Trong những năm 1980 và 1990, chỉ có các công ty vừa và lớn có thể mua được các hệ thống thông tin nhân sự đắt tiền (HRIS). Các chương trình này yêu cầu máy tính lớn và máy tính lập trình có tay nghề cao để vận hành và bảo trì chúng. Ngày nay, hầu hết mọi công ty không chỉ đủ khả năng, mà còn cần một hệ thống thông tin nhân sự. Ngay cả một công ty có ít hơn 10 nhân viên cũng có thể mua một chương trình HRIS cơ bản có thể được cài đặt trên máy tính để bàn để tự động hóa các quy trình nhân sự cơ bản.
HRIS là gì?
Về cơ bản, HRIS là một cơ sở dữ liệu hoặc kết hợp các cơ sở dữ liệu chia sẻ thông tin. Ví dụ, cơ sở dữ liệu tuyển dụng nhân viên nắm bắt tất cả thông tin liên quan đến đơn xin việc. Khi một doanh nghiệp thuê một nhân viên mới, thông tin nhân khẩu học cơ bản của người đó được chia sẻ với các mô-đun HRIS khác để các nhân viên phòng nhân sự không phải nhập lại dữ liệu.
Quá trình tự động hóa và hợp lý hóa
Một HRIS có ba thành phần cơ bản - thông tin nhân viên, bảng lương và lợi ích. Chúng đại diện cho các chức năng kinh doanh cốt lõi của bộ phận nhân sự của một tổ chức. HRIS giúp tự động hóa và hợp lý hóa các quy trình này, giúp giải phóng nhân viên nhân sự để thực hiện công việc dự án và giải quyết các vấn đề. Ví dụ: nhân viên sử dụng số nhận dạng hoặc "quẹt" thẻ nhận dạng nhân viên để kiểm tra mỗi sáng trên đồng hồ thời gian điện tử tự động chuyển dữ liệu sang HRIS. Điều này giúp loại bỏ sự cần thiết của nhân viên biên chế để nhập thủ công giờ làm việc của nhân viên từ thẻ thời gian giấy vào hệ thống bảng lương.
Quy trình xin việc là một ví dụ điển hình khác về cách HRIS có thể giảm chi phí. Ở nhiều công ty, ứng viên nộp đơn xin việc qua Internet. Điều này có nghĩa là nhân viên nhân sự không còn phải xử lý, sắp xếp và chuyển tiếp các ứng dụng đến các bộ phận thích hợp.
Hỗ trợ báo cáo và quyết định
Vì các quy trình nhân sự cơ bản được tự động hóa và tất cả thông tin cần thiết được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu được kết nối, HRIS đơn giản hóa các hoạt động hỗ trợ quyết định báo cáo và quản lý. Hầu hết các hệ thống bao gồm nhiều báo cáo nhân sự tiêu chuẩn có thể được sử dụng để quản lý doanh nghiệp và lập kế hoạch cho tương lai, chẳng hạn như, bồi thường theo thời gian trả lương và cập nhật, đăng ký lợi ích, và thời gian tham dự của nhân viên. Nhiều hệ thống nhân sự sẽ cho phép người dùng phát triển các báo cáo đặc biệt để phân tích các vấn đề cụ thể hoặc xác định xu hướng để giúp quản lý trong hoạch định chiến lược.
Hỗ trợ tuân thủ pháp luật
Các hệ thống này tạo ra các báo cáo và tài liệu theo yêu cầu của các cơ quan tiểu bang và liên bang, chẳng hạn như Báo cáo tiền lương và thuế W-2, Ủy ban cơ hội việc làm bình đẳng EEO-1 Báo cáo tóm tắt và báo cáo thương tật của Bộ Lao động (OSHA 301 Bài báo cáo).
Một HRIS có thể giúp các doanh nghiệp có thỏa thuận lao động được đàm phán bằng cách kết hợp các yêu cầu của thỏa thuận vào hoạt động hàng ngày, như theo dõi thâm niên cho mục đích thăng tiến, sa thải và tăng lương. Công nghệ thông tin cũng giúp Phòng nhân sự giám sát các vấn đề về khiếu nại và hiệu suất của nhân viên.
Liên kết HRIS
Tùy thuộc vào độ tinh vi của hệ thống, chương trình HRIS sẽ cho phép chia sẻ và tích hợp dữ liệu với các hệ thống kinh doanh thiết yếu khác, chẳng hạn như quản lý chuỗi cung ứng và tài chính. Ngoài ra, một số hệ thống có thể cung cấp các liên kết mạng cho các hãng bảo hiểm y tế và quản trị viên quỹ hưu trí của họ. Điều này cho phép người sử dụng lao động và nhà cung cấp bảo hiểm hoặc quản trị viên quỹ chia sẻ thông tin nhân viên một cách nhanh chóng và dễ dàng.
HRIS cũng liên kết một bộ phận nhân sự của công ty với các nhà quản lý và nhân viên của mình. Sử dụng Intranet - mạng máy tính riêng an toàn do công ty sở hữu và vận hành - nhân viên có thể nhập giờ làm việc, đăng ký vào các chương trình lợi ích hoặc các khóa học giáo dục thường xuyên và nhận thông tin liên lạc từ phòng nhân sự.
