nhân viên trong chuyến đi hai ngày cho công việc. Từ lúc anh ra sân bay đến lúc anh về nhà sẽ là 48 giờ.
Nếu doanh nghiệp của bạn rơi vào mức lương tối thiểu liên bang, đó là 16 giờ ở mức 7,25 đô la mỗi giờ và 32 giờ ở mức 10,88 đô la mỗi giờ. Tổng cộng, anh ta cần kiếm được 464,16 đô la cho chuyến đi. Số tiền này phải đến sau khi khách sạn, thức ăn, đi lại và các chi phí phát sinh trong chuyến đi.
Rõ ràng, một nhân viên kiếm được mức lương tối thiểu sẽ cần được hoàn trả ngay cả khi họ chỉ tiêu một xu. Tuy nhiên, những gì về nhân viên làm cho tối thiểu yêu cầu?
Giả sử một nhân viên kiếm được 15 đô la mỗi giờ và đi cùng một chuyến đi. Bạn sẽ cần phải trả cho cô ấy $ 960 cho tiền lương và tiền làm thêm giờ. Khi bạn bắt đầu thực hiện các khoản khấu trừ, nó có thể đến dưới mức tối thiểu.
Có lẽ cô phải ở tại một khách sạn cụ thể cho hội nghị có giá 200 đô la cho đêm này. May mắn thay, hội nghị đã đủ gần để lái xe thay vì bay, nhưng chiếc xe cho thuê và xăng đã trả lại cho cô 300 đô la. Khi cô đi vắng, cô có sáu bữa ăn với giá trung bình 15 đô la mỗi bữa.
Tại thời điểm này trong chuyến đi, tiền lương của cô trừ đi chi phí khiến cô chỉ còn $ 370. Đây là thấp hơn nhiều so với mức tối thiểu tuyệt đối cho một chuyến đi như vậy. Nếu bạn không hoàn trả cho nhân viên này, bạn có thể gặp rắc rối pháp lý. Điều quan trọng là phải chú ý đến những yêu cầu trên mỗi diem.
Hoàn trả tiền theo Diễm
Mặc dù ý nghĩa chung cho mỗi diem tương tự như hoàn trả, những điều này không nhất thiết giống với bộ phận nhân sự của bạn. Nói chung, hoàn trả yêu cầu nhân viên nộp biên lai và báo cáo chi phí để lấy lại tiền của họ.
Cơ quan Quản lý Dịch vụ Tổng hợp Hoa Kỳ đặt mức giá cho mỗi diem khác nhau trên toàn quốc. Các doanh nghiệp có thể chọn trả số tiền này cho mỗi ngày nhân viên đi công tác thay vì làm cho họ nộp chi phí. Thực tiễn này làm giảm tải cho bộ phận nhân sự và nói chung làm cho mọi thứ dễ dàng hơn.
Những gì mỗi diems bao gồm
Mặc dù các khoản bồi hoàn chi trả cho bất kỳ chi phí nào mà công ty chấp nhận, giá mỗi diem chỉ bao gồm chi phí ăn ở, ăn uống và chi phí phát sinh. Các bữa ăn bao gồm ba mỗi ngày. Phí ngẫu nhiên bao gồm những thứ như giặt khô và lời khuyên cho nhân viên khách sạn. Nhà nghỉ bao phủ đêm tại một khách sạn tầm trung.
Đáng chú ý thiếu từ mỗi diems là chi phí để đi du lịch. Các công ty muốn chỉ dựa vào mỗi diem có thể trả tiền vé máy bay và thuê xe trực tiếp hoặc cho phép nhân viên truy cập vào thẻ công ty. Mặt khác, bạn có thể sử dụng mỗi diem cho mọi thứ trừ đi du lịch và yêu cầu nhân viên gửi báo cáo chi phí cho vé của họ.
Per Diems và Thuế
Mặc dù nhân viên không cần gửi báo cáo chi phí để nhận mỗi diem, nhưng đó vẫn là một thực hành tốt. Không có các báo cáo này, bạn phải báo cáo chúng là thu nhập chịu thuế. Tuy nhiên, các báo cáo cho phép bạn thực hiện miễn thuế cho mỗi diem.
