Trước khi thuê nhân viên đầu tiên, một công ty nên chính thức hóa các chính sách và thủ tục của mình; Điều này đúng với bất kỳ công ty nào. Các chính sách và thủ tục của một công ty tạo thành một cái gì đó của một nền tảng; các chính sách và thủ tục được viết càng tốt và càng bao quát thì doanh nghiệp sẽ hoạt động tốt hơn.
Tính năng chính sách
Các chính sách của một công ty không chỉ bao gồm các chính sách bắt buộc của tiểu bang và liên bang mà pháp luật yêu cầu; các chính sách của một công ty là hiện thân của công ty, đứng trên các vấn đề cụ thể, cả liên quan đến hoạt động bên trong của công ty và các hoạt động bên ngoài khác. Các chính sách sẽ bao gồm lập trường của công ty trên thời gian nghỉ, ngày nghỉ và ngày lễ. Họ cũng sẽ chỉ ra quan điểm của công ty về cách đối xử với khách hàng, thông qua các chính sách và chính sách dịch vụ khách hàng đối với hàng trả lại, hàng hóa bị hư hỏng, v.v. Chính sách của công ty sẽ chỉ ra cách thức bảo vệ thông tin và hành vi hành chính - không phải là thủ tục thực tế, nhưng các hành động chung mà công ty chọn thực hiện và tại sao.
Tính năng thủ tục
Để bổ sung cho các chính sách, đưa ra lý do tại sao một cái gì đó được thực hiện, các quy trình của công ty giải thích cách thực hiện một hành động. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các công ty lớn. Một tiêu chuẩn về hiệu suất và tính phổ biến trong cách hoàn thành các nhiệm vụ góp phần vào sự phát triển của tính nhất quán vừa có lợi nhuận, vì nó làm giảm đường cong học tập và hợp lý hóa các nhiệm vụ, vừa góp phần làm hài lòng nhân viên, trong đó các tiêu chuẩn thực hiện được xác định rõ ràng và nhiệm vụ thủ tục phù hợp.
Lợi ích
Lợi ích chính của việc thiết lập các chính sách và thủ tục là tính nhất quán cao hơn. Loại nhất quán này, được trưng bày trong và ngoài, giúp công ty hoạt động với hiệu quả và tính nhất quán cao hơn. Tính nhất quán đóng góp hơn nữa vào nhận thức của khách hàng về chất lượng và tính toàn vẹn của công ty. Loại nhất quán này rất quan trọng đến nỗi tồn tại các nhiệm vụ pháp lý cho các công ty lớn hơn, như Sarbanes-Oxley, để đảm bảo tính nhất quán cho các bên liên quan. Các doanh nghiệp nhỏ hơn cũng được hưởng lợi từ tính nhất quán được cung cấp bởi các chính sách và thủ tục. Ví dụ, có những cuốn sách nhất quán là điều mà một nhà đầu tư tiềm năng sẽ tìm kiếm. Trên thực tế, không có gì lạ khi một nhà đầu tư tiềm năng, hoặc nhân viên cho vay, yêu cầu một bản sao của các chính sách và thủ tục của công ty, cũng được gọi là sổ tay công ty hoặc sổ tay nhân viên, vì lý do đó.
Cẩm nang
Sổ tay công ty / sổ tay nhân viên là một bộ sưu tập chính thức các chính sách và thủ tục của một công ty. Ngoài thực tế, trong nhiều trường hợp, cuốn sổ tay này là thư tín chính thức đầu tiên mà công ty sẽ có với một nhân viên, và nó có thể được các nhà đầu tư yêu cầu, cuốn cẩm nang cũng chính thức hóa các hoạt động của doanh nghiệp, cung cấp một tài liệu tham khảo rằng một nhân viên mới có thể đi đến khi không chắc chắn về chính sách hoặc thủ tục, cũng như cung cấp cơ sở pháp lý cho các hành động kỷ luật của nhân viên. Nhiều vụ kiện đã bị cản trở vì công ty có một cuốn sổ tay nhân viên, trong đó nêu rõ các chính sách và thủ tục của công ty.
Quan niệm sai lầm
Điều đó nói rằng, sổ tay nhân viên (và do đó các chính sách và thủ tục chính thức) không phải là thứ nên được xem là một công cụ hình sự hoặc nghĩa vụ pháp lý. Mặc dù cẩm nang phục vụ các mục đích này, các công ty có sổ tay nhân viên tốt nhất (đọc: hữu ích nhất) sử dụng sổ tay như một cơ hội để xây dựng một nền tảng giúp đảm bảo rằng mọi người đều ở trên cùng một trang, trong các quy trình thực tế hoặc tại sao những thủ tục được thực hiện theo cách đó.
