Làm một tài liệu chính thức thường yêu cầu một con dấu công chứng. Cho dù ký bất động sản và các tài liệu cho vay hoặc cần phải chứng minh, không nghi ngờ gì, rằng chữ ký là xác thực, thuê một công chứng viên là một cách để làm điều đó. Mỗi tiểu bang có quy tắc riêng cho các tài liệu công chứng. Tại California, bộ trưởng ngoại giao giám sát việc cấp giấy phép công chứng và các yêu cầu cho các tài liệu.
Vai trò của một công chứng viên, thường được gọi là "công chứng viên" là để đảm bảo rằng người ký một tài liệu là người mà anh ta tuyên bố là, trong tâm trí của anh ta, hiểu nội dung của tài liệu và không có áp lực không đáng có để ký nó. Để trở thành một công chứng viên ở California, bạn phải sống ở tiểu bang, ít nhất 18 tuổi, hoàn thành khóa học và kiểm tra bởi bộ trưởng ngoại giao và vượt qua sàng lọc lý lịch.
Niêm phong
Một phần của quy trình chứng nhận của công chứng viên là đóng dấu vào tài liệu đang được công chứng. Các quy tắc của California yêu cầu con dấu này phải được giữ dưới khóa và chìa khóa và công chứng viên phải thực hiện các bước để bảo đảm chống lại hành vi trộm cắp hoặc lạm dụng. Con dấu là một con dấu cao su, mặc dù đôi khi sử dụng một máy dập nổi. Nó phải dễ đọc và tối đủ để hiển thị trong bản sao của tài liệu. Những con tem này được tùy chỉnh để tên và số nhận dạng công chứng của bạn, ngày hết hạn của hoa hồng của bạn và hạt California nơi lời thề của bạn xuất hiện trên đó.
Danh tính
Danh tính của người ký là một trong những mục mà công chứng viên đang xác nhận khi xác nhận một tài liệu. Ở California, những người ký tên phải xuất hiện trực tiếp trước bạn, vì việc công chứng tài liệu trực tuyến là không hợp pháp tại tiểu bang. Xác định đúng phải được trình bày cho bạn trước khi bạn có thể công chứng một tài liệu. Ví dụ về nhận dạng hợp lệ bao gồm bằng lái xe của Bộ xe cơ giới California (hoặc do một tiểu bang khác, Canada hoặc Mexico cấp), hộ chiếu hoặc thẻ ID từ bất kỳ tiểu bang nào. Ở California, các nhân chứng có thể là người thay thế cho ID người ký. Tuy nhiên, họ phải xuất trình giấy tờ tùy thân cho bạn, thay vì người ký. Một số hình thức ID không được chấp nhận để công chứng tài liệu ở California là thẻ An sinh xã hội, giấy khai sinh hoặc thẻ tín dụng.
Tạp chí
Một công chứng viên ở California được yêu cầu giữ một tạp chí của tất cả các tài liệu công chứng theo thứ tự khi chúng được chứng nhận. Cũng giống như các yêu cầu đối với con dấu, tạp chí cần được giữ an toàn mọi lúc. Tạp chí chứa ngày và thời gian, loại tài liệu được công chứng và ID được sử dụng, lệ phí được tính và chữ ký của mỗi người yêu cầu đóng dấu công chứng. Nếu tài liệu được công chứng có liên quan đến giao dịch bất động sản hoặc giấy ủy quyền, thì mỗi người có chữ ký được công chứng phải cung cấp một bản in ngón tay cái bên phải của họ trên tạp chí. Tạp chí là tài sản của bạn và không được chia sẻ với bất kỳ ai, kể cả công chứng viên khác hoặc chủ lao động của bạn, ngay cả khi chấm dứt.
