Cách chuẩn bị cho chuyến công tác

Chuyến đi kinh doanh là rất cần thiết để giữ cho một doanh nghiệp phát triển mạnh. Đi du lịch đến các địa điểm khác nhau để tham dự các cuộc họp hội nghị hoặc thậm chí chỉ để gặp gỡ khách hàng cũ và mới chỉ là một số lý do tại sao mọi người bắt tay vào các chuyến đi kinh doanh. Để có một chuyến công tác thành công, điều quan trọng là lập kế hoạch khôn ngoan.

Các mặt hàng bạn sẽ cần

Ngày sách hoặc tạp chí
Danh sách liên lạc hoặc sổ địa chỉ
Máy tính xách tay
PDA
Điện thoại di động
Ổ đĩa flash, đĩa compact hoặc đĩa mềm
Hội nghị và địa điểm họp

Lên kế hoạch trước. Một khi bạn đã xác định ngày của chuyến đi kinh doanh của bạn, cần phải lên kế hoạch trước. Thông thường, một chuyến công tác được thực hiện ở một địa điểm xa hơn so với trung tâm địa phương của bạn. Đặt chỗ ở du lịch của bạn có thể bao gồm du lịch hàng không, khách sạn và cách đặt xe nâng cao. Nếu bạn đang dự định tham dự các hội nghị lớn mà chắc chắn sẽ có rất nhiều người từ các nơi khác nhau trên toàn cầu tham gia, hãy đảm bảo rằng bạn thực hiện trước trong tháng này để bạn vẫn có thể nhận được xác nhận cho các cơ sở lưu trú cũng như hội nghị chinh no.

Đặt mục tiêu trước khi bạn đi cho chuyến công tác của bạn. Bạn muốn đạt được điều gì khi đến đích? Bạn muốn có năng suất cao nhất có thể trong một khoảng thời gian rất ngắn. Quản lý thời gian là chìa khóa để đảm bảo rằng bạn đáp ứng mục tiêu của mình.

Thiết lập các cuộc hẹn. Các chuyến đi kinh doanh chi phí công ty tiền để trả cho chỗ ở du lịch cũng như thực phẩm. Làm cho nó đáng giá bằng cách đánh nhiều hơn một con chim bằng một hòn đá. Cố gắng sắp xếp một số cuộc hẹn để gặp gỡ khách hàng, nhà cung cấp và các liên hệ kinh doanh quan trọng khác. Nếu bạn có nhân viên báo cáo cho bạn ở cùng địa điểm bạn đang tham dự một hội nghị, hãy thử gặp riêng họ.

Thiết lập nhiệm vụ và giao hàng trước khi bạn đi du lịch. Ví dụ: nếu bạn đang tự điều hành một hội nghị, hãy đảm bảo rằng các thiết bị bạn sẽ sử dụng như màn hình chiếu, máy chiếu và micrô đã được đặt trước cùng với phòng họp. Liên hệ với quản trị viên địa phương trong chi nhánh bạn đang truy cập hoặc nhân viên hỗ trợ kỹ thuật để đảm bảo rằng bạn có một vị trí để thực hiện công việc của mình với các kết nối mạng và điện thoại phù hợp. Nếu có một số nhiệm vụ phải hoàn thành trước khi bạn đến tham dự cuộc họp của bạn, hãy thiết lập chúng trong nhiều tuần để cho phép họ có đủ thời gian để chuẩn bị hoặc hoàn thành các nhiệm vụ đó.

Gửi thông tin trước. Nếu bạn có chương trình nghị sự hoặc thuyết trình power-point cho các cuộc họp, hãy gửi chúng qua email trước thời hạn. Chuẩn bị cho người tham dự của bạn về những gì cần thảo luận sẽ cho phép họ có đủ thời gian để xem xét các tài liệu cũng như chuẩn bị các câu hỏi để bạn trả lời. Việc làm này cũng mang lại cho bạn cơ hội để xem lại tài liệu của chính mình và sửa chữa cần thiết trước cuộc họp nếu cần.

Hãy sẵn sàng cho chuyến đi kinh doanh của bạn bằng cách đóng gói hành lý của bạn với các mặt hàng thiết yếu. Đừng quên mang theo đủ trang phục để sử dụng, đặc biệt nếu bạn dự kiến tham dự các bữa tối trang trọng; mang một bộ trang phục phù hợp với dịp này. Mang theo các hiệu ứng cá nhân và đồ dùng vệ sinh mà bạn có thể sử dụng khi đi xa nhà.

Mang theo công cụ: Đừng quên mang theo máy tính xách tay, máy tính xách tay, sổ địa chỉ, tạp chí, điện thoại di động, ổ đĩa flash, đĩa hoặc bất cứ thứ gì bạn dự đoán cần để bạn có thể làm việc. Hãy chuẩn bị bằng cách mang các tệp được lưu trong ổ đĩa flash, đĩa CD hoặc đĩa mềm. Bằng cách này ngay cả khi máy tính xách tay của bạn bị hỏng hoặc mất, bạn vẫn có tài liệu của mình an toàn để sử dụng trên máy tính của người khác.

Cập nhật danh bạ. Chuyến đi kinh doanh cũng là một cơ hội để cập nhật danh sách liên lạc của bạn. Thêm liên hệ mới của những người bạn gặp trong khi đi du lịch và tham dự hội nghị. Người ngồi cạnh bạn trên máy bay có thể có điểm chung với bạn. Xây dựng danh sách mạng của bạn để có thêm cơ hội trong tương lai cho doanh nghiệp của bạn và cho bạn.