Cải thiện thời gian quay vòng (TAT) trong cài đặt phòng thí nghiệm lâm sàng - ví dụ: mất bao lâu để xử lý mẫu hoặc xét nghiệm và trả về kết quả - sử dụng sáu phương pháp sigma. Sáu sigma đo lường các cơ hội và thất bại chất lượng và hoạt động để loại bỏ các khiếm khuyết dựa trên các sáng kiến cải tiến hiệu suất dựa trên dữ liệu. Thuật ngữ "khiếm khuyết trên một triệu cơ hội" hoặc DPMO cung cấp lý tưởng chất lượng 99,9%. Việc sử dụng thành công các quy trình sáu sigma thường đòi hỏi một sự thay đổi lớn trong các hệ thống đo lường và thiết kế quy trình.
Xác định các dịch vụ được cung cấp, chẳng hạn như phân tích nước tiểu hoặc phân tích máu và đo tổng số lần lượt hiện tại. Yêu cầu khách hàng xác định kỳ vọng của cô ấy và phân tích khoảng cách. Sử dụng gia số đo nhỏ nhất có sẵn, chẳng hạn như giây hoặc phút. Ví dụ, khách hàng muốn có thời gian quay vòng là 30 phút để xét nghiệm máu huyết sắc tố, và ngay bây giờ bạn đang đạt được 60 phút. Mục tiêu trong trường hợp này là giảm thời gian quay hiện tại xuống 30 phút.
Loại bỏ biến thể đầu tiên. Xác định từng bước chính của quy trình như lượng khách hàng, cập nhật máy tính, mẫu được rút ra, mẫu được dán nhãn, mẫu được kiểm tra, xác nhận thử nghiệm, kết quả được ghi lại, thông báo của khách hàng và hóa đơn của khách hàng. Trực quan hóa toàn bộ quá trình bằng cách tạo một biểu đồ dòng cấp cao nhất.
Hướng dẫn nhân viên xử lý mọi yêu cầu với quy trình nhập trước xuất trước thống nhất để khi xảy ra sự cố, nó sẽ nhận được tầm nhìn. Tập trung vào dòng chảy và không cho phép nhân viên đặt công việc sang một bên để làm rõ vì những tình huống ngoại lệ này của người Viking đã gây ra 80% sự thay đổi trong kết quả đầu ra.
Tập trung nỗ lực vào việc đảm bảo một quy trình nhất quán ngay cả khi quy trình đó chưa đạt được kết quả mà bạn cần.
Đo từng bước phụ trong quy trình để xem nó mất bao lâu. Trong trường hợp này, chúng tôi thấy chúng tôi có 5 phút cho khách hàng, 20 phút chờ đợi, 7 phút để lấy máu, 1 phút để ghi nhãn, 2 phút để phân tích và 20 phút chờ đợi trước khi nhân viên thông báo kết quả cho khách hàng. Trong trường hợp này, thời gian chờ đợi hoặc xếp hàng là những gì đang ăn hết giờ. Điều chỉnh quá trình để giảm thiểu thời gian chờ đợi.
Để làm điều này, hãy xác định các khu vực thể hiện chất thải, chẳng hạn như sản xuất thừa (làm cho những thứ không cần thiết như bản sao), trì hoãn (chờ đợi), vận chuyển (di chuyển dữ liệu hoặc thiết bị), chuyển động lãng phí (đi bộ, tổ hợp phím không có giá trị gia tăng), kiểm kê (bị quản lý sai, không đủ, quá nhiều) và làm cho các sản phẩm bị lỗi (thêm công việc vào một cái gì đó đã bị lỗi).
Phát triển các cách để hợp lý hóa quy trình và lưu lượng truyền thông bằng cách sắp xếp lại thời gian hoặc di chuyển công việc, củng cố các nhiệm vụ, loại bỏ các hoạt động không có giá trị và thêm máy móc hoặc nhân sự.
Điểm chuẩn các phòng thí nghiệm của đối thủ cạnh tranh để so sánh cách họ xử lý các dịch vụ phòng thí nghiệm lâm sàng. Nghiên cứu các cơ hội để áp dụng phần mềm mới, công nghệ và phương pháp mới để cải thiện độ chính xác và khả năng đáp ứng.
Đảm bảo hệ thống đo lường phù hợp giữa nhà cung cấp và khách hàng. Ví dụ: khách hàng có thể đo lường quy trình cho đến khi họ nhận được kết quả trong khi nhà cung cấp có thể đo lường quy trình cho đến điểm thanh toán. Kiểm tra nhu cầu thực sự của mong muốn giảm thời gian quay đầu và giải quyết các khu vực cụ thể này mỗi lần.
Kiểm soát quá trình bằng cách đo các đầu vào để đảm bảo các bước trong quy trình vẫn nhất quán. Điều tra sự bất thường và tìm hiểu tại sao vấn đề xảy ra. Hãy chủ động chống lại sự thay đổi bằng cách cải thiện phương pháp đào tạo và tuyển dụng. Nếu một kỹ thuật viên mất nhiều thời gian hơn một kỹ thuật viên khác, hãy tìm hiểu lý do tại sao.
Chẳng hạn, trong giai đoạn lấy máu, bệnh nhân được đưa vào phòng, một chiếc áo choàng được quấn quanh cánh tay, kỹ thuật viên lấy kim trong một tay và tăm bông ở một tay khác. Sau khi lau khu vực, kỹ thuật viên thâm nhập vào tĩnh mạch bằng kim, và giải phóng bộ dây đai và sau đó rút máu. Họ lấy nhãn được định dạng sẵn và dán nó vào mẫu máu và đặt nó vào khu vực xét nghiệm. Một kỹ thuật viên khác nói không ngừng, rút máu theo cách tương tự nhưng thay vì dán nhãn và đưa mẫu máu vào khu vực xét nghiệm, họ đưa khách hàng ra khỏi cửa và quên đặt mẫu vào khu vực xét nghiệm cho đến một giờ sau đó. Đây sẽ là biến thể cần được loại bỏ để cải thiện quá trình.
Thay đổi đường cong chuông từ từ và có phương pháp, tăng dần. Nếu mục tiêu là giảm thời gian quay vòng 50 phần trăm hoặc 30 phút tổng thể, thì hãy làm việc để giảm giây khỏi mỗi bước của quy trình. Đặt giới hạn kiểm soát trên và dưới thực tế bằng cách kiểm tra sản lượng hiện tại. Ví dụ: nếu quá trình lấy máu trung bình mất 7 phút, hãy đặt giới hạn dưới thành 60 giây và giới hạn trên thành 420 giây. Bất cứ khi nào rút máu mất nhiều thời gian hơn 420 giây, hãy tìm hiểu tại sao và loại bỏ các vấn đề. Mỗi khi một nhiệm vụ trong quy trình được hoàn thiện để mất ít thời gian hơn, thời gian quay vòng tổng thể sẽ giảm xuống, giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu của mình.
Lời khuyên
-
Mô hình tư duy phê phán DMAIC hoặc Xác định, Đo lường, Phân tích, Cải thiện và Kiểm soát được sử dụng để cải tiến quy trình sáu sigma.
Cảnh báo
Làm việc để cải thiện một khu vực của quy trình có thể tác động tiêu cực đến một khu vực khác vì vậy hãy nhận thức được các thay đổi và tác động của chúng đối với các kết quả đầu ra chung của quy trình. Sẽ không có ý nghĩa để hoàn thiện kết thúc của quá trình nếu phần trước của quá trình là nơi lãng phí thời gian.
