Công chứng viên xác minh tính chính xác của chữ ký trên các tài liệu quan trọng như di chúc, ủy thác và ghi chú hứa hẹn. Công chứng viên xác nhận rằng các bên ký tài liệu đã chứng minh danh tính của họ, hiểu tài liệu và không bị ép buộc ký. Một khi các yêu cầu này được thỏa mãn, công chứng đóng dấu chính thức vào tài liệu.
Lưu trữ hồ sơ
Công chứng viên phải giữ sổ nhật ký chính thức với hồ sơ của từng chữ ký công chứng. Mỗi hồ sơ phải liệt kê tên của các bên ký văn bản công chứng và ngày và thời gian của chữ ký. Khi công chứng viên đã hoàn thành việc lưu trữ hồ sơ của mình, tất cả các bên ký tài liệu cũng phải ký vào sổ nhật ký. Các bên ký văn bản phải xuất trình giấy phép lái xe hoặc hộ chiếu hợp lệ dưới dạng nhận dạng trước khi có bất kỳ chữ ký nào.
Trình độ chuyên môn
Một công chứng viên tương lai phải ít nhất 18 tuổi và vượt qua kỳ thi trắc nghiệm với 70% hoặc cao hơn để đủ điều kiện nhận giấy phép. Nếu anh ta đợi lâu hơn hai năm sau khi vượt qua bài kiểm tra để xin giấy phép công chứng, anh ta phải thi và vượt qua kỳ thi một lần nữa. Người nộp đơn không được có bất kỳ kết án trọng tội trước hoặc hành động kỷ luật liên quan đến gian lận từ một nhiệm kỳ trước với tư cách là một công chứng viên.
Cân nhắc
Công chứng viên không được công chứng bất kỳ tài liệu nào liên quan đến lợi ích tài chính hoặc cá nhân của cô ấy. Công chứng viên bị cấm đưa ra lời khuyên pháp lý hoặc chuẩn bị các tài liệu pháp lý trừ khi họ cũng có giấy phép hợp lệ để hành nghề luật từ hiệp hội luật sư hiện hành trong khu vực của họ.
Trái phiếu bồi thường
Mỗi công chứng viên phải có một trái phiếu bồi thường để bảo vệ khách hàng của mình khỏi bị tổn hại tài chính do một chữ ký chứng kiến không đúng. Các yêu cầu chính xác có thể khác nhau đối với từng tiểu bang, nhưng 10.000 đô la thường là số tiền trái phiếu tối thiểu chấp nhận được.
Khung thời gian
Mỗi cuộc hẹn công chứng có giá trị trong bốn năm. Khi hết hạn một cuộc hẹn, công chứng viên có thể nộp đơn xin gia hạn. Gia hạn thường được cấp trừ khi công chứng viên đã sơ suất hoặc có hành vi gian lận trong khi thực hiện nhiệm vụ của mình.
Con dấu công chứng
Một công chứng viên phải giữ con dấu của mình ở một nơi mà chỉ có anh ta có thể truy cập nó. Con dấu không thể được kiểm soát bởi chủ nhân hoặc khách hàng. Nếu con dấu bị mất, công chứng viên phải thông báo cho cơ quan công chứng hiện hành của mình. Khi một con dấu mới được mua vì đổi mới hoa hồng của công chứng viên hoặc thay đổi tên, con dấu cũ phải bị hủy hoặc không thể sử dụng được. Các thông số kỹ thuật cho con dấu công chứng khác nhau tùy theo tiểu bang, với hầu hết các tiểu bang yêu cầu tên và hoa hồng của công chứng viên được liệt kê.
